Warum manche Praxen mit weniger Mitarbeitern erfolgreicher sind

Wodurch entsteht die Effizienz eines Praxisteams?

Wenn wir die Effizienz eines Teams beurteilen wollen, müssen wir zunächst verstehen, wodurch sie überhaupt entsteht.

Schauen wir uns die erste Kennzahl an.
Sie beantwortet eine verblüffend einfache Frage:
Wie viel Leistung entsteht eigentlich aus den Arbeitsstunden Ihres Teams?

Oder anders formuliert:
Werden aus der eingesetzten Arbeitszeit tatsächlich Patientenversorgung und Umsatz?

Denn eines dürfen wir nicht vergessen: Arbeitszeit allein ist noch keine Leistung.

Wenn acht Mitarbeiter acht Stunden arbeiten, wurden zwar 64 Arbeitsstunden geleistet. Die entscheidende Frage lautet aber:
Was ist in diesen 64 Stunden eigentlich entstanden?

Wie viele Patienten wurden behandelt?
Wie viele Fälle wurden bearbeitet?
Und welcher Umsatz wurde dabei erwirtschaftet?

Kennzahl 1: Fallstunden und Umsatz pro Assistenzstunde

Genau dafür nutzen wir in unserem Kennzahlenmanagement zwei Kennzahlen.
Zum einen die Fallstunden.
Sie zeigen, wie viele Behandlungsfälle pro geleisteter Assistenzstunde bearbeitet werden.

Und zum anderen den Umsatz pro Assistenzstunde.
Diese Kennzahl zeigt, wie viel Umsatz jede geleistete Arbeitsstunde des Praxisteams tatsächlich erwirtschaftet.

Beide Kennzahlen haben einen entscheidenden Vorteil:
Sie machen sichtbar, ob aus Arbeitszeit tatsächlich Produktivität entsteht.

Wir erleben in der Praxisbegleitung immer wieder die Situation, dass Praxen mit nahezu identischer Mitarbeiterzahl, vergleichbarer Patientenstruktur und ähnlichen Öffnungszeiten trotzdem beim Umsatz pro Assistenzstunde deutliche Differenzen aufweisen.

Die spannende Frage lautet natürlich: Woran liegt das?

Warum vergleichbare Arztpraxen unterschiedlich produktiv sind

Arbeiten die Mitarbeiter in der einen Praxis einfach engagierter?
Manchmal ja, denn natürlich gibt es Unterschiede.

Es gibt Teams, die hervorragend zusammenarbeiten.
Und es gibt leider auch Mitarbeiter, die dauerhaft deutlich hinter ihren Möglichkeiten zurückbleiben.

Wer über Jahre hinweg die falschen Mitarbeiter einstellt oder sich von ungeeigneten Mitarbeitern nicht trennt, darf sich über eine geringe Produktivität nicht wundern.

Aber genau hier beginnt die unternehmerische Verantwortung:
Denn weder schlechte Prozesse noch die falsche Personalauswahl entstehen zufällig.
Beides ist letztlich eine Führungsaufgabe.

Nach unserer Erfahrung liegen die Ursachen deshalb fast immer in einem von zwei Bereichen:

Entweder die Praxis ist organisatorisch nicht optimal aufgestellt.

Oder sie ist personell nicht optimal besetzt.

Manchmal trifft sogar beides gleichzeitig zu.

Was der Umsatz pro Assistenzstunde über Ihre Praxis verrät

Deshalb ist der Umsatz pro Assistenzstunde für mich eine so wertvolle Kennzahl.

Sie zeigt Ihnen unmissverständlich, wenn es hier ein Problem gibt.

Und genau dann beginnt die eigentliche Arbeit.

Sie analysieren Ihre Prozesse.
Sie überprüfen die Aufgabenverteilung.
Sie hinterfragen Ihre Terminorganisation.
Und Sie schauen sich auch ganz ehrlich Ihr Team an.

Haben Sie die richtigen Mitarbeiter an den richtigen Positionen?

Gibt es vielleicht jemanden, der dauerhaft nicht die Leistung bringt, die diese Aufgabe erfordert?

Oder haben Sie Mitarbeiter, die deutlich mehr leisten könnten, wenn die Abläufe besser organisiert wären?

Genau diese Fragen beantwortet Ihnen keine Kennzahl.
Aber die Kennzahl zeigt Ihnen, dass Sie sie stellen müssen.

Denn eines dürfen wir niemals vergessen:
Kennzahlen lösen keine Probleme.
Sie machen Probleme sichtbar.
Und genau das ist ihre größte Stärke.

Kennzahl 2: Die Fehlzeitenquote als Frühwarnsystem

Kommen wir zur zweiten Kennzahl.

Und die hat auf den ersten Blick überhaupt nichts mit Produktivität zu tun.

Es geht um die Fehlzeitenquote.

Jetzt könnte man sagen:
„Na ja, wenn jemand krank ist, dann ist er eben krank.“
Und natürlich stimmt das.
Jeder von uns wird einmal krank.

Darum geht es überhaupt nicht.

Entscheidend ist etwas anderes:
Wie hoch ist die Fehlzeitenquote über einen längeren Zeitraum?

Denn genau diese Kennzahl sagt oft sehr viel mehr über eine Praxis aus, als man zunächst vermuten würde.

Wir erleben in der Praxisbegleitung immer wieder, dass zwei Praxen mit vergleichbarer Größe und ähnlicher Mitarbeiterzahl völlig unterschiedliche Fehlzeitenquoten haben.

Die eine Praxis liegt vielleicht bei vier Prozent.
Die andere bei acht oder sogar zehn Prozent.

Da stellt sich zwangsläufig die Frage: Liegt das wirklich nur an Viren?

Nach unserer Erfahrung lautet die Antwort häufig: Nein.

Was hohe Fehlzeiten über die Führung einer Arztpraxis aussagen

Denn Fehlzeiten entstehen nicht ausschließlich durch Krankheit.
Sie werden auch beeinflusst durch die Art, wie eine Praxis geführt wird.

Wie hoch ist die tägliche Belastung?
Wie gut funktionieren die Abläufe?
Wie ist die Stimmung im Team?
Wie werden Konflikte gelöst?
Und wie wertschätzend erleben die Mitarbeiter ihre tägliche Arbeit?

All das hat Einfluss darauf, wie stabil ein Team langfristig arbeitet.

Verstehen Sie mich bitte nicht falsch.
Ich möchte hier niemandem unterstellen, dass Mitarbeiter „blaumachen“.

Das wäre viel zu einfach gedacht.

Aber genauso falsch wäre es, dauerhaft hohe Fehlzeiten ausschließlich mit Pech oder einer besonders schweren Grippewelle zu erklären.

Denn wenn eine Praxis Jahr für Jahr deutlich über dem Durchschnitt liegt, dann lohnt sich ein genauer Blick.

Nicht auf die Krankmeldungen.
Sondern auf das Unternehmen dahinter.

Und genau darüber habe ich übrigens bereits ausführlich in einem weiteren Blogbeitrag gesprochen.
Dort ging es um die eigentlichen Ursachen hoher Fehlzeiten und darum, was Praxisinhaber konkret dagegen tun können.

Deshalb möchte ich das heute nicht noch einmal wiederholen.

Mir geht es heute um etwas anderes:
Die Fehlzeitenquote ist nicht nur eine Personalkennzahl.
Sie ist eine Führungskennzahl, denn sie zeigt Ihnen, wie gut es Ihnen gelingt, Rahmenbedingungen zu schaffen, unter denen Menschen dauerhaft leistungsfähig bleiben.

Und genau deshalb gehört sie für mich zu den wichtigsten Kennzahlen überhaupt.