[59] – Wie Du aus einer guten MFA eine tolle Praxismanagerin entwickelst

Wie Du aus einer guten MFA eine tolle Praxismanagerin entwickelst

Es scheint einen Irrglauben in weiten Teilen der Ärzteschaft zu geben, den ich vorab gerne aufklären würde. Dadurch, dass Du einer guten MFA den Titel Praxis-managerin verleihst und sie einen einwöchigen Kurs bei der IHK belegen lässt, bekommst Du noch keine funktionierende Praxismanagerin.Höchstens eine völlig überforderte Mitarbeiterin, die feststellt, dass sie nun zwischen allen Stühlen sitzt und die Erwartungen, die von den verschiedenen Seiten an sie herangetragen werden, nicht erfüllen kann.

Schlimmsten Falls verlierst Du sie am Ende noch ganz.

Wie kannst Du das Verhindern und was ist notwendig, um eine MFA zu einer wirklichen Führungskraft zu entwickeln?

Welche Aufgaben sollte eine Praxismanagerin ausführen?

Ich glaube, da gibt es völlig unterschiedliche Vorstellungen. Einige Praxisinhaber verstehen darunter jemanden, der neben dem Tagesgeschäft noch die Abrechnung und die Urlaubsplanung macht. Abrechnung ist ein so bedeutendes Thema, das gehört sicher in die Hände von Fachkräften, die sich diesbezüglich auch kontinuierlich fortbilden. Wenn Du Dir hier Unterstützung wünschst, dann solltest Du eine entsprechend talentierte MFA zur „Zertifizierten Abrechnungsmanagerin“ ausbilden lassen, die sich dann aber wirklich hauptsächlich auf dieses Thema konzentriert. Eine eigene Abrechnungsmanagerin macht in einer kleinen Praxis mit 1 oder 2 Behandlern aber ehrlich gesagt betriebswirtschaftlich überhaupt keinen Sinn. Da ist es weit schlauer die Abrechnung durch eine der diversen auf dem Markt angebotenen Softwarelösungen laufen zu lassen. Das führt meist zu mehr Honorar, weniger KV-Korrekturen und weniger Regress. Zusätzlich reduzierst Du damit Deinen Abrechnungsaufwand.

Wer keine Lust hat sich mit noch einer weiteren Software auseinander zu setzen, der kann die Abrechnung ja auch outsourcen. Auch das ist bei einer kleinen Praxis deutlich billiger, als eine eigene Abrechnungsmanagerin zu beschäftigen.

Welche Kernaufgaben sollte eine Praxismanagerin ausfüllen?

Sie sollte für folgende Bereiche zuständig sein:

  • Personal,
  • Prozesse und Abläufe
  • Praxisorganisation

Und hier wird doch schon deutlich, dass die Persönlichkeitsstruktur von jemandem, dessen Aufgaben überwiegend im Bereich Human Resources liegen, eine andere sein sollte, als bei jemandem, der als Abrechnungsmanagerin seine Erfüllung findet.

Nun gehen wir mal davon aus, Du hast jemanden in Deinem Team, der entsprechend veranlagt ist und sich dafür interessiert in diesem Bereich Verantwortung zu übernehmen. Dann gilt es jetzt erstmal, den Wechsel von der Kollegin zur Führungskraft sauber vorzubereiten.

Dazu gibt es diverse gute Seminare, auf die Du Deine Mitarbeiterin unbedingt schicken solltest, bevor ihr Euch das endgültige „Ja-Wort“ zur neuen Aufgabe gebt.

Viele der Damen merken da nämlich das erste Mal, was dieser Wechsel wirklich bedeutet und welche Konsequenzen das im täglichen Umgang mit den Kolleginnen nach sich zieht.

Mit den Fragen,

  • was Führung ausmacht,
  • was Führungsverantwortung bedeutet und
  • was es heißt diese schwierige Sandwichposition zu meistern,

haben sich die meistern vorher noch nie wirklich beschäftigt. Diese sind aber von elementarer Bedeutung für den Erfolg. Auch mit den eigenen Potentialen und Entwicklungsfeldern hat sich im Normalfall keine der Damen je ernsthaft beschäftigt.

All das ist aber die Basis für ein erfolgreiches Arbeiten in der neuen Position.

Wie bereitet man seine Praxismanagerin optimal vor?

Genau wie Du für neue Mitarbeiter sicherlich ein Onboarding-Programm entwickelt und schriftlich in Deinem QM festgehalten hast, musst Du Dir für Deine neue Praxismanagerin ein Ausbildungs-Programm zusammenstellen, das alle Bereiche, die sie zukünftig abdecken soll, beinhaltet.

Das ist jetzt ehrlich gesagt auch kein großes Kunststück – Du musst es nur tun.

Du schreibst Dir einfach die verschiedenen Themenbereiche sowie die damit verbundenen Ziele und Kennzahlen zusammen und belegst in deinem Terminkalender entsprechende Slots, um die einzelnen Punkte systematisch Schritt für Schritt mit deiner neuen Praxismanagerin durchzuarbeiten und sie damit sukzessive auf Flughöhe zu bringen.

Praktisches Beispiel gefällig?

Nehmen wir den Dauerbrenner „Personalakquise“.

Da wären meine Unterpunkte:

  • Stellenausschreibung
  • Bewerberkommunikation
  • Bewerberauswahl
  • Organisation Schnuppertag
  • Vertragsabschluss
  • Onboarding

Die damit verbundenen Ziele und Kennzahlen wären bei mir:

  • Besetzungsgrad
  • Personalpool und
  • Fluktuationsquote

Die einzelnen Themen würde ich an praktischen Beispielen erläutern. Du kannst Dir dafür z.B. täglich eine Stunde Zeit nehmen, wo Ihr jeweils eines der vorgenannten Themen angeht. Zuerst klärt Ihr die jeweiligen theoretischen Grundlagen dazu und dann machst Du vor, wie das Ganze in der Praxis ablaufen soll und Deine Praxismanagerin macht es nach.

Du siehst, es ist auch in diesem Fall mal wieder kein Hexenwerk – man muss es nur tun!

Solltest Du mir zwar grundsätzlich zustimmen, aber zu bedenken geben, dass Du eh keine Zeit hast und das deshalb so gar nicht wuppen kannst, gibt es zwei weitere Möglichkeiten:

Du suchst Dir entweder eine fertig ausgebildete Praxismanagerin am Markt, die dann meist ein berufsbegleitendes Gesundheitsmanagement Studium absolviert hat und berechtigterweise ein Einstiegsgehalt zwischen 60‘ – 80‘ € erwartet – je nach sonstigen Zusatzqualifikationen und Erfahrungen.

Oder Du lässt Deine Mitarbeiterin durch ein externes Trainingsinstitut ausbilden.

Wir bieten dafür z.B. ein Mentoringprogramm an, das individuell auf eure Anforderungen zusammengestellt wird und sowohl Trainingseinheiten in Präsenz bei Euch in der Praxis beinhaltet als auch Online-Einheiten, die per Zoom-Konferenz stattfinden.

Wenn so etwas interessant für Dich ist oder Du noch Fragen dazu hast, ruf mich einfach an oder schick mir eine E-Mail an w.apel@medikom.org. Wir können dann einen Termin für ein unverbindliches und selbstverständlich kostenloses Erstgespräch vereinbaren und dabei besprechen, wie wir dich am besten unterstützen können.

Schnellere Termine gegen Bezahlung

Patienten sind bereit, für schnelle Termine zu zahlen. Viele gutverdienende Patienten sind nicht privat versichert, aber sie sind bereit, in ihre Gesundheit zu investieren. Mit längeren Wartezeiten für gesetzlich Versicherte steigt die Bereitschaft, privat zu zahlen.

Kollegen, die sich klar positionieren und als Experten wahrgenommen werden, können höhere Preise verlangen. Ein Workshop zur Positionierung kann ein GameChanger sein.

Gutes Personal finden

Trotz sinkender Zahl an MFAs und steigenden Gehältern, können klar positionierte Praxen gutes Personal gewinnen. Bei steigendem Nachfrageüberhang wird es Praxen geben, die entweder auf den Massenmarkt der gesetzlich Versicherten oder auf private und Selbstzahler setzen. Beide können wirtschaftlich erfolgreich sein, ähnlich wie große Hotelketten und individuelle Luxushotels.

Für MFAs ist die Sicherheit des Arbeitsplatzes entscheidend. Sie merken schnell, ob eine Praxis wirtschaftlich läuft. Praxen, die sich gut aufstellen, haben trotz des allgemeinen Mangels an MFAs, gute Chancen, qualifiziertes Personal zu finden.

Fazit

Hat die niedergelassene Medizin noch eine Zukunft? Ja, und zwar eine hervorragende! Vorausgesetzt, du setzt dich mit den Herausforderungen auseinander und positionierst deine Praxis sauber. Wenn du Unterstützung dabei brauchst, melde dich gerne bei mir. Wir können in einem kostenlosen Erstgespräch besprechen, wie wir dich am besten unterstützen können.

Wenn du Fragen hast oder Unterstützung benötigst, schick mir eine E-Mail an w.apel@medikom.org. Wir vereinbaren gerne einen Termin für ein unverbindliches und kostenloses Erstgespräch. Gemeinsam finden wir die beste Strategie für deine Praxis.