[6] Personal behalten - Teil 1 - MEDIKOM

[6] Personal behalten – Teil 1

Personalbindung: 3 Maßnahmen, um deine Mitarbeiter an deine Praxis zu binden

(Reihe: Personal gewinnen und behalten)

Es ist wirklich nicht leicht, kompetentes Personal für deine Arztpraxis zu finden. Umso schlimmer ist es dann, wenn ein guter Mitarbeiter, deine Praxis verlässt! Doch es gibt verschiedene Strategien, mit denen du deine Mitarbeiter langfristig an deine Praxis bindest.

Dieser Beitrag ist der vierte Artikel in unserer Reihe „Personal gewinnen und behalten“. In den ersten drei Beiträgen ging es darum, wie du passende Bewerbungen generierst, worauf du bei der Personalauswahl achten solltest und wie du deine Mitarbeiter mit einer leistungsgerechten Bezahlung motivierst und an dich bindest.

Mit diesem Artikel steigen wir nun tiefer in das Thema Personalbindung ein: Da dieses recht umfangreich ist, wird es zwei Artikel dazu geben. Insgesamt wollen wir dir sechs Maßnahmen zeigen, mit denen du es schaffst, deine guten Mitarbeiter in deiner Praxis zu halten. Heute beginnen wir mit den ersten drei – und im kommenden Beitrag folgen drei weitere!

1. Das Team

Was denkst du: Was ist der meistgenannte Grund, den wir hören, wenn wir Arzthelferinnen fragen, wieso sie in einer bestimmten Praxis arbeiten – oder wieso sie eine Praxis verlassen? Es ist das Team!

Das bedeutet im Umkehrschluss: Wenn wir darüber reden, Mitarbeiter zu halten, hat es oberste Priorität, dass dein Team harmoniert und dass du darauf achtest, dass dein Team sich wohlfühlt.

Die Auswahl der Mitarbeiter

Das beginnt schon im Einstellungsprozess. Wenn du eine neue Person einstellst, dann überleg dir immer, ob diese auch wirklich gut in dein Team passt. Beispielsweise kann es schnell problematisch werden, wenn der Altersunterschied zwischen den Mitarbeitern sehr groß ist.

Beispiel: Altersunterschied in einer Praxis

Wir haben das in einer Praxis, die wir betreuen, erlebt: In dieser Praxis arbeitet seit Jahren eine Praxismanagerin, die mittlerweile Ende 60 ist. Sie hat schon beim Vater des jetzigen Arztes gearbeitet und die Praxis gemeinsam mit ihm groß gemacht. Der Sohn übernahm sie mit der Praxis. An sich eine gute Entscheidung, denn sie ist wirklich exzellent und führt die Praxis seit Jahren ausgezeichnet. Das ist die gute Seite!

Auf der anderen Seite haben wir in der Praxis eine extrem hohe Fluktuationsrate, da das restliche Personal deutlich jünger ist als die Praxismanagerin. Es kommt immer wieder zu Reibungen, da das gegenseitige Verständnis vollkommen fehlt. Die Praxismanagerin kann sich nicht gut in die jüngere Generation hineinversetzen und die jungen Arzthelferinnen fühlen sich unter ihr nicht wohl.

Solche Szenarien kannst du vermeiden, indem du schon im Auswahlprozess darauf achtest, dass deine Bewerber zum bestehenden Team passen. Darum ist auch das Probearbeiten ein so wichtiger Bestandteil im Bewerbungsverfahren: Beim Probe arbeiten ist es wichtig, dass der Bewerber einmal die ganze Praxis durchläuft und jeder die Möglichkeit hat, ihn kennenzulernen. Mehr dazu erfährst du in diesem Beitrag.

Nach dem Probearbeitstag kannst du mit deinem bestehenden Team über den Bewerber sprechen und dir anhören, was sie von ihm halten. Frag deine Angestellten ganz offen: Was denkst du? Wie findest du den Bewerber? Denkst du, er passt hier rein? So merkst du es schnell, wenn die Stimmung schon am Probetag nicht gut war!

Events und Veranstaltungen

Nicht nur bei der Personalauswahl, sondern auch bei deinem bestehenden Team, kannst du mit einfachen Maßnahmen dafür sorgen, dass alle sich wohlfühlen. Eine Möglichkeit sind Teambuilding-Events: Mittlerweile gibt es viele tolle Anbieter mit ganz unterschiedlichen Programmen von Workshops bis hin zu Outdoor-Veranstaltungen. Gut organisierte Teambuilding-Maßnahmen können die Harmonie in deinem Team extrem fördern.

Es müssen aber nicht immer Teambuilding-Maßnahmen mit externen Anbietern sein. Vieles kannst du auch ganz einfach selbst organisieren.

Beispiel: Regelmäßige Veranstaltungen im Team

Wir empfehlen vier Veranstaltungen pro Jahr.

Ein Sommerfest oder ein klassischer Betriebsausflug, bei dem das ganze Team gemeinsam etwas unternimmst. Zum Beispiel eine Wanderung, eine Schifffahrt oder ein Ausflug zu einer Sehenswürdigkeit. Was genau ihr unternehmt, kommt immer auf das Team an!
Eine Weihnachtsfeier (mit oder ohne Partner)
Ein Familientag für alle Angestellten und ihre Partner und Kinder (z.B. Golf-Schnupperkurs).
Ein praktisches Event, wie beispielsweise ein Fahrtraining beim ADAC. Das macht Spaß und sorgt für Sicherheit, denn viele Menschen sind gerade bei Regen oder Glätte unsichere Fahrer.

Wohlfühlatmosphäre im ganzen Team

Neben diesen großen Bausteinen gibt es aber auch im Praxisalltag viele Möglichkeiten, das Wohlbefinden des ganzen Teams zu fördern. Sicherlich finden auch in deiner Praxis regelmäßige Team-Meetings statt. Nur: Wie oft?

Unsere Empfehlung ist, dass es im Normalfall wöchentlich ein Team-Meeting geben sollte. Das dauert dafür dann aber auch nur eine halbe Stunde. Ehrlich gesagt sind wir immer wieder erstaunt, in wie vielen Praxen die Teams sich nur einmal pro Monat oder sogar noch seltener treffen.

Beispiel: Wieso regelmäßige Team-Meetings wichtig sind

Stell dir vor, dein Mitarbeiter ärgert sich extrem über etwas. Damit dieser Mitarbeiter sich wieder besser fühlt, ist es wichtig, dass er die Gelegenheit hat, das Thema anzusprechen. Er muss dir gegenüber und im Team offen kommunizieren können, was ihn so geärgert hat – und dann könnt ihr direkt im Meeting gemeinsam überlegen, wie sich das Problem in Zukunft vermeiden lässt.

Findet das Team-Meeting einmal pro Woche statt, hat er zeitnah die Möglichkeit, Dampf abzulassen. Danach wurde das Problem gelöst und die Wogen glätten sich wieder.

Wenn das Team-Meeting aber nur einmal pro Monat oder sogar Quartal stattfindet, gibt es genau diese Möglichkeit nicht. Dann läuft dein Mitarbeiter über Wochen mit einer Wut im Bauch durch die Praxis und hat schlechte Laune, die sich auf das restliche Team überträgt. Bis das Team-Meeting dann stattfindet, hat das Thema sich bereits erledigt – aber ein Stückchen Wut hat sich im Bauch deines Mitarbeiters verfestigt, weil er sie nicht loswerden konnte.

Passiert das öfter und die innere Wut wird Stück für Stück immer größer, kommt es oft zur Kündigung durch den Mitarbeiter. Für den Arzt und die Kollegen kommt diese dann ganz unerwartet, denn niemand wusste ja, dass es die Punkte gab, über die die Person sich geärgert hat.

Langfristig ist es also besser, dich jede Woche für eine halbe Stunden mit deinem Team zu treffen. So hat jeder die Möglichkeit, Dinge, die ihn stören, sofort anzusprechen und man kann die Probleme aus der Welt schaffen bevor sie zu einer großen Sache werden.

So werden die Team-Meetings ganz locker: Ihr trefft euch regelmäßig, besprecht die Punkte, die es gerade in der Praxis gibt und haltet alles in einem Ergebnisprotokoll fest. So gibt es auch im Nachhinein keine Streitigkeiten darüber, was besprochen wurde.

Kleine Aufmerksamkeiten im Alltag

Ein Team-Meeting kannst du auch wunderbar nutzen, um dein Team ohne besonderen Anlass mit einer kleinen Aufmerksamkeit zu überraschen. Zum Beispiel, indem du morgens noch kurz beim Bäcker vorbeifährst und Brezeln oder ein Stückchen Kuchen für alle holst. Oder im Sommer mal eine Packung Eis aus dem Supermarkt mitbringst. Oder einen Strauß Blumen, der dann auf die Rezeption gestellt wird, wo alle ihn sehen können.

Das sind so Kleinigkeiten, die deinem Team einfach ein Lächeln aufs Gesicht zaubern und die Stück für Stück dazu beitragen, dass sie sich dir und deiner Praxis verbunden fühlen.

Kosten für die Personalbindung

Bei den kleinen Aufmerksamkeiten sprechen wir wirklich über wenige Euro pro Woche oder Monat, mit denen du deinem Team etwas Gutes tust. Aber auch die größeren Veranstaltungen und Teambuilding-Maßnahmen kannst du steuerlich absetzen.

Zudem solltest du diese Kosten auch immer in Relation sehen: Was kostet es dich, deine guten Mitarbeiter zu halten? Und was kostet es dich, neue Mitarbeiter zu gewinnen und an den Punkt zu bringen, an dem sie das Maximum für deine Praxis leisten? Es gibt Studien, die belegen, dass dich das im Schnitt zwei bis vier Monatsgehälter kostet. Auch wenn du alles selbst machst und deine Stellenanzeige nur auf kostenlosen Portalen ausschreibst.

Denn die Kosten liegen nicht nur in der Ausschreibung der Anzeige, sondern vor allem versteckt in der Effizienz deiner Praxis. Sobald ein Mitarbeiter kündigt, sinkt die Arbeitsleistung bei den meisten automatisch, da er sich innerlich schon verabschiedet hat. Sinkt die Arbeitsleistung um nur ein Drittel kostet dich das bei einer 3-monatigen Kündigungsfrist schon ein ganzes Monatsgehalt.

Dann muss der neue Mitarbeiter erst einmal gefunden und eingearbeitet werden: Und selbst wenn das der beste Mitarbeiter auf der Welt ist, braucht es ein gutes halbes Jahr, bis er auf dem Leistungsstand der anderen Angestellten in deiner Praxis ist. Das kostet dich auch nochmal drei bis vier Monatsgehälter.

So bist du bei einer durchschnittlichen Praxis, die nicht in einer Großstadt liegt, schnell bei Kosten von 10.000 bis 15.000 Euro für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters. Für dieses Budget kannst du einige Team-Events organisieren und sehr viel Eis kaufen!

Schwer integrierbare Mitarbeiter

Stell dir vor: Du achtest darauf, dass neue Mitarbeiter zu deinem Team passen. Du förderst die Harmonie im Team mit Teambuilding-Maßnahmen, regelmäßigen Events, Team-Meetings und kleinen Aufmerksamkeiten. Aber was machst du, wenn es eine Person gibt, die sich einfach nicht integrieren lässt und die dadurch die Stimmung im gesamten Team negativ beeinflusst?

Natürlich solltest du erst einmal das persönliche Gespräch suchen und versuchen, herauszufinden, woran das liegt. Doch wenn all deine Bemühung umsonst sind und sich nichts an der Situation ändert, ist es der einzige Weg, sich von dieser Person zu trennen. Ansonsten riskierst du nur, dass die Stimmung im gesamten Team kippt und es kein harmonisches Miteinander mehr ist.

2. Persönliche Kommunikation

Nun haben wir über dein Team als Ganzes gesprochen und auch schon angeschnitten, wie wichtig Kommunikation ist, damit alle sich im Team wohlfühlen. Das ist jetzt auch der zweite große Punkt, der bei der Mitarbeiterbindung wichtig ist: Kommunikation! Und zwar nicht nur die Kommunikation im gesamten Team, sondern auch die persönliche Kommunikation zwischen dir und deinen Mitarbeitern. Denn neben den Team-Meetings solltest du auch Zeit für Einzelgespräche haben.

Deine Mitarbeiter haben ganz individuelle Sorgen und Nöte, die sie vielleicht nicht im Team-Meeting ansprechen wollen. Und damit sie sich in deiner Praxis wirklich wohlfühlen, musst du dir für diese Gespräche Zeit nehmen. Oder du brauchst eine Praxismanagerin, die sich um das Team kümmert und diese Gespräche für dich übernimmt.

Beispiel: Zeit für Gespräche im Alltag

Solche Gespräche kosten natürlich Zeit und wir wissen, dass Ärzte wie du wenig Zeit haben. Was aber auf keinen Fall passieren darf, ist folgendes Szenario:

Ein Mitarbeiter spricht dich an und bittet um ein persönliches Gespräch. Du bist aber gerade im Stress und bittest ihn, das Gespräch auf die nächste Woche zu verschieben. Selbst wenn du es dir in diesem Moment wirklich vornimmst, ist die Wahrheit, die wir im Alltag vieler Praxen erleben, dass du nächste Woche nicht mehr an das Gespräch denken wirst.

Dein Mitarbeiter wartet aber darauf, dass du wegen eines Termins auf ihn zukommst. Wenn das einmal nicht passiert, ist es noch kein großes Problem. Vermutlich spricht der Mitarbeiter dich nochmal darauf an. Nun bist du aber wieder im Stress, da das Gespräch nicht geplant ist, und vertröstest den Mitarbeiter wieder auf nächste Woche.

Dieses Mal denkst du aber wirklich daran und sprichst deinen Mitarbeiter in der kommenden Woche an. Du sagst vielleicht: „Sie wollten doch mit mir sprechen. Ich habe gerade ganz wenig Zeit, aber da ich das Gespräch letzte Woche schon vergessen habe – sagen Sie mir doch schnell, worum es geht.“

Das ist aber nicht die Stimmung, in der ein vertrauensvolles Gespräch möglich ist. Und so hast du ganz schnell einen Mitarbeiter in deiner Praxis, der sich nicht gerne an dich wendet und der frustriert ist, weil er sich nicht gehört fühlt. Das zerstört das Vertrauen zwischen dir und deinen Mitarbeitern.

Das passiert in den meisten Praxen nicht mit Absicht! Sicherlich ist es auch nicht deine Absicht, dieses Gefühl in deinen Mitarbeitern auszulösen. Aber als Arzt und Praxisinhaber hast du einfach so viel zu tun, dass für spontane Gespräche keine Zeit bleibt.

Regelmäßige Mitarbeitergespräche

Die Lösung ist, dass du das entweder an eine Praxismanagerin abgibst oder dir feste Zeiten für die Gespräche mit deinen Mitarbeitern einräumst. Natürlich kannst du nicht wissen, wann deine Mitarbeiter das Bedürfnis haben, mit dir zu sprechen. Aber du kannst ihnen eine Plattform geben, in der sie regelmäßig die Möglichkeit haben, mit dir zu sprechen. Zum Beispiel im Rahmen eines vierteljährlichen Mitarbeitergesprächs.

Wir raten allen Praxen zu vier Gesprächen pro Jahr: Das ist einmal das große Jahresgespräch am Ende des Jahres, für das du dir eine gute Stunde Zeit nehmen solltest. In diesem sind auch die Mitarbeiterbeurteilung und die persönlichen Ziele deines Mitarbeiters für das kommende Jahr zentrale Punkte. Mehr über die Mitarbeiterbeurteilung und die persönlichen Ziele erfährst du in diesem Artikel.

Neben dem Jahresgespräch solltest du dir in der Mitte des Jahres circa eine halbe Stunde Zeit für ein Halbjahresgespräch nehmen. Und dann gibt es die Vierteljahresgespräche, die zwischen den beiden großen Gesprächen stattfinden. Die dauern auch gar nicht lange und bei ihnen geht es nur darum, deinen Mitarbeitern einen planbaren Raum zu geben, in dem sie persönlich mit dir sprechen können.

Da kannst du einfach mal offen und entspannt mit ihnen sprechen: Nachfragen, wie es so im Alltag läuft. Wie es mit dem persönlichen Ziel des Mitarbeiters vorangeht. Oder auch nochmal eine Situation ansprechen, in der es vielleicht einen kleinen Konflikt mit dem Mitarbeiter gab. Einfach um zu hören, ob das rückblickend für den Mitarbeiter klar ist, woher der Konflikt kam und dass er auch wirklich für beide Seiten gelöst ist.

3. Karrierepläne und Fortbildungen

Sind wir mal ehrlich: Wie sieht die Karriere der meisten medizinischen oder zahnmedizinischen Fachangestellten aus? Die meisten beenden ihre Ausbildung – und dann sind sie für den Rest ihres Lebens MFA/ZFA. Einige werden sicherlich noch Erstkraft oder Praxismanager, aber dies trifft nur auf wenige zu. Denn wie viele Praxismanager braucht es wirklich im Vergleich zu tatsächlichen Arzthelfern?

Eine Ausnahme ist hier ein bisschen die Zahnmedizin, denn hier gibt es tatsächlich einige fachliche Fortbildungen, wie zum Beispiel zur zahnmedizinischen Verwaltungsassistentin oder zur Prophylaxe-Assistentin. Aber auch hier ist die Zahl der Personen, die pro Position in einer Praxis gebraucht werden, begrenzt.

Das bedeutet, dass für die große Mehrheit der medizinischen und zahnmedizinischen Fachangestellten nach wenigen Jahren ein totaler Alltagstrott entsteht. Sie haben alle Stationen durchlaufen, die ihnen die Praxis zu bieten hat und können sich nicht weiterentwickeln. Tatsächlich ist das einer der häufigsten Gründe, den wir bei Bewerbungsgesprächen hören, wenn wir fragen, wieso jemand die alte Praxis verlässt. Die Leute wollen etwas Neues lernen und sich weiterentwickeln!

Wieso aber müssen die Leute dazu in eine neue Praxis? Wieso können sie sich nicht in der alten Praxis weiterentwickeln? Den Ärzten müsste es doch besonders am Herzen liegen, die motivierten Angestellten, die etwas Neues lernen wollen und vielleicht mehr Verantwortung übernehmen wollen, in ihrer Praxis zu behalten!

Klare Verantwortungsbereiche vergeben

Leider ist das nicht so, es gibt aber ganz einfache Lösungen: Wie wäre es zum Beispiel, wenn du diese motivierten Personen in deiner Praxis hältst, indem du deine eigenen Karriere- und Entwicklungspläne schaffst! Beispielsweise, indem du klare Verantwortungsbereiche vergibst.

Dann ist deine eine MFA oder ZFA zusätzlich auch für das Qualitätsmanagement verantwortlich. Und die andere MFA oder ZFA ist Ausbildungspatin und kümmert sich inoffiziell – neben dem offiziellen Ausbilder – um die Auszubildenden.

Es geht darum, den Angestellten in deiner Praxis Ziele zu geben, auf die sie hinarbeiten können und sie immer wieder mit neuen Aufgaben und Verantwortungsbereichen zu fordern.

Externe Fortbildungen

Diesen selbst geschaffenen Karriereplan in deiner Praxis musst du mit reellen Fortbildungen untermauern. Es gibt viele verschiedene Fortbildungen und Seminare von offiziellen Einrichtungen sowie von Herstellern, die gar nichts oder nur ganz wenig kosten und auf die du deine Mitarbeiter schicken kannst.

In den meisten Praxen werden diese Angebote aber leider gar nicht aktiv kommuniziert. Das könnte zum Beispiel Teil deines wöchentlichen Team-Meetings sein: Wenn neue Fortbildungsangebote in der Praxis ankommen, werden sie im Meeting kurz besprochen und alle, die es interessiert, können sich anmelden. Die allgemeine Erwartungshaltung in deiner Praxis könnte dann sein, dass jeder Mitarbeiter pro Jahr eine oder eine gewisse Anzahl an Fortbildungen besucht.

Dabei ist jetzt nicht nur wichtig, dass sie sich fachlich oder persönlich weiterbilden, sondern auch, dass deine Mitarbeiter bei solchen Veranstaltungen die Möglichkeit haben, sich mit anderen Kollegen auszutauschen.

Beispiel für eine externe Fortbildung

In München findet jährlich der Deutsche MFA- und ZFA-Tag statt: Das ist ein kompletter Tag mit vielen verschiedenen Referenten zu unterschiedlichen Bereichen. Nachmittags können die Teilnehmer dann ihre eigenen Schwerpunkte setzen und selbst entscheiden, welche Veranstaltung sie besuchen wollen. Da treffen sich jährlich zahlreiche MFA und ZFA, bilden sich weiter und tauschen sich untereinander aus.

Für so einen Tag, der auch etwas kostet, kannst du wunderbar eine Abmachung mit deinen Mitarbeitern treffen: Du zahlst die Karten und dafür opfern sie ihren Samstag, um die Veranstaltung zu besuchen. Ich versichere dir, die motivierten Mitarbeiter in deiner Praxis werden das auf jeden Fall machen! Und so findest du nebenbei auch heraus, wer denn die wirklich motivierten Leute in deiner Praxis sind.