Der unbekannte Effizienzturbo für Dein Praxisteam: Wie klare Strukturen und Gespräche Dein Team auf das nächste Level bringen

Deine Mitarbeiter wollen einen guten Job machen – doch was ist „gut“?

Wenn Du die richtigen Mitarbeiter eingestellt hast, kannst Du davon ausgehen, dass sie motiviert sind, gute Arbeit zu leisten. Doch hier entsteht oft ein Problem: Was bedeutet „gute Arbeit“ in Deinem Praxisalltag? Und wie sollen Deine Mitarbeiter wissen, ob sie die gesetzten Erwartungen erfüllen, wenn diese nie klar definiert wurden?

In meiner Arbeit mit Praxisteams sehe ich immer wieder, wie das Fehlen eines klaren Referenzrahmens zu ineffizientem Arbeiten und Missverständnissen führt. Mitarbeiter orientieren sich dann an ihrer eigenen Wahrnehmung – und die kann ohne objektive Kriterien erheblich von der Realität abweichen. Genau das ist mir vor Kurzem in einer Praxis begegnet, als ich gebeten wurde, Mitarbeiter-Jahresgespräche durchzuführen. Die Ergebnisse dieser Gespräche waren aufschlussreich – und lieferten wertvolle Erkenntnisse, die auch Du für Dein Team nutzen kannst.

Praxisbeispiel: Wenn die Selbsteinschätzung nicht mit der Realität übereinstimmt

In der genannten Praxis traf ich auf ein junges, engagiertes Team, das sich selbst als nahezu perfekt einschätzte. Leider spiegelte diese Wahrnehmung nicht die Realität wider. Aufgaben wurden nur teilweise korrekt erledigt, Abläufe waren ineffizient, und viele Entwicklungspotenziale blieben ungenutzt. Warum? Die Mitarbeiterinnen hatten schlichtweg keinen objektiven Maßstab, an dem sie ihre Leistung messen konnten.

Das Problem begann bereits beim Onboarding. Die neuen Kolleginnen waren lediglich zwei bis drei Tage mitgelaufen, ohne einen klaren Einarbeitungsplan oder strukturierte Checklisten. Sie bekamen nur das zu sehen, was zufällig gerade anstand, und wurden dann eigenständig auf die Patienten „losgelassen“. Das Ergebnis: Jede Mitarbeiterin entwickelte ihren eigenen, subjektiven Referenzrahmen, basierend auf ihrer Erinnerung an die ersten Tage. Und da Erinnerungen bekanntlich trügerisch sind, entstand bei vielen die Überzeugung: „Ich mache alles genau so, wie es mir gezeigt wurde. Besser geht es nicht!“

Was ist ein Referenzrahmen – und warum ist er so wichtig?

Ein Referenzrahmen ist eine klare, objektive Grundlage, an der Mitarbeiter ihre Leistung messen können. Ohne diesen Rahmen bleibt die Beurteilung von Arbeitsergebnissen vage und subjektiv – was oft zu falschen Selbsteinschätzungen führt.

Ein strukturierter Referenzrahmen sollte Folgendes umfassen:

1. Einen klaren Einarbeitungsplan: Was muss ein neuer Mitarbeiter wissen und können? Erstelle eine Checkliste, die alle relevanten Aufgaben und Abläufe abdeckt.
2. Regelmäßige Überprüfung des Kenntnisstands: Stelle sicher, dass neues Wissen nicht nur vermittelt, sondern auch angewendet wird.
3. Klar definierte Leistungsstandards: Was ist „gute Arbeit“? Definiere objektive Kriterien, z. B. in Form von Beurteilungsbögen, die für alle Mitarbeiter einheitlich gelten.

Wie regelmäßige Mitarbeitergespräche Deine Praxis effizienter machen

Neben einem klaren Referenzrahmen sind regelmäßige Mitarbeitergespräche ein zentraler Erfolgsfaktor. In der genannten Praxis nutzten wir einen Beurteilungsbogen, der 12 wichtige Kriterien für die Arbeit in einer Praxis abdeckte, darunter Fachkenntnis, Einsatzbereitschaft, Arbeitsqualität und Zuverlässigkeit. Jeder Punkt wurde auf einer Skala mit fünf klar definierten Leistungsstufen bewertet.

Das Besondere: Die Mitarbeiter bewerteten sich zunächst selbst. Anschließend wurden ihre Einschätzungen mit den Bewertungen der Führungskraft verglichen. Diese Gegenüberstellung führte zu aufschlussreichen Gesprächen darüber, welche Stärken die Mitarbeiter bereits mitbrachten – und wo es noch Entwicklungspotenzial gab.

Regelmäßige Feedbackgespräche haben gleich mehrere Vorteile:

1. Klärung von Erwartungen: Du und Dein Mitarbeiter könnt gemeinsam besprechen, was „gute Arbeit“ konkret bedeutet.
2. Gezielte Förderung: Durch den Abgleich von Selbst- und Fremdeinschätzung werden Entwicklungsfelder sichtbar.
3. Motivation: Mitarbeiter fühlen sich ernst genommen und wertgeschätzt, wenn Du Dir Zeit für sie nimmst.

Der Zeitaufwand: Weniger, als Du denkst

Vielleicht denkst Du jetzt: „Das klingt gut, aber ich habe keine Zeit für regelmäßige Gespräche.“ Lass mich Dir zeigen, dass dieser Aufwand minimal ist – vor allem im Vergleich zu den langfristigen Vorteilen.

Für eine Praxis mit fünf Vollzeitmitarbeitern benötigst Du etwa 2,5 Stunden pro Jahr pro Mitarbeiter:

• 3 x 30 Minuten für Quartalsgespräche
• 1 x 60 Minuten für das Jahresgespräch

Das ergibt insgesamt 12,5 Stunden pro Jahr – oder etwas mehr als eine Stunde pro Monat. Selbst wenn Du diese Zeit während der Behandlungszeiten einplanst und keine Patienten einbestellst, bleibt der wirtschaftliche Nutzen deutlich höher als der Aufwand.

Ein Beispiel:

• Bei einem durchschnittlichen Honorarumsatz von 350 € pro Stunde entspricht der Zeitaufwand einem Invest von 4.500 € pro Jahr.
• Bereits eine Effizienzsteigerung von nur 2 % im Team kann einen zusätzlichen Umsatz von etwa 10.000 € generieren – das Doppelte Deiner Investition.

Onboarding neu gedacht: So schaffst Du Strukturen

Ein klarer Referenzrahmen beginnt beim Onboarding. Hier ein Beispiel für einen strukturierten Einarbeitungsplan:

1. Tag 1–3: Einführung in die Praxisabläufe, begleitendes Mitlaufen bei erfahrenen Kollegen.
2. Woche 2: Praktische Übungen, bei denen der neue Mitarbeiter Aufgaben selbstständig ausführt – unter Aufsicht.
3. Monat 1: Regelmäßige Feedbackgespräche zur Überprüfung des Kenntnisstands.

Mit einem solchen Plan gibst Du neuen Mitarbeitern die Sicherheit, die sie brauchen, um von Anfang an effizient zu arbeiten. Gleichzeitig legst Du den Grundstein für eine realistische Selbsteinschätzung.

Der wirtschaftliche Hebel von Effizienzgewinnen

Regelmäßige Gespräche und klare Strukturen verbessern nicht nur die Stimmung im Team, sondern sind auch wirtschaftlich sinnvoll. Besonders in größeren Praxen entfalten diese Maßnahmen ihre volle Wirkung, da der Hebel mit der Teamgröße wächst.

Ein weiterer Vorteil: Mit einem guten Kennzahlenmanagement kannst Du Effizienzgewinne messbar machen. Du erhältst einen genauen Überblick über die Ertragssituation Deiner Praxis und weißt, wo Du ansetzen kannst, um noch besser zu werden.

Fazit: Investiere in Dein Team – und profitiere langfristig

Ein klar kommunizierter Referenzrahmen und regelmäßige Mitarbeitergespräche sind kein „nice-to-have“, sondern essenziell für den Erfolg Deiner Praxis. Sie helfen Deinem Team, sein volles Potenzial auszuschöpfen, und steigern gleichzeitig die Effizienz und Wirtschaftlichkeit Deiner Praxis.

Nimm Dir die Zeit für diese Gespräche – es ist eine der besten Investitionen, die Du als Praxisinhaber machen kannst. Und falls Du Unterstützung bei der Umsetzung brauchst, stehe ich Dir gerne zur Seite. Schreibe mir einfach eine E-Mail an w.apel@medikom.org, und wir besprechen in einem unverbindlichen Erstgespräch, wie wir Deine Praxis gemeinsam voranbringen können.

Dein Team wird es Dir danken – und Deine Patienten erst recht!