Das wöchentliche Teammeeting – Last oder Lust?

Warum gibt es überhaupt Teammeetings?

Teammeetings sollen mehr sein als ein Austausch über To-Dos. Ihr eigentliches Ziel: Deinem Team eine Plattform bieten, Sorgen und Ärgernisse offen zu kommunizieren, sich gegenseitig zuzuhören und gemeinsam Lösungen zu entwickeln, die den Praxisalltag verbessern. 

Damit das gelingt, braucht es aber mehr als nur einen festen Termin im Kalender. Entscheidend ist die richtige Vorbereitung, ein strukturierter Ablauf und eine durchdachte Nachbereitung. 

Vorbereitung ist alles 

Ein effektives Meeting beginnt nicht erst mit dem ersten gesprochenen Wort – sondern mit einem simplen Werkzeug: einem Klemmbrett. 

Stelle ein Klemmbrett mit einem beschrifteten Zettel für alle gut sichtbar in den Pausenraum. Hier kann jede*r im Laufe der Woche notieren, was stört, verbessert werden sollte oder nicht funktioniert. Wichtig: Rechts auf dem Zettel sollte eine schmale Spalte für die Kürzel der Mitarbeitenden sein, die ihren Punkt eingetragen haben. 

Am Morgen des Meeting-Tages nimmst Du den Zettel, überträgst die Punkte in die Tagesordnung – und diese gibst Du zu Beginn des Treffens schriftlich an alle aus. 

Der strukturierte Ablauf: So läuft das perfekte Teammeeting 

Die Tagesordnung hat einen festen Aufbau. Der Trick: Du beginnst mit Deinen Punkten, nimmst aber nur ein Drittel der Zeit in Anspruch. Die restlichen zwei Drittel gehören ausschließlich den Mitarbeitenden. 

1. Begrüßung
   Starte positiv. Begrüße Dein Team mit einem freundlichen Einstieg – das sorgt direkt für eine bessere Atmosphäre. 

2. „Da könnten wir sicherlich was besser machen …“
   Teile 1–2 Punkte mit, die Dir im Praxisablauf negativ aufgefallen sind. Halte Dich kurz – Du willst nicht dominieren, sondern Impulse setzen. 

3. „Kurz nachgefragt …“
   Erinnere an Punkte, die im letzten Meeting beschlossen oder delegiert wurden. Frage aktiv nach, ob sie umgesetzt wurden. Wenn Du das nicht tust, sinkt die Umsetzungschance deutlich. 

4. „Kurz informiert …“
   Hier gibst Du einen Überblick über anstehende Termine oder geplante Veränderungen. Informiere knapp und präzise. 

5. „Themen aus dem Tagesgeschäft …“
   Jetzt kommt der wichtigste Teil: die Themen vom Klemmbrett. Übertrage sie unkorrigiert und versehen mit dem jeweiligen Kürzel. So weiß jede*r, wessen Punkt besprochen wird. Die betreffende Person stellt ihr Thema kurz vor – und jetzt ist Deine Rolle die des Moderators. 

Deine Rolle im Meeting: Vom Chef zum Coach 

Sobald die Mitarbeiterpunkte an der Reihe sind, heißt es: Zurücklehnen und zuhören. Überlasse das Gespräch dem Team, fördere den Austausch durch gezielte Fragen und leite zur Lösung – ohne selbst die Lösung zu liefern. 

Warum? Weil Lösungen, die aus dem Team selbst kommen, viel nachhaltiger wirken. Du wirst sehen: Diese Zeit ist Gold wert. 

Natürlich behältst Du den Blick auf die Uhr. Zeitmanagement ist hier essenziell – auch wenn das für manche Ärzte eine neue Herausforderung darstellt. 

Meetings in der Mittagspause: Ein rechtlicher Hinweis 

Viele Praxen legen das wöchentliche Teammeeting in die Mittagspause. Was auf den ersten Blick praktisch scheint, kann arbeitsrechtlich knifflig sein: Wird das Meeting in der Pause durchgeführt, zählt die Zeit als Arbeitszeit und muss vergütet werden. Sprich in diesem Fall am besten mit einem Anwalt für Arbeitsrecht. 

Nachbereitung: Das Protokoll entscheidet 

Ein Meeting ist nur so gut wie sein Protokoll. Denn was schriftlich festgehalten und von allen unterschrieben wurde, bleibt verbindlich. 

Ich lasse das Protokoll immer im Rundlauf von allen Mitarbeitenden unterschreiben – damit gibt es später keine Diskussionen à la „Das wusste ich aber nicht.“ Die Beschlüsse erhalten so eine ganz andere Wertigkeit. 

Und noch besser: Die Protokolle werden in unser Digitales Praxis-Handbuch integriert – so stehen sie auch neuen Mitarbeitenden zur Verfügung. 

Wichtig: Wenn Deine Praxis noch kein Teammitglied hat, das zuverlässig Protokolle führen kann, schreibe sie zunächst lieber selbst. Der Aufwand lohnt sich! 

Geduld bringt Veränderung 

Natürlich wird nicht gleich das erste Meeting ein voller Erfolg sein. Veränderung braucht Zeit – und stößt zunächst oft auf Widerstand. Menschen hängen an Gewohnheiten, und Neues wird oft mit Skepsis betrachtet. 

Aber: Dranbleiben lohnt sich. 

Wenn Du den beschriebenen Ablauf konsequent verfolgst, wirst Du schon bald feststellen, dass sich echte Prozessoptimierungen, zielführende Entscheidungen und nachhaltige Verbesserungen ergeben. 

Und wenn Dein Team das Meeting irgendwann motiviert und mit einem Lächeln verlässt, weißt Du: Es hat sich gelohnt. 

Du willst mehr? 

Wenn Du Unterstützung bei der Umsetzung suchst oder Fragen hast, dann melde Dich gern bei mir: 
📧 w.apel@medikom.org 
Ein kostenloses Erstgespräch ist jederzeit möglich. 

Ich wünsche Dir weiterhin viel Erfolg und Freude in Deiner Praxisführung! 
Dein Wolfgang Apel.