Was Systemgastronomen Dir über Effizienz verraten

Statt immer weiter über uns nachzudenken, lohnt sich ein Blick in die Systemgastronomie. Starbucks und McDonald’s schaffen es, weltweit Millionen Kunden schnell, zuverlässig und profitabel zu bedienen, obwohl auch dort kein Überfluss an Personal herrscht, die Löhne gedeckelt sind und die Kundschaft nicht immer mit Engelsgeduld glänzt. Wie gelingt ihnen dieses Kunststück – und was kannst Du davon für Deine Praxis lernen? 

Im Folgenden zeige ich Dir die fünf Hebel, die Systemgastronomen täglich nutzen. Jeder Hebel wirkt allein, aber erst gemeinsam entfalten sie ihre volle Power. 

1. Die Location – Grundriss schlägt Glamour 

Frag Dich zuerst: Passt der Grundriss zu Deinem Ablauf? In der Burger-Braterei wird jeder Quadratmeter so geplant, dass Burger, Pommes und Getränke im Kreis laufen statt im Zickzack. Viele Arztpraxen kleben dagegen an Räumen von anno dazumal: zu eng, zu verwinkelt, voller langer Laufwege.  

Beispiel: Zwei Kollegen, die vor Jahren eine Praxis übernommen haben, halten stur an 120 m² fest. Ergebnis: Stau an Anmeldung und Labor, genervte Patienten und gestresste MFAs. Hätten sie den Mut zum Umzug, könnten sie allein durch optimalere Wege täglich Stunden sparen – ohne eine einzige Überstunde zu investieren. 

2. Technik, die arbeitet – nicht beschäftigt 

Baristas schäumen Milch, kassieren und funken Bestellungen in die Küche, während die Kassen gleichzeitig Warenbestand nachführen. In vielen Praxen dagegen blockiert eine Dinosaurier-Software jeden Flow. Papier-Anamnesebögen müssen gescannt, Patienten mehrfach befragt werden, vor der Rezeption bildet sich eine Schlange wie vor der neuen iPhone-Filiale. 

Die Investition in digitale Check-in-Terminals, Online-Anamnese oder Spracherkennung kostet Geld, klar. Aber noch teurer ist verschwendete Arbeitszeit. Jede Minute, die Deine MFA vorm Rechner wartet, bezahlst Du doppelt: als Gehalt und als entgangene Leistung. 

3. Arbeitsplatz- und Prozessbeschreibungen – Dein Rezeptbuch 

In der Filiale weiß jeder Mitarbeitende, wie der „Caramel Macchiato“ in 42 Sekunden über den Tresen geht – Schritt für Schritt. Hast Du in Deiner Praxis genauso klare Rezepte? Oder vertraust Du darauf, dass „die Damen das schon irgendwie regeln“? 

Beispiel: Wöchentliche Teambesprechung, Tagesordnungspunkt 1: „Wie drucken wir eigentlich die Überweisungen?“ – und das seit vier Wochen. Ohne dokumentierte Prozesse diskutierst Du dieselben Kleinigkeiten immer wieder. Schreib’s einmal sauber auf, update es bei jeder Änderung und sorge dafür, dass alle Version 3.1 kennen, nicht 2.7. 

4. Einarbeitung – Training bis zur Stressfreiheit

Bei Starbucks dauert es mindestens drei Wochen, bis ein neuer Barista allein an die Maschine darf. Ziel: Routine, die auch im Samstagsansturm funktioniert. In vielen Praxen lautet die Realität: „Da ist der Stuhl, hier die Karteikarten, viel Erfolg!“ 

Plane die Einarbeitung so detailliert wie eine OP-Checkliste. In kleinen Teams stellst Du dafür eine erfahrene MFA stundenweise frei. Größere Praxen sollten ernsthaft über eine HR-Managerin nachdenken. Trainiere, bis der Ablauf im Schlaf sitzt – nicht, bis Ihr beide müde seid. 

5. Recruiting – besser als der Fachkräftemangel

Systemgastronomen lassen eine Filiale nicht eröffnen, wenn sie kein passendes Personal-Pipeline-Konzept haben. Bei Dir reicht oft eine einzige Kündigung, um den Terminplan ins Wanken zu bringen. Hör Dir meine Podcast-Folgen 3 bis 7 zum Thema „Personal gewinnen und behalten“ an oder, wenn Du sie kennst, hör sie nochmal – diesmal mit Checkliste. 

Zahlen, bitte! Ohne KPIs ist alles Glückssache 

Mehr Effizienz ohne messbare Kennzahlen ist wie Autofahren ohne Tacho. Wer permanent über Personalmangel klagt, aber nie Daten zu Wartezeiten, Recall-Quote oder Auslastung erhebt, spielt Lotto. Starte mit einem Kennzahlen-Dashboard – oder melde Dich zu meinem dreistündigen Workshop „Kennzahlenmanagement“ an. Dort bekommst Du nicht nur das Know-how, sondern auch das Excel-Template, mit dem Du morgen loslegen kannst. 

5. Mut zum Wandel – raus aus der Schuhschachtel 

McDonald’s eröffnet nur Standorte, deren Immobilie den idealen Grundriss zulässt. Wir Ärzte dagegen halten tapfer an unserer Schuhschachtel fest und wundern uns, dass Modernisierung, Digitalisierung und Fortbildung immer teurer werden. 

Kleine Ein- oder Zwei-Behandler-Praxen haben es künftig schwer, die nötigen Investitionen zu stemmen. In meinen 20 Jahren Beratung habe ich dutzendfach erlebt, wie ein geplanter Umzug in größere, prozessorientiert geschnittene Räume das Wachstum befeuert. Wenn Dich die Vision juckt, aber der Weg schreckt: Melde Dich gern für ein unverbindliches Gespräch. 

• Hör Dir die Recruiting-Folgen 3–7 an und setz mindestens einen Tipp nächste Woche um. 
• Check Deine Praxissoftware: Unterstützt sie Dich – oder nur Dein Blutdruckmessgerät? 
• Skizziere einen neuen Grundriss auf Papier. Wo wären Laufwege am kürzesten? 
• Definiere eine Kennzahl, die Du ab morgen täglich trackst. Eine reicht fürs Erste. 

Setzt Du nur einen dieser Punkte um, bekommst Du sofort spürbar mehr Effizienz. Kombinierst Du alle fünf, wirst Du vom Hausarzt-Drive-In zum Best-Practice-Beispiel – ganz ohne Fritteuse. 

Du hast Fragen oder brauchst Rückenwind? Schreib mir eine Mail mit dem Betreff „Kennzahlen-Workshop“ oder ruf einfach durch.

Ich freu mich drauf! 
Dein Wolfgang Apel