Chaos im Team? Mit diesen 5 Schritten hast Du wieder Ruhe: Teil 1

Schritt 1: Führungs- und Kommunikationskultur etablieren

Das Fundament jeder Praxisführung ist eine klare und respektvolle Kommunikationskultur. Ohne die ist alles andere wie auf Sand gebaut.

Wie geht’s konkret?

1. Die Basis ist ein Führungsleitbild.
   Ich rede hier nicht von einem 20-seitigen Word-Dokument, das niemand liest. Nimm 3 drei Kernwerte – zum Beispiel Transparenz, Wertschätzung und klare Erwartungen und schreibee diese groß auf eine Seite. Hängen sie in den Pausenraum und leben sie vor.
2. Einmal pro Woche ein kurzes Teammeeting.
   Hier geht es nicht um epische Teamkonferenzen, sondern um kurze Abstimmungen: 20-30 Minuten in einer Einbehandlerpraxis und max. eine Stunde in entsprechend großen Teams. Mehr braucht es nicht, um Klarheit zu schaffen:
   Was ist diese Woche wichtig, was läuft gerade gut und wo hakt es?
   Dazu gehören natürlich auch klare Vereinbarungen: Wer macht was bis wann? 
   Ergänzt wird das Ganze durch eine einfache Feedback-Routine:
   Jeder bringt zwei Beobachtungen ein: Eine positive und einen Verbesserungswunsch. Das geht schnell und schafft Balance zwischen Anerkennung und Weiterentwicklung.
3. Einmal im Monat eine kleine Beobachtungsrunde durch die Praxis.
   Das bedeutet: Du gehst einfach mal bewusst durch die Praxis, nicht um Fehler zu suchen, sondern um ein Gefühl für den Alltag zu bekommen.
   Frage kurz nach: ‚Wie läuft’s gerade? Gibt es etwas, das Dir die Arbeit erleichtern würde?‘
   Schon wenige Minuten reichen, um Themen aufzuspüren, die sonst nie bis zu Dir durchdringen – und Dein Team spürt: Der Chef interessiert sich wirklich für unsere Arbeit.“

Diese 3 Punkte um Führungs- und Kommunikationskultur zu etablieren sind doch jetzt wirklich nicht so kompliziert, oder?

Aber woran, verdammt noch mal, scheitert es denn dann? Viele Praxisinhaber nehmen es sich vor, aber dann frisst der Alltag die guten Vorsätze auf.

Mein Tipp: Blocke Dir feste Zeiten im Kalender. Denn Führung passiert nicht nebenbei, sondern braucht Termine.

Das Beste: Du kannst den Erfolg der vorgenannten Maßnahmen ganz genau messen: über die Mitarbeiterzufriedenheit, die Anzahl geführter Feedbackgespräche und die Zeit, die vergeht, bis Konflikte gelöst sind.

Schritt 2: Rollenklarheit und Delegation

Kaum etwas sorgt für mehr Frust als Doppelarbeit. Klassiker: Zwei MFAs telefonieren gleichzeitig mit derselben Patientin, weil beide dachten, die andere hätte den Rückruf vergessen.

Dabei ist es wirklich einfach, Ordnung rein zu bringen: Lege für die wichtigsten Prozesse und Abläufe in der Praxis einmal schriftlich fest, wer eigentlich wofür zuständig ist.

Das Ganze nennt sich RACI-Modell, klingt hochtrabend, ist aber im Alltag extrem hilfreich. RACI ist ein Kunstwort, das aus den Anfangsbuchstaben der englischen Worte Responsible, Accountable, Consulted und Informed besteht.

Zu gut Deutsch bedeutet das in der Praxis,

• Responsible: Wer ist Verantwortlich, wer packt die Aufgabe konkret an?
  Beispiel: Frau Müller gibt die Termine ins System ein.
• Accountable: Wer trägt am Ende die Verantwortung und hat das letzte Wort? Beispiel: Die Praxismanagerin entscheidet, ob die neue Terminlogik übernommen wird.
• Consulted: Wer sollte vorher gefragt werden, weil er Erfahrung hat oder betroffen ist? Beispiel: Die Ärzte geben Input, wie viel Zeit ein bestimmter Terminblock braucht.
• Informed: Wer muss nur wissen, was entschieden wurde, ohne selbst mitzumischen? Beispiel: Das ganze Team bekommt die neue Terminregelung im Wochenmeeting kurz vorgestellt.

So verhinderst Du, dass zwei Leute dieselbe Arbeit machen – oder gar keiner. Gleichzeitig weiß jeder sofort, wer sich an wen wenden muss, wenn eine Entscheidung gebraucht wird.

Außerdem gilt es für jede Rolle 2–3 Kernaufgaben festzulegen – so weiß jeder sofort, was auf seinem Tisch liegt und was nicht. Wichtig: Auch gleich notieren, wo die Grenze ist. Also: Welche Entscheidungen darf die MFA selbst treffen und bei welchen Punkten muss sie kurz Rücksprache halten? So hat jeder Orientierung und gleichzeitig das gute Gefühl, im richtigen Rahmen Verantwortung übernehmen zu dürfen.

Leider glauben Praxisinhaber vielfach, Rollenklärung sei Bürokratie. In Wahrheit spart sie Zeit und Nerven. Außerdem kannst Du an der Zufriedenheit des Teams das Ergebnis der Rollenklärung messen.

Hilfreich kann übrigens auch ein kurzes, wöchentliches Stand-up-Meeting sein – 5 bis 10 Minuten reichen völlig aus. Ziel ist es, offene Punkte direkt zu klären, bevor sie sich stapeln. Stell Dir sich das wie einen kurzen Morgen-Appell vor: Jeder sagt in einem Satz, woran er gerade arbeitet und ob es irgendwo hängt. Das verhindert Missverständnisse und spart die langen Diskussionen, die sonst zwischen Tür und Angel entstehen.“

Übergaben beim Schichtwechsel sichern

Übergaben sind wie Staffelstäbe im Sprint: Wenn der eine loslässt und der andere nicht richtig zugreift, landet das Ding am Boden.

Deshalb: Halte Übergaben schriftlich fest – nicht lang, aber klar:
‚Frau Meier wartet noch auf den Laboranruf, Herr Schulz braucht nächste Woche einen Termin.‘ So weiß das nächste Team sofort Bescheid, und die Patienten spüren, dass sie bei Euch durchgängig gut aufgehoben sind.