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[74] – Das wöchentliche Teammeeting – Last oder Lust?

Das wöchentliche Teammeeting – Last oder Lust?

Lesezeit ca. 4 Min.

Jede Praxis führt sie durch. Doch was bringen sie wirklich?
Regelmäßige Team-Meetings gehören theoretisch zum festen Bestandteil in jedem Praxisalltag. In vielen Praxen erleben wir aber, dass aufgrund von vielem Gerede mit wenigen Ergebnissen bei der Regelmäßigkeit und Durchführung gerne mal geschludert wird. Aber was wäre, wenn Du Deine Meetings so gestalten könntest, dass tatsächlich Prozesse optimiert, Entscheidungen getroffen und das Team gestärkt wird?

In diesem Beitrag zeige ich Dir, wie Du mit einer klaren Struktur und etwas Vorbereitung aus Deinem wöchentlichen Meeting ein echtes Führungsinstrument machen. Und das mit System.

Die wichtigste Frage zuerst: Was ist das Ziel eines Teammeetings?

Die Antwort ist simpel und doch häufig vergessen:
Ein Teammeeting soll dem Team Raum geben, sich einzubringen – mit allem, was den Praxisalltag betrifft:

  • Was läuft gut?
  • Wo hakt es?
  • Was muss besser werden?

Ziel ist es, gemeinsame Lösungen zu entwickeln, die den Arbeitsalltag effizienter und angenehmer machen und zwar für alle Beteiligten.

Doch genau das gelingt nur, wenn Meetings strukturiert vorbereitet, sinnvoll moderiert und professionell nachbereitet werden.

Vorbereitung: Das Klemmbrett-Prinzip

Wer echte Ergebnisse möchte, muss systematisch vorgehen.
Ein bewährtes Werkzeug ist das klassische Klemmbrett, das an einem zentralen Ort für alle Mitarbeiter zugänglich ist. Hier trägt jeder im Laufe der Woche ein, was sie oder ihn stört, wo es hakt oder was verbessert werden sollte. Wichtig: Jeder Eintrag erhält ein Kürzel.

Am Tag des Meetings nimmst Du das Blatt zur Hand und fügst die Punkte der Mitarbeiter in Deine Tagesordnung ein. Diese wird zu Beginn des Treffens schriftlich an das Team ausgegeben.

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Die 5-Punkte-Agenda für effektive Meetings

Die Tagesordnung folgt einem klaren standardisiertem und wiederholbaren Schema. Achte bei der Durchführung aber darauf, dass mindestens 2/3 der Zeit des Meetings an deine Mitarbeiter und deren Anliegen gehen.

  1. Begrüßung
    Starte immer positiv. Freundlichkeit wirkt, auch wenn es mal schwierige Themen gibt.
  2. „Da könnten wir was besser machen …“
    Bringe ein bis zwei eigene Punkte ein. Halte dich möglichst knapp und sei dabei lösungsorientiert.
  3. „Kurz nachgefragt …“
    Hier hakst Du nach: Was wurde beim letzten Mal beschlossen? Wurde es umgesetzt?
    Wichtig: Konsequentes Nachfassen erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Änderungen wirklich umgesetzt werden.
  4. „Kurz informiert …“
    Informationen zu Terminen, Praxisorganisation oder geplanten Änderungen gehören hierher.
  5. „Themen aus dem Tagesgeschäft …“
    Jetzt übernimmt das Team: Die zuvor auf dem Klemmbrett notierten Themen werden – unkorrigiert – eingebracht. Jeder Mitarbeiter stellt seinen eigenen Punkt vor.
    Deine Rolle? Sie moderieren. Nicht dominieren.

Wertvoller Tipp: Je stärker das Team Lösungen selbst entwickelt, desto größer ist die Identifikation mit dem Ergebnis. Mitarbeiterbindung beginnt genau hier.

Meetingzeit ist Arbeitszeit

Ein organisatorischer, aber oft übersehener Punkt:
Wenn das Meeting, wie in vielen Praxen, in der Mittagspause stattfindet, verwandelt sich diese Pause in vergütungspflichtige Arbeitszeit. Kläre das im Zweifel mit einem Anwalt für Arbeitsrecht.

Nachbereitung: Protokoll mit Wirkung

Die wichtigste Regel bei der Nachbereitung lautet: Jedes Meeting braucht ein Protokoll.

Unsere Empfehlung:

  • Das Protokoll wird im Rundlauf von allen Mitarbeitenden unterschrieben – so wird Verbindlichkeit geschaffen.
  • Es ist Teil Eures digitalen Praxishandbuchs – und somit auch für neue Mitarbeiter Pflichtlektüre.

Was bedeutet das für Dich?
In kleinen Praxen kann es sinnvoll sein, die Protokolle selbst zu verfassen, zumindest so lange, bis Du jemanden dafür qualifiziert hast.
Denn: Das Protokoll ist nicht nur ein Verwaltungsdokument, sondern ein Führungsinstrument.

Dranbleiben lohnt sich

Erwarte keine Wunder nach dem ersten Meeting. Veränderung braucht Zeit und die Bereitschaft, gewohnte Abläufe zu hinterfragen.

Doch wenn Du dranbleibst, wirst Du feststellen:

  • Meetings werden produktiver.
  • Das Team wird engagierter.
  • Verbesserungen setzen sich durch.
  • Und echte Prozessoptimierungen werden erreicht.

Und wenn Deine Mitarbeiter das erste Mal mit einem Lächeln und echter Motivation weißt Du: Du bist auf dem richtigen Weg.

Du willst es richtig machen?

Wenn Du mehr Unterstützung bei strukturierte Teamführung, erfolgreiche Meetingformate oder dem Aufbau Deines digitalen Praxishandbuchs brauchst, begleiten wir Dich gerne dabei. Melde Dich einfach unter w.apel@medikom.org und vereinbare ein kostenloses und unverbindliches Erstgespräch. Gemeinsam können wir Deine Praxis von der Durchschnitts- zur Effizienzpraxis wandeln.

Dein Wolfgang Apel. 

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