[23] 5 sofort umsetzbare Tipps zur Umsatz- & Ertragssteigerung in der Zahnarztpraxis

5 sofort umsetzbare Tipps zur Umsatz- & Ertragssteigerung in der Zahnarztpraxis

Nachdem wir in den bisherigen Blogbeiträgen immer bewusst ganz grundsätzliche Themen angesprochen haben, die Ihnen als Praxisinhaber helfen, Ihre Arbeit an Ihrem Unternehmen Arztpraxis – völlig unabhängig von der jeweiligen Fachrichtung – leichter und effizienter zu erledigen, werden wir künftig auch Blogbeiträge schreiben, die sich an einzelnen Fachrichtungen orientieren. Das bietet die Möglichkeit, sehr viel konkretere Umsetzungstipps geben zu können. Dieser Beitrag richtet sich speziell an Zahnärzte.

Die wichtigsten Posten einer Zahnarztpraxis

Kurz zum Hintergrund des heutigen Themas: Im Frühjahr dieses Jahres haben wir den Beitrag „Warum die Inflation zum Risiko für Ihre Praxis werden kann“ veröffentlicht. Inzwischen sind auf diese Thematik eigentlich alle Medien und Berater mitaufgesprungen. Was uns dabei aber auffällt ist, dass überall vorrangig die Überprüfung der Kosten als probates Mittel zur Lösung angesprochen wird. Das ist zwar grundsätzlich ein guter Tipp, kann die Kostenexplosion, die in den kommenden zwölf Monaten auf Sie zukommt, aber keinesfalls lösen. Da geht es um ganz andere Dimensionen.

Schauen wir uns einfach mal ganz konkret die Zahlen an:

Die typische Ein-Behandler-Zahnarztpraxis macht gemäß Statistischem Bundesamt einen durchschnittlichen Jahresumsatz von 570.000 € und erwirtschaftet damit einen Reinerlös von 198.000 €. Wir wollen uns hier aber nun über die Kosten und Kostensteigerungen unterhalten. Auch die anteiligen Kosten kann man beim Statistischen Bundesamt genau nachlesen. Der wichtigste Posten für eine Zahnarztpraxis sind logischerweise die Personalaufwendungen. Diese liegen durchschnittlich bei knapp 30 %. Das wären für diese Beispiel-Praxis 165.000 € Personalkosten im Jahr.

Wenn die Inflationsrate, die derzeit bei 10 % liegt und laut ifo Institut im kommenden Jahr bei über 12 % liegen wird, sich wirklich so in den nächsten zwölf Monaten darstellt, ist es wohl realistisch, dass Mitarbeiterinnen in den Praxen dafür einen Ausgleich brauchen. Deswegen halte ich es für eine faire Größenordnung, davon auszugehen, dass sich die Personalaufwendungen um 10 % in den kommenden zwölf Monaten steigern werden.

Die zweitgrößte Kostenposition mit 6 % sind Praxis- und Labor-Bedarf. Das heißt, dass wir über eine Summe von 34.000 € im Jahr reden. Erst neulich hat die KZV Niederrhein eine Studie dazu veröffentlicht: Sie kommen derzeit bereits zu Steigerungen von 12 bis 14 % für Praxis- und Labor-Bedarf. Das ist aber nur der Anfang, denn sicherlich merken auch Sie bereits beim Einkauf, dass die Preise momentan explodieren. Wenn wir das ganz vorsichtig und zurückhaltend ansetzen, glaube ich, sind 15 % eine sehr konservative Betrachtung. Das wären also 5.000 € mehr an Kosten, die im kommenden Jahr auf Sie zukommen.

Bei der Miete mit 3,6 %, eine Größenordnung von 21.000 € im Jahr, ist es im Normalfall so, dass wir indexierte Mietverträge in den Praxen haben. Das bedeutet: Steigt die Inflation, steigt der Mietzins. Bei 10 % Inflation heißt das 10 % Mietsteigerung. Somit sind auf der Kostenseite über 2.000 € zu erwarten.

Nicht zu vergessen sind die Positionen Heizung, Strom, Gas und Wasser. Im Schnitt liegen die Kosten in einer Ein-Behandler-Praxis bei 4.000 €. Da sich diese Preise hierfür gerade verdoppeln, müssen Sie also den gleichen Betrag als Steigerung ansetzen.

Und wenn Sie das jetzt einfach addieren, kommen Sie zu dem Ergebnis, dass Sie mit rund 30.000 € Mehrkosten in den kommenden zwölf Monaten zu rechnen haben. 30.000 € ist dann doch schon ein ganzer Happen. Spätestens jetzt ist klar, wieso es mit einer Überprüfung der Kosten allein nicht getan ist. Es sei denn, irgendeine Praxis hat völlig absurde, unsinnige Kosten. Davon gehe ich aber nicht aus.

Somit haben wir uns die Frage gestellt: In welchen Bereichen Ihrer Zahnarztpraxis können Sie sofort aktiv werde, um direkt Mehreinnahmen zu generieren?

Daraus ergeben sich fünf relevante Positionen:

Der Steigerungssatz
Die HKP-Conversion
Die PZR-Quote
Die PAR-Richtlinie
Die Mehrkostenvereinbarung

Sicherlich kennen Sie alle Positionen und stellen sich jetzt die Frage, wo und wie Sie damit 30.000 € im Jahr ausgleichen können. Die Antwort ist ganz simpel.

1 | Der Steigerungssatz

Beginnen wir mit dem Steigerungssatz: Jeder weiß, dass die GOZ seit 1996 nicht mehr verändert worden ist. Was vielen jedoch nicht bewusst ist: Rein inflationsbedingt müssten Sie schon heute mit dem 3,6-fachen abrechnen, um das vom Wert her gleiche Geld zu erhalten, das Sie im Jahr 1996 erhalten haben – falls Sie damals zum 2,3-fachen abgerechnet haben. Und in den letzten 26 Jahren waren es jetzt wirklich keine großen Inflationsraten.

Statistisch ist es jedoch so, dass die meisten Zahnärzte den Großteil ihrer Position mit dem 2,3-fachen abrechnen. Überprüfen Sie bitte wirklich mal, ob das in allen Fällen gerechtfertigt ist und ob es nicht wirklich so ist, dass Sie mit Fug und Recht einen höheren Multiplikator ansetzen können.

Die grundsätzlichen Punkte der Begründung kennt glaube ich jeder selbst. Das Thema fachliche Spezialisierung ist sicherlich ganz vorne zu nennen. Die Themen Schwierigkeit bei der Behandlung und erhöhter Zeitaufwand hängen eigentlich nur von der Qualität Ihrer Dokumentation ab. Allein schon aus diesem Grund lohnt es sich doch zu überprüfen, wie sauber und akkurat Ihre Dokumentation ist. Da ist ganz viel rauszuholen. Denken Sie einmal darüber nach und stellen Sie sich bei jedem Patienten die Frage, ob das jetzt wirklich gerechtfertigt ist, dass Sie nur mit dem 2,3-fachen abrechnen oder nicht korrekterweise höher abrechnen könnten.

Sie werden feststellen, dass Sie natürlich nicht bei jedem, aber bei einer gewissen Anzahl von Patienten sehr wohl richtigerweise einen höheren Multiplikator ansetzen müssen. Und wenn wir davon ausgehen, dass das nur bei jedem zehnten Patienten der Fall ist – ich glaube, dass die Quote in Wahrheit deutlich höher liegt – dann sind nur diese 10 % eine Größenordnung von rund 12.000 € im Jahr. Es ist definitiv wert, darüber nachzudenken!

2 | Heil- und Kostenpläne

Es geht weiter mit unserem zweiten Thema, den Heil- und Kostenplänen. Besser gesagt mit der Realisierungsquote der Heil- und Kostenpläne in Ihrer Praxis.

Durchschnittlich, so sagt die KZPV, hat eine Zahnarztpraxis im Jahr etwa 160 HKPs mit einem Gesamtvolumen von knapp 150.000 €, die erstellt werden. Die interessante Frage ist jetzt, wie viel Prozent dieser erstellten Heil- und Kostenpläne am Ende wirklich realisiert wird.

Wenn wir neu in eine Zahnarztpraxis kommen und den Inhaber fragen, wie es bei ihm aussieht, bekommen wir meistens die typische Antwort: „Bei uns werden die eigentlich alle realisiert. Na ja, also mindestens 80 %, eher 90 % .“ Doch hier gibt es eine klaffende Differenz zwischen dem, was im Kopf des jeweiligen Praxisinhabers ist und den Zahlen, die die Praxis-Software hergibt. Denn, wenn wir das dann in Ruhe analysieren, stellen wir fest, dass wir irgendwo in der Größenordnung von 60 bis 65 % Realisierungsquote liegen. Und wenn wir uns einfach überlegen, dass 10 % mehr oder weniger Realisierung ein Volumen von 15.000 € hin oder her ausmachen, dann ist es wirklich interessant, sich Gedanken darüber zu machen, wie wir die Prozesse und Abläufe optimieren können, um eine höhere Conversion zu erreichen.

Gerade jetzt ist es der ideale Augenblick, Prozesse und Abläufe im Zusammenhang mit Heil- und Kostenplänen zu verändern, denn die Praxen stellen Stück um Stück auf den elektronischen Heil- und Kostenplan um, der seit 1. Juli möglich und zum 1. Januar 2023 verpflichtend ist. Ich gehe ich davon aus, dass Sie sich im Moment sowieso damit beschäftigen, respektive schon beschäftigt haben.

Der große Vorteil des neuen eHKP-Verfahrens ist sicherlich die Kalkulierbarkeit der Bewilligungszeiträume. Das, was wir bisher damit erlebt haben, ist umwerfend. Denn die Maximalzeit, die es bei einem unserer Kunden zur Bewilligung eines elektronischen Heil- und Kostenplans gedauert hat, lag bei zwei Tagen. Die Masse deutlich darunter.

Das bedeutet: So bald feststeht, dass bei einem Ihrer Patienten ein HKP erstellt wird, können Sie in Ihrer Praxis ganz sauber planen, wie der Prozess stattfinden soll und die Abläufe organisiert werden. Sie können also ab sofort grundsätzlich an diesem Tag gleich den nächsten Termin mit dem Patienten vereinbaren, in dem Sie den HKP inhaltlich mit ihm durchgehen und die Kosten besprechen, den zeitlichen Ablauf klären, sich die Patienteninformation unterschreiben lassen und somit die Behandlungstermine direkt vereinbart werden.

Vielleicht noch einen Satz zur Erklärung, wieso es so wichtig ist, ein Höchstmaß an Geschwindigkeit in diesen Prozess reinzubringen. Erfahrungsgemäß ist es so: In dem Moment, in dem Sie mit Ihrem Patienten darüber reden, dass eine Behandlung notwendig ist oder eine ästhetische Behandlung wünschenswert wäre, ist das Interesse des Patienten, diese Behandlung auch wirklich umzusetzen, extrem hoch. Mit jedem Tag, der vergeht, wird die Begeisterung für die Behandlung geringer und die Kosten erscheinen höher und größer. Deswegen bedeutet Geschwindigkeit in diesem Prozess das Hochhalten der Vorteile der Behandlung. Und je deutlicher der Patient die Vorteile vor Augen hat, desto größer ist seine Bereitschaft, die Behandlung auch wirklich durchführen zu lassen.

Diese Sympathie entsteht oftmals dadurch, dass die Patienten Ihnen ähnlich sind. Sie sind beispielsweise in einer ähnlichen Altersgruppe wie Sie, bewegen sich in einem ähnlichen sozialen Umfeld oder haben ähnliche Hobbys und Interessen.

3 | PZR-Quote

Beim Thema PZR ist es ein bisschen ähnlich wie bei den Heil- und Kostenplänen: Fragt man einen Praxisinhaber, wie hoch die Quote der Patienten ist, die regelmäßig an der PZR teilnehmen, kommt eine deutlich andere Zahl heraus, als wenn man die Praxis-Software befragt.

Sie können das gerne einmal mit Ihrer Praxis machen. Was glauben Sie, wie viel Prozent Ihrer Patienten in den letzten zwölf Monaten zur PZR bei Ihnen waren? Überprüfen Sie diese Zahl anschließend einmal in Ihrer Praxis-Software.

Zu diesem Thema gibt es zwei große Patientenbefragungen:

Die INSA-Studie, die besagt, dass 41 % der Patienten in den letzten zwölf Monaten bei der PZR waren.
Die Forsa-Studie aus dem gleichen Jahr mit gänzlich anderen Zahlen. Sie besagt nämlich, dass 61 % der Patienten in den letzten zwölf Monaten bei der PZR waren.

Es gibt natürlich noch eine dritte Zahl, und zwar die in Ihrem Kopf: Sie haben ja gerade nachgerechnet, wie viel Prozent Ihrer Patienten zur PZR bei Ihnen in der Praxis waren. Ich glaube, ganz unabhängig davon, welche dieser drei Zahlen wir jetzt zugrunde legen, sind wir uns darüber einig, dass noch relativ viel Luft nach oben ist. Doch wie können Sie es schaffen, deutlich mehr Patienten in die PZR zu bekommen?

Die Antwort ist wie so oft relativ einfach, denn es handelt sich hierbei um ein reines Kommunikationsproblem. Sie müssen einfach ein System entwickeln, wer aus dem Team wann mit dem Patienten in welcher Form über das Thema PZR redet.

Dafür gibt es in den meisten Praxen einen idealen Moment, nämlich die Situation, in der der Patient und Assistentin im Zimmer auf den Zahnarzt warten. Hier kann sich die Helferin, nach einem kurzen Blick auf den Computer, zum Patienten drehen und diesen beispielsweise fragen, ob es denn wohl stimmen kann, was im Computer steht, nämlich dass er schon mehr als zwei Jahre nicht mehr bei der PZR war. Und schon ist sie mitten im Thema.

Erarbeiten Sie am besten gemeinsam im Team einen Gesprächsleitfaden, damit jeder weiß, welche Punkte zu erwähnen sind und wie das Gespräch mit dem Patienten zu führen ist.

Ich habe für Sie gleich noch einen Tipp, mit dem mehrere von uns betreute Zahnarztpraxen ihren PZR-Umsatz beflügelt haben. Insbesondere wenn man den Patienten dazu rät, halbjährlich oder öfter zur PZR zu kommen, steht oftmals das Thema der Kosten als Hemmnis im Raum. Hier hilft der Hinweis auf die Möglichkeit einer Zusatzversicherung. Verschiedene Kollegen haben uns auf die PZR-Flatrate der bei Barmenia für 9 € monatlich hingewiesen. Es sind unter anderem beliebig viele professionelle Zahnreinigungen abgedeckt, und das ganze ohne Wartezeiten. Schauen Sie sich das gerne im Internet unter www.pzr-flatrate-sofort.de an und bilden sich Ihre eigene Meinung dazu.

Mein letzter Tipp zum Thema PZR: Die mir bekannten Praxen mit wirklich guten Ergebnissen in der PZR lassen keinen Patienten aus der Praxis, ohne dass ein neuer PZR-Termin vereinbart ist. Sprechen Sie doch einmal mit Ihrem Team darüber, wie Sie das in Ihrer Praxis umsetzen könntet. Selbst wenn es wirklich nur 10 % Ihrer Patienten sind, die ihr durch alle vorgenannten Tipps zusätzlich in die PZR bekommt, reden wir immer noch über eine Summe von rund 12.000 € im Jahr, die Sie zusätzlich damit generieren.

4 | PAR-Richtlinie

Durch die PAR-Richtlinien im vergangenen Jahr sind jedem von uns die grundsätzlichen Zahlen bekannt: Etwa 15 % der Patienten leiden an schwerer Parodontitis. Auf die einzelne Praxis umgelegt bedeutet das, dass wir über etwa 180 Fälle pro Einzelpraxis reden. Gemäß den Zahlen der KZBV wurden im letzten Jahr im Schnitt aber überhaupt nur für rund 10 % dieser Patienten ein HKP eingereicht.

Das bedeutet, dass es hier wirklich noch viel zu tun gibt. Eigentlich bedarf es in den meisten Fällen nur einer Optimierung der Abläufe und Prozesse, um bei jedem Patienten zu überprüfen, inwieweit dieser für eine PA-Behandlung in Frage kommt. Bezüglich des Einwands, dass ja eventuell am 25. Oktober wieder eine Deckelung für diese Behandlung eingeführt wird, empfehle ich nochmals eine Beschäftigung mit der vorhin bereits erwähnten PZR-Flatrate der Barmenia. Diese beinhaltet nämlich zusätzlich auch noch einen 100 % Versicherungsschutz für die Parodontose-Behandlung. Und auch für die PA-Behandlung gilt: Allein 10 % der betroffenen Patienten zusätzlich für eine PA-Behandlung zu gewinnen, generiert Ihnen Zusatzeinnahmen von rund 10.000 €.

5 | Mehrkostenvereinbarung

Bei der Mehrkostenvereinbarung habe ich für Sie einen ganz einfachen und wirkungsvollen Tipp: Was halten Sie davon, die ganze leidige Diskussion um MKVs aus dem Behandlungszimmer raus zu nehmen und sich die Zustimmung des Patienten bereits vorab einzuholen?

Nun fragen Sie sich sicher, wie das funktionieren soll. Eigentlich ganz einfach: Indem Sie das Thema nett verpackt in Ihrem Anamnesefragebogen integrieren.

Dort könnten Sie beispielsweise folgende Frage aufnehmen: „Wie möchten Sie, dass wir vorgehen, falls bei Ihren Zähnen jetzt oder zukünftig gebohrt werden muss und dadurch die Notwendigkeit einer Füllung besteht?“.

Im Anschluss kann der Patient zwischen drei Antworten wählen, in denen Sie die Vor- und Nachteile der jeweiligen Füllung in einem Satz darstellen und ihm den in etwa zu erwartenden Preis nennen.

Und das war auch schon alles! Damit ist die leidige Diskussion um das liebe Geld aus dem Behandlungszimmer raus und der Patient kann ganz in Ruhe entscheiden, was er will. Das ist sowohl für ihn, als auch für Sie weit angenehmer als, die stressige Situation im Zimmer. Sie werden erstaunt sein, wie viele Ihrer Patienten bereit sind, für bessere Optik und längerer Haltbarkeit Geld zu bezahlen. Probieren Sie es einfach ein Quartal lang aus!

Extra-Tipp: Genau wie dieses Thema, können Sie auch andere Leistungen bereits im Anamnesbogen abfragen. Bleaching, Veneers und Implantate eignen sich ganz wunderbar dazu.

Oftmals ist man erstaunt, welche Patienten da plötzlich bereit sind, Geld für gute Medizin und Ästhetik auszugeben, von denen man es vorher überhaupt nicht erwartet hätte. Am meisten wird Sie aber erstaunen, welche Zusatzeinnahmen für Ihre Praxis mit Hilfe dieses kleinen Schachzugs möglich sind, wenn die Frage richtig gestellt und Antworten optimal formuliert sind.

Selbst wenn Sie mit diesem Konzept überhaupt nur bei 2-3% Ihrer Patienten zusätzliches Interesse an den vorgenannten Leistungen wecken, reden wir hier ganz schnell über Größenordnungen zwischen 10 und 20.000 €, die Sie zusätzlich pro Jahr dadurch generieren!

Fazit

Wenn Sie jetzt alle genannten Einzelpositionen addieren, wird ein Betrag zusammenkommen, der es Ihnen wirklich möglich macht, die Kostenexplosion der kommenden 12 Monate mehr als auszugleichen.