[29] So finden Sie die richtigen Mitarbeiter für Ihre Praxis, wenn es mal schnell gehen muss


So finden Sie die richtigen Mitarbeiter für Ihre Praxis, wenn es mal schnell gehen muss

Wenn Sie meinen Blog schon länger lesen, kennen Sie vielleicht bereits den ersten Blogbeitrag zum Thema „Personal gewinnen & behalten“ – in dem es konkret darum geht, wie Sie mehr Bewerbungen auf Ihre Stellenausschreibungen generieren 

  • Der erste wichtige Schritt ist es, Ihren eigenen Bedarf zu definieren und eine Stellenanzeige zu formulieren, die sich von anderen Arztpraxen abhebt.  
  • Diese Stellenanzeige gilt es dann zu teilen. Ich verrate Ihnen in dem Blogbeitrag ganz genau, wie Sie mit wenig Aufwand und keinen Kosten auf so vielen Plattformen wie möglich präsent sind: Dazu gehören die Bundesagentur für Arbeit, Google for Jobs und – ganz wichtig – Ihre eigene Karriereseite auf Ihrer Website.  

Wenn Sie den Blogbeitrag bereits gelesen und die Tipps umgesetzt haben, wissen Sie sicherlich, dass man damit wirklich mehr und verlässlich immer wieder Bewerber generieren kann. Jedoch haben Sie vielleicht auch schon festgestellt, dass die Sache einen Haken hat: Leider ist die Bewerbergenerierung über diese Kanäle nicht wirklich steuerbar und wenn Sie mit Ihrer Praxis gerade unter Druck stehen, weil Sie dringend einen neuen Mitarbeiter brauchen, werden dir diese Tipps nur bedingt weiterhelfen. Denn die Wahrscheinlichkeit ist gering, dass Sie in kurzer Zeit aus der Masse der Bewerbungen auch einen wirklich guten Bewerber ausfindig machen und bei Ihnen einstellen können.  

 

Wenn Ihre Suche nach einem neuen Mitarbeiter also gerade drängt, dann ist der heutige Blogbeitrag genau der richtige für Sie. In diesem Blogbeitrag zeige ich Ihnen einen ganz anderen Weg, auf dem Sie schnell qualifizierte Bewerber für Ihre Praxis finden. 

Der zweite Bewerbermarkt

Tatsächlich ist es so, dass nur etwa 3% der MFAs und ZFAs in Deutschland aktiv auf der Suche nach einem neuen Job sind. In diesen 3% suchen all Ihre Kollegen mit ihren Stellenanzeigen nach neuen Mitarbeitern und diese 3% erreichen auch Sie mit den Tipps aus Blogbeitrag zum Thema Bewerbungen generieren. Bei diesem Vorgehen müssen die MFAs und ZFAs aktiv suchen, um Ihre Stellenausschreibung zu finden – und das machen eben nur diese 3%, die wirklich auf Jobsuche sind. 

 

Es gibt aber noch einen sogenannten zweiten Bewerbermarkt: Studien belegen seit Jahren, dass etwa 45% aller MFAs und ZFAs zwar eine feste Anstellung haben, in dieser aber nicht wirklich zufrieden sind und angeben, dass sie ein attraktives Angebot sofort annehmen würden. Kurzum: Es gibt eine große Schar von MFAs und ZFAs, die sich unter normalen Umständen nicht auf Ihre Stellenausschreibung bewerben, weil sie nicht aktiv nach ihr suchen. Wenn Sie aber aktiv auf diese Gruppe zugehen und sie Ihr Angebot als wirklich gut empfinden, haben Sie eine extrem hohe Chance, einen wirklich tollen neuen Mitarbeiter zu gewinnen.

Personalrecruiting über die sozialen Medien

Wie können Sie das machen? Und was ist dabei zu beachten?  

Eigentlich ist es total einfach: Sie nutzten für diese Art von Personalrecruiting die sozialen Medien, die sowieso alles über jeden wissen. Das ermöglich es Ihnen, in einer bestimmten Region, nämlich im Umfeld Ihrer Praxis, eine Werbeanzeige in den sozialen Medien auszuspielen, die genau die Leute erreicht, die Sie vorher definiert haben.  

 

Und jetzt kommt der spannende Teil: Wenn Sie sie mit dieser Werbung richtig ansprechen und mit Ihrem Angebot überzeugen, dann schicken sie Ihnen ihre Kontaktdaten. Und schon sind Sie mit potenziellen neuen Mitarbeitern im Gespräch, die Sie sonst nie erreicht hätten, und können herausfinden, ob ihr zusammenpasst.  

Werbeanzeigen selbst schalten – so geht’s:

1| Werbekonto einrichten

Schauen wir uns einmal im Detail an, wie Sie so eine Werbeanzeige erstellen: Jeder von uns kennt die Werbeanzeigen in den sozialen Medien – sicherlich sehen auch Sie sie jedes Mal, wenn Sie auf Facebook, Instagram oder einem der sonstigen Kanäle unterwegs sind.  

 

Die Wahrheit ist, dass Sie diese Werbeanzeigen komplett selbst erstellen können. Sie brauchen dafür keine professionelle Werbeagentur. Alles, was Sie brauchen, ist ein Facebook Business Account, also einen Account für Ihr Unternehmen Arztpraxis. Darüber können Sie den Werbeanzeigenmanager nutzen und selbst Werbeanzeigen auf Facebook und Instagram ausspielen. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie das alles finden und wie es geht, empfehle ich Ihnen einmal auf YouTube nachzuschauen: Dort gibt es sehr viele, wirklich gute Erklärvideos rund um Facebook-Konten, den Business Manager und wie man ein Werbekonto einrichtet.  

2 | Tagesbudget festlegen

Im Werbekonto selbst können Sie einstellen, welches Tagesbudget Sie maximal für Ihre Werbeanzeige ausgeben möchten. Wie viel Sie hier investieren, ist Ihnen überlassen, aber um mal ein paar konkrete Zahlen zu nennen: Je nachdem wie hoch der Druck ist, einen neuen Mitarbeiter zu finden, arbeiten wir normalerweise mit Tagesbudgets zwischen 30 und 100 Euro. Je nachdem wie gut Ihre Werbeanzeige funktioniert und wie gut Ihre Landingpage ist, kostet Sie ein Bewerber am Ende zwischen 25 und 250 Euro. Dazu was eine Landingpage ist und wie Sie sie einsetzen, erkläre ich im Verlauf dieses Blogbeitrages noch.  

 

Sie sehen: Die Bandbreite, was eine Bewerbung Sie kosten kann, ist sehr groß. Aber ich sage ganz ehrlich: Wenn ich unter Zeitdruck einen neuen Mitarbeiter finden müsste, würde ich viel lieber 2.000 Euro in Facebook- und Instagram-Werbung stecken als 2.000 Euro in eine Anzeige bei Indeed oder sonstigen Portalen, wo Sie einerseits mit all den anderen Anzeigen konkurrieren müssen und Sie andererseits auch wieder nur in dem Teich der 3% aktiv Suchenden fischen. 

3 | Werbeanzeige erstellen

Haben Sie Ihr Werbekonto grundlegend eingerichtet, geht es daran, eine Werbeanzeige zu erstellen: Dafür brauchen Sie nur ein Bildbearbeitungsprogramm, ein nettes Bild von Ihrem Praxisteam und Ihnen sowie einen kurzen Satz, der zeigt, wen Sie suchen und was die Stelle in Ihrer Praxis ausmacht.  

 

Am meisten Erfolg haben unserer Erfahrung nach, die Anzeigen, die etwas außergewöhnlich gestaltet sind – die auffällig sind und hervorstechen! Wir haben da schon ganz unterschiedliche Aufmachungen ausprobiert:  

  • Zum Beispiel lassen wir den Praxisinhaber in einer Anzeige Kopf stehen.  
  • Oder wir arbeiten mit verschiedenen Illustrationen, was immer sehr gut aussieht.  
  • Oder wir nutzen einfach auffällige Farben: So etwas können Sie problemlos mit jedem Bildbearbeitungsprogramm umsetzen – bei vielen Handys geht es sogar mit dem vorinstallierten Programm.  

 

Das kleine kreative Kunststück ist eher der Text. Eins meiner Lieblingsbeispiele für einen tollen Werbetext ist: „Für die Rezeption unserer Zahnarztpraxis suchen wir drei Männer oder eine Frau“. Dieser Text hat hervorragend funktioniert! Er ist witzig, er ist ein Kompliment an alle Frauen und er beinhaltet in aller Kürze alle wichtigen Informationen: Eine Zahnarztpraxis sucht eine Rezeptionistin.  

 

Sie können bei der Gestaltung der Werbeanzeige unheimlich kreativ werden und es ist die ideale Aufgabe, um Ihr gesamtes Praxisteam einzubinden: Denken Sie doch einmal gemeinsam darüber nach, wie man die zu besetzende Stelle und die Arbeit bei Ihnen nett, witzig und mit wenigen Worten beschreiben kann. Ziel ist es, mit Ihrer Werbeanzeige optisch und textlich herauszustechen und die Aufmerksamkeit von Menschen zu erreichen, die in Ihrer Zielgruppe sind. In diesem Fall wollten wir nur Menschen erreichen, die in einer Zahnarztpraxis arbeiten und Interesse an einem Job als Rezeptionistin haben.  

 

Ist so eine Person mit ihrem Job auch nur ein wenig unzufrieden und Ihre Anzeige bringt sie zum Lachen, haben Sie ihr Herz schon halb gewonnen. Sie wird sich denken: „Mensch, wenn schon die Stellenanzeige mich zum Lachen bringt, wie ist es dann wohl erst, in dieser Praxis zu arbeiten?“ Und schon klickt ein neuer potenzieller Mitarbeiter auf Ihre Anzeige, den Sie sonst nie erreicht hätten.  

Landingpage auf Ihrer Website bauen

Mit dem Klick auf die Anzeige erreicht Ihr neuer potenzieller Mitarbeiter den nächsten Schritt und kommt auf eine Landingpage. Eine Landingpage ist sozusagen eine Mini-Website, die nur aus einer Seite besteht. Auch hier brauchen Sie keine professionelle Unterstützung: Es gibt zig kostengünstige Anbieter, die es Ihnen ermöglichen, nach dem Baukasten-Prinzip und ohne technische Vorkenntnisse, eine eigene Landingpage zu bauen.  

 

Inhaltlich hat die Landingpage den Zweck, den Interessenten, den Sie mit Ihrer Anzeige neugierig gemacht haben, mit weiteren Informationen zu versorgen:  

  • Wer sind Sie?  
  • Was für eine Praxis seid ihr?  
  • Was erwartet den Interessenten in Ihrer Praxis?

1 | Praxis detailliert schildern

Hierbei ist eine Sache wirklich wichtig: Beschreiben Sie sowohl Ihre Praxis als auch die ausgeschriebene Stelle so detailliert und authentisch wie möglich. Der größte Fehler, den Praxisinhaber meines Erachtens bei der Personalsuche machen, ist es, nicht genug Zeit in die Stellenausschreibung zu investieren. Das erschwert schon die normale Personalsuche extrem – beim Personalrecruiting auf dem zweiten Bewerbermarkt wird es aber wirklich zum Problem.  

 

Versetzen Sie sich einmal in die Situation der Personen, die gerade auf Ihre Anzeige geklickt haben: Das sind noch keine Bewerber! Sie haben gerade einmal ihr Interesse geweckt und nun wollen sie wissen, bei wem sie sich genau bewerben und worauf sie sich bei dieser Stelle einlassen würden. Halten Sie sich immer vor Augen, dass diese Personen nicht dringend nach einer neuen Stelle suchen. Sie haben einen Job und Sie müssen ihnen wirklich Lust machen, sich bei Ihnen zu bewerben.  

 

Das schaffen Sie, indem Sie ihnen klar und deutlich sagen, was Sie von ihnen erwarten und was sie von Ihnen erwarten können. Sie müssen ein Gefühl dafür kriegen, ob Ihr Job besser ist als der Job, den sie gerade haben. Sie stehen sozusagen in einem Wettbewerb mit ihrem jetzigen Job und den können Sie nur gewinnen, indem Sie der Person Ihre Praxis offen und detailliert schildern:  

  • Was ist das für eine Praxis, bei der sie sich bewerben würden?  
  • Was ist das Besondere an der Praxis?  
  • Was erwartet sie als Mitarbeiter in der Praxis? Wie sieht das Team aus? Wer sind ihre Kollegen?  
  • Wie geht das Team miteinander um? Arbeiten sie nur zusammen oder unternehmen sie auch mal privat was? Organisiert die Praxis regelmäßig gemeinsame Events?  

 

Arbeiten Sie hier am besten auch mit Bildern von Ihnen, Ihrem Team und Ihren Team-Events. Es geht, wie gesagt darum, den Interessenten einen möglichst detaillierten Eindruck von Ihrer Praxis zu verschaffen und kein Text bringt Ihr Team und Sie so gut rüber, wie ein paar Bilder von Ihnen.  

2 | Werte und Visionen präsentieren

Und die letzte Frage, die auf Ihrer Landingpage geklärt werden sollte: Was sind die Werte und Visionen für die Praxis? 

 

Sicherlich haben Sie Werte und Visionen für Ihre Praxis definiert. Falls Sie sich noch nie detailliert mit ihnen auseinandergesetzt haben, lege ich Ihnen sehr ans Herz, das zu tun. Lesen Sie sich dazu am besten einmal diesen Blogbeitrag durch: Darin geht es um vier von sieben Aufgaben, die langfristig über den Erfolg Ihrer Arztpraxis entscheiden und die allererste Aufgabe ist es, Visionen und Werte für Sie und Ihre Praxis zu bestimmen.  

 

Es ist unglaublich wichtig, dass die Werte Ihrer Mitarbeiter mit Ihren Werten übereinstimmen. Vielleicht ist Ihnen das in der Vergangenheit auch schon einmal aufgefallen: Sie stellen einen neuen Mitarbeiter ein, weil er fachlich alles mitbringt, was Sie sich vorstellen und das an einem Probearbeitstag auch bewiesen hat. Am Ende funktioniert das Arbeitsverhältnis jedoch trotzdem nicht, weil es persönlich einfach nicht passt. Es gibt Menschen, die passen einfach nicht zusammen, und darauf wird aus meiner Sicht bei Einstellungsprozessen viel zu wenig geachtet.  

 

Kommunizieren Sie Ihre Werte und Visionen dagegen schon ganz offen auf Ihrer Landingpage, werden unpassende Personen sich gar nicht erst bei Ihnen bewerben. Sie bemerken dann nämlich selbst, dass das nicht die Praxis ist, in der sie sich wohlfühlen werden. Grundsätzlich gilt: Personen aus dem zweiten Bewerbermarkt sind nicht bereit, ihre aktuelle Stelle für eine Praxis zu verlassen, die sich nicht vollständig überzeugt. 

3 | Aufgaben beschreiben

Nach dem Informationsteil über Ihre Praxis stellt sich dem potenziellen Bewerber die nächste logische Frage:  

  • Wie würde meine Stelle in dieser Praxis aussehen?
  • Was sind die drei bis fünf Aufgaben, denen ich jeden Tag nachgehe?
  • Und welche Arbeit erwartet mich noch? 

Auch hier ist es ausschlaggebend, alle Aufgaben so detailliert wie möglich zu beschreiben. Mit jeder Beschreibung wird das Bild von Ihrer Praxis bunter und klarer und der Interessent kann immer besser entscheiden, ob er sich bei Ihnen bewerben möchte. Am Ende überzeugen Sie eine Person, die gerade eigentlich gar nicht auf der Suche nach einem neuen Job ist, nur wenn Sie ihr mehr Aufgaben bieten, die sie gut findet, als Aufgaben, die sie nicht gut findet. 

4 | Erwartungen kommunizieren

Nun ist dem potenziellen Bewerber klar, was Ihre Praxis ausmacht und wie seine Arbeit in Ihrer Praxis aussehen würde. Es fehlt noch ein letzter wichtiger Punkt, nämlich die Frage: Was erwarten Sie von dem Bewerber?  

 

In diesem Abschnitt können Sie – wieder ganz detailliert – darlegen, wie Sie sich Ihren Mitarbeiter vorstellen. Nennen Sie hier alle Themen, die Ihnen wichtig sind, von der gewünschten Arbeitserfahrung bis zu Must-Haves wie z. B. einem Röntgenschein. So kann der potenzielle Bewerber die Liste wieder für sich durchgehen und entscheiden, ob das passt oder nicht.  

5 | Was macht Sie besonders?

Nach all diesen harten Fakten rund um die Praxis, die Stelle und das Anforderungsprofil, können Sie den Bewerber noch auf einem ganz anderen Weg ansprechen. Dieser spielt vor allem auf dem zweiten Bewerbermarkt eine wichtige Rolle. Überlegen Sie sich für den letzten Teil Ihrer Landingpage einmal: Womit ist der potenzielle Kandidat auf seiner jetzigen Stelle eventuell unzufrieden, was bei Ihnen aber supercool ist?  

 

Und nein, das ist nicht das Gehalt. Dass die Bezahlung markt-, positions- und leistungsgerecht sein muss, steht außer Frage. Das Gehalt, soweit es die vorgenannten Voraussetzungen erfüllt, hat nichts mit der wirklichen Zufriedenheit in einem Job zu tun. Ist der potenzielle Kandidat nicht vollkommen unterbezahlt, wird er nicht für ein etwas besseres Gehalt in Ihre Praxis wechseln. Und die wirklich unterbezahlten Kandidaten sind auch nicht auf dem zweiten Bewerbermarkt zu finden, sondern suchen in der Regel bereits aktiv nach einer neuen Stelle.  

 

Die Personen auf dem zweiten Bewerbermarkt erreichen Sie mit ganz anderen Themen. Dazu gehört zum Beispiel der Bereich Weiterbildung. Vielleicht gibt es in Ihrer Praxis eine Fortbildungsbeauftragte, die einmal im Monat im Team-Meeting drei Fortbildungsangebote vorstellt, bei denen die Mitarbeiter sich anmelden können? Oder vielleicht haben Sie einen internen Karriereplan? Somit hätte der potenzielle Bewerber die Möglichkeit, sich bei Ihnen weiterzuentwickeln und neue Aufgaben zu übernehmen.  

 

Eine große Rolle spielt auch das Thema Anerkennung: Eine MFA oder ZFA ist vielleicht mit ihren Aufgaben und ihrem Team recht glücklich, aber was ihr fehlt, ist die Anerkennung des Chefs. Sie hat das Gefühl, jeden Tag alles für den Job zu geben und es wird gerade mal mit einem Kopfnicken gewürdigt.  

 

All das sind Punkte, die die potentiellen Kandidaten auf dem zweiten Bewerbermarkt ansprechen und für die sie bereit sind zu wechseln. Fragen Sie sich an dieser Stelle vielleicht selbst einmal kurz, wann Sie Ihre Mitarbeiter das letzte Mal gelobt haben. Wann haben Sie das letzte Mal etwas Nettes zu ihnen gesagt? Mein Rat ist: Machen Sie das in Zukunft am besten öfter, denn sonst sind auch Ihre Mitarbeiter auf dem zweiten Bewerbermarkt extrem empfänglich und bereit, den Job bei Ihnen aufzugeben.  

Schnell persönlichen Kontakt herstellen

Fassen wir kurz zusammen:  

  • Sie haben nun eine Werbeanzeige, die heraussticht und neugierig macht.  
  • Die Anzeige führt auf eine Landingpage, auf der die Interessenten detaillierte Informationen über Ihre Praxis, das Team, die Stelle, die Werte und Visionen sowie die Anforderungen finden.
  • Und zuletzt holt sie vielleicht noch einer der Punkte, wie Weiterbildung oder Anerkennung ab. 

Dann ist jetzt der Zeitpunkt, um den Sack zuzumachen und den persönlichen Kontakt zum Kandidaten herzustellen. Aber Achtung, auch wenn es Ihnen vielleicht nicht gefällt: Bitte verzichten Sie darauf, nun nach dem Lebenslauf, Anschreiben und 57 Zeugnissen zu fragen! Das hat der Interessent nämlich gerade gar nicht bereitliegen und auch keine Lust, diese Unterlagen zusammenzustellen. Zudem sind diese Unterlagen auch noch gar nicht wichtig.  

 

Im ersten Schritt geht es nur darum, den Namen und die Telefonnummer der Interessenten zu kriegen sowie eine Zeitangabe, wann sie gut zu erreichen sind. Diese Infos können sie schnell und ohne Vorbereitung mitteilen und Sie haben so die Möglichkeit, mit ihnen zu telefonieren und erstmal zu schauen, ob ihr grundlegend zueinander passt. Ist das gegeben, können Sie am Ende des ersten Kennlern-Telefonats die Bewerbungsunterlagen immer noch anfordern.  

 

Den Namen und die Kontaktdaten fragen Sie auf der Landingpage am besten mit einem Typeform ab. Das ist ein kostenloses Tool, das Sie einfach in Ihre Website einbinden können. Im Kontaktformular geben die Interessenten ihre Daten ein und sie werden automatisch per Mail an Sie versandt. Die Infos sollten aber nicht an die große E-Mail-Adresse der Praxis gehen, sondern an eine eigene Adresse für Bewerber, die direkt bei Ihnen landet. So können Sie sich wirklich umgehend mit den Interessenten in Verbindung setzen, denn Geschwindigkeit ist die halbe Miete! Es macht keinen Sinn, wenn Sie sich erst Tage später bei den Interessenten melden – da kann sich niemand mehr an Ihr Jobangebot erinnern. Dazu ist das Internet einfach viel zu schnelllebig.