[45] 3 Tipps für das Mitarbeiter-Jahresgespräch


3 Tipps für das Mitarbeiter-Jahresgespräch

Das Mitarbeiter-Jahresgespräch ist für viele Praxisinhaber eine lästige Pflicht, die sie eher als nervige Belastung, denn als wichtigen Baustein für eine gute Zusammenarbeit erleben. Dabei ist es ein unschätzbar wertvolles Führungsinstrument, dass das Vertrauen zwischen Praxisinhaber und Mitarbeiter stärken, die Teamzufriedenheit steigern und zu besseren Leistungsergebnissen führen kann. 

Welche Vorteile ein professionell geführtes Jahresgespräch für dich als Arbeitgeber hat und drei wichtige Tipps für gute Mitarbeitergespräche, erfährst du in diesem Beitrag.  

Das Jahresende steht vor der Tür und somit auch die von vielen Praxisinhabern als überflüssige Last empfundenen Gespräche zur jährlichen Leistungsbeurteilung. Bekanntlich gibt es ja auch Praxen, die diese Termine deshalb auch erst gar nicht mit ihren Mitarbeitern vereinbaren. Davon möchte ich abraten: Die jährlichen Mitarbeitergespräche sind nämlich nicht nur im QM verankert, sondern vor allem auch im §82 des Betriebsverfassungsgesetzes. Danach hat der Arbeitnehmer ein Recht darauf, dass mit ihm „die Beurteilung seiner Leistungen sowie die Möglichkeiten seiner beruflichen Entwicklung im Betrieb“ erörtert werden. 

 

Übrigens: Gerade der zweite Punkt ist für viele Mitarbeiter, mit denen eben genau dieses Gespräch über ihre Entwicklungsmöglichkeiten nicht geführt wird, mangels Perspektiven, oftmals ein Grund die Praxis zu verlassen. Hinzu kommt, dass die Leistungsbeurteilung dann zu einem hilfreichen Instrument der Mitarbeiterförderung wird, wenn Du einen wirklichen Dialog mit dem Mitarbeiter führst anstatt, wie von mir oft beobachtet, einen Monolog. 

Tipp #1: Erstelle einen einfachen Beurteilungsbogen

An dieser Stelle sagen mir viele Deiner Kollegen, dass sie das ja gern würden, aber von ihren Mitarbeiterinnen kommt im Gespräch nichts. Diese Situation kannst Du mit einem einfachen Trick ändern, womit wir auch gleich beim ersten Tipp für das Jahresgespräch wären: 

 

Erstelle einen ganz einfachen Beurteilungsbogen, in dem du sechs bis zehn Kriterien aufführst, über die Du mit jeder Deiner Mitarbeiterinnen reden möchtest. Diesen Bogen gibst Du jeder Mitarbeiterin zwei Wochen vor dem jeweiligen Gesprächstermin und bittest sie, diesen als Selbstbeurteilung auszufüllen und zu Euerm Gespräch mitzubringen. Du selbst füllst den gleichen Bogen aus und beim Gesprächstermin legt ihr die einfach nebeneinander. Deine ganze Aufgabe besteht nun darin mit der Mitarbeiterin darüber zu reden, wie die jeweilige Beurteilung zustande kommt und was getan werden muss, damit diese beim nächsten Mal besser ausfällt. Dazu weiter unten mehr.  

 

Mögliche Beurteilungskriterien  

Welche Beurteilungskriterien kann der Bogen enthalten? Einige liegen sicherlich auf der Hand:  

  • das Arbeitstempo 
  • die Arbeitsqualität und Sorgfalt 
  • die Freundlichkeit und
  • die Teamfähigkeit. 

 

Darüber hinaus sind auch Themen wie 

  • die Belastbarkeit der jeweiligen Mitarbeiterin oder 
  • deren Initiative und Motivation 

Kriterien, die man sehr gut in so einem Jahresgespräch beleuchten kann und die somit dann auch auf dem Beurteilungsbogen aufgeführt sein sollten. 

 

Wir haben im Rahmen unseres Pakets zur leistungsorientierten Mitarbeiterbezahlung inzwischen um die 20 Kriterien aufgeschlüsselt und offen gesagt sind Deiner Fantasie da keine Grenzen gesetzt. Nimm Dir einfach mal eine halbe Stunde Zeit und stelle die Kriterien zusammen, die für Dich und Deine Arztpraxis von Bedeutung sind. 

 

Bewertung nach 5 Kategorien 

Die jeweilige Bewertung der einzelnen Kriterien empfiehlt sich ganz einfach über ein Punktesystem in fünf vordefinierte Kategorien zu machen: 

 

  • Kategorie 1: Anforderungen werden nicht erfüllt, 
  • Kategorie 2: Anforderungen werden überwiegend erfüllt, 
  • Kategorie 3: Anforderungen werden erfüllt, 
  • Kategorie 4: Anforderungen werden übertroffen, 
  • Kategorie 5: Anforderungen werden dauerhaft, erheblich übertroffen. 

 

Somit brauchst auch Du nur wenige Minuten für die Vorbereitung auf die Mitarbeitergespräche, da Du ja nur Deine Einschätzung der Mitarbeiterin durch Ankreuzen der jeweiligen Kategorie dokumentieren musst. 

Tipp #2: Sorge für eine vertrauensvolle Atmosphäre

Mitarbeiter gehen in der Regel mit einer gewissen Anspannung in ein Gespräch, in dem es um die Beurteilung Ihrer Leistung geht. Sorge für eine angenehme, wertschätzende und vertrauensvolle Atmosphäre. Geh‘ also bitte nicht gehetzt, sondern ruhig und konzentriert in diese Gespräche. Du kannst mit kleinen Gesten, z. B. einem Teller mit Weihnachtsgebäck und dem Angebot einer Tasse Kaffee Wärme und Freundlichkeit signalisieren. 

 

Leistungsbeurteilung ist keine gerichtliche Urteilsverkündung, sondern die Möglichkeit durch respektvolles Feedback die Zusammenarbeit in der Zukunft angenehmer und erfolgreicher zu gestalten. Gerade das Konzept mit dem vorhin angesprochenen Beurteilungsbogen bietet dazu eine wunderbare Grundlage.

 

Beurteilungen erklären lassen 

Wie bereits erwähnt besteht Deine Aufgabe bei dem Gespräch mit der Mitarbeiterin darin, zu erfragen, welche Überlegungen bei der Mitarbeiterin zu der jeweiligen Eigenbeurteilung geführt haben. Das geht ganz einfach mit der Frage:  

 

„Frau Meier, bei dem Punkt Arbeitsqualität sehen Sie in Ihrer Selbstbeurteilung die Anforderungen als voll und ganz erfüllt an. Wie kommen Sie zu dieser Ansicht?“ 

 

Jetzt muss sie ja was dazu sagen. Das wiederum bietet Dir die Möglichkeit Deine Einschätzung zu diesem Punkt genauer zu erläutern, um der Mitarbeiterin aufzuzeigen, was Du von ihr erwartest, um auch von Dir die gleiche Beurteilung zu erhalten. Außerdem kannst Du sie auch noch fragen, welche Möglichkeiten sie denn sieht, um sich in diesem Punkt weiter zu verbessern. 

 

Natürlich solltest Du ihr auch konkret mitteilen, was für Vorstellungen Du hast, um jemandem in diesem Punkt eine bessere Beurteilung zu geben. Damit bekommt Deine Mitarbeiterin ein klares Verständnis davon, wie sie sich verbessern kann. Und das ist doch eigentlich eines der wichtigen Ziele eines solchen Gesprächs, oder? 

 

Tipp #3: Über die berufliche Weiterentwicklung sprechen

Der letzte Punkt des Jahresgesprächs sollte sich um die Möglichkeiten der beruflichen Entwicklung der Mitarbeiterin in Deiner Praxis drehen. Hierbei geht es zuerst einmal darum herauszubekommen, welche Vorstellungen die Mitarbeiterin überhaupt von ihrer beruflichen Zukunft hat. Oftmals hängt das ja auch sehr direkt mit ihren privaten Zukunftsvisionen zusammen.  

 

Nimm‘ Dir unbedingt die Zeit darüber in Ruhe mit Deiner Mitarbeiterin zu reden, denn nur wenn Du verstehst, was sie für Vorstellungen und Pläne hat, kannst Du sie entsprechend fördern und damit an die Praxis binden. 

 

Vielleicht denkst du gerade: „Ja, aber es kann ja nicht jeder Praxismanager werden.“ Das ist absolut richtig. Allerdings zeugt dieser Einwand von wenig Fantasie und noch weniger Kenntnis der derzeitigen Fortbildungsangebote auf dem Markt. 

 

Falls Du eine Vorstellung von den mannigfaltigen Fortbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten bekommen möchtest, empfehle ich Dir unbedingt mal bei Google „Berufliche Perspektiven für MFA bzw. ZFA“ in die Suchzeile einzugeben. Allerdings hat dieser Vorschlag einen Haken: Um Dich durch die vielen Angebote zu arbeiten musst Du relativ viel Zeit einplanen.  

 

Spätestens da wird Dir klar werden, wie wichtig es ist, diesen Punkt in das Jahresgespräch mit aufzunehmen. Wenn Du Deiner Mitarbeiterin nämlich keine Perspektiven für Ihre Zukunft aufzeigst, ist es nur eine Frage der Zeit, wann es ein anderer tut und du völlig unnötigerweise eine gute Mitarbeiterin verlierst. Mehr zum Thema Fortbildungen als Personalbindungsmaßnahme findest du in diesem Blogbeitrag.  

Fazit: Zielführende Mitarbeitergespräche führen

Das Mitarbeiter-Jahresgespräch darf in keiner Arztpraxis fehlen. Gut geführt, bindet es deine Mitarbeiterinnen an deine Praxis und sorgt dafür, dass sie motiviert ihrer Arbeit nachgehen. Kurz zusammengefasst sind die drei wichtigsten Tipps für zielführende Mitarbeitergespräche:  

 

  1. Erstelle einen Beurteilungsbogen, in dem 6 bis 10 Kriterien aufführst, über die Du mit jeder Deiner Mitarbeiterinnen reden möchtest.
  2. Sorge für eine angenehme, wertschätzende und vertrauensvolle Atmosphäre.
  3. Als letzten Punkt des Jahresgesprächs besprichst Du die beruflichen und persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten der jeweiligen Mitarbeiterin in Deiner Praxis