30. August 2022
[20] Wie Sie die zwei gravierendsten Fehler bei der Einstellung neuer Mitarbeiter vermeiden
Wie Sie die zwei gravierendsten Fehler bei der Einstellung neuer Mitarbeiter vermeiden
Wie stelle ich die richtigen Mitarbeiter für meine Praxis ein und worauf muss ich dabei achten? Diese Fragen beschäftigen sicherlich jeden Arzt. Denn es ist wirklich schwer, seine Traum-Mitarbeiter zu finden und sie erfolgreich einzustellen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die zwei gravierendsten Fehler bei der Einstellung neuer Mitarbeiter vermeiden und Ihre Traum-Mitarbeiter rekrutieren.
Fehler Nr.1: Die erstbeste Person einstellen
In vielen Praxen erlebe ich regelmäßig folgendes Szenario: Wenn ein neuer Mitarbeiter gesucht wird, steht der Praxisinhaber bereits so unter Druck, dass der erstbeste Bewerber, der zusagt, auch eingestellt wird. Das ist bereits der erste der beiden gravierenden Fehler, die bei der Einstellung neuer Mitarbeiter gemacht werden.
In den meisten Praxen wird nicht kritisch hinterfragt, ob der jeweilige Bewerber wirklich der Kandidat ist, den der Praxisinhaber sich erträumt hat. Die Fragen, ob dieser Kandidat wirklich der ist, der super ins Team passt und ob er der ist, der das Team fachlich und persönlich ideal ergänzt, fallen meist unter den Tisch. Dazu bleibt auch gar keine Zeit mehr, denn es wird bereits händeringend jemand gebraucht und der Druck ist einfach zu hoch.
Schlechte Personalplanung als Ursache
Falls das bei Ihnen schon Mal vorgekommen ist, dann sollten wir uns an dieser Stelle fragen, wie es denn überhaupt zu so einer Situation kommen kann.
Es liegt daran, dass die Personalplanung in den meisten Praxen keine Reserven vorsieht. Was meine ich damit? Zum Beispiel, dass bei der Personalplanung nicht bedacht wird, dass ein Mitarbeiter auch mal krank wird. Es werden einfach alle Stunden der Mitarbeiter addiert und dann geht sich das auf dem Papier mit der benötigten Arbeitskraft gerade so aus. In der Realität haben wir aber einen durchschnittlichen Krankenstand von 4%. Das bedeutet, dass schon dadurch an diversen Tagen Mitarbeiter fehlen.
Hinzu kommt, dass oftmals auch die Azubis als volle Mitarbeiter eingeplant werden. Dabei sind sie zwei bis drei Tage pro Woche in der Berufsschule und gar nicht in der Praxis. Oder wenn sie Blockunterricht haben, sind sie immer in Blöcken mal in der Praxis und dann wieder in der Schule. Auf jeden Fall sind sie nicht jeden Tag in der Praxis – werden aber so eingerechnet!
Das heißt: Wenn wir den durchschnittlichen Krankenstand und die Fehlberechnung der Azubis miteinbeziehen, laufen die meisten Praxen nicht nur ohne Reserven. Sie laufen bereits im Minus. Das wiederum liegt daran, dass die meisten Praxisinhaber zögern, mehr Personal einzustellen. Sie gehen davon aus, dass sie sich das nicht leisten können oder mehr Personal zumindest den Gewinn der Praxis empfindlich schmälern würde.
Lösung Nr.1: Effizienz im bestehenden Team verbessern
Ehrlicherweise ist es auch in vielen Fällen gar nicht nötig, mehr Personal einzustellen. Ich erlebe es ganz oft, dass in Praxen das Gefühl besteht, unterbesetzt zu sein und mehr Personal zu benötigen. Aber in Wahrheit ist es so, dass sie ausreichend Personal haben. Das Problem ist, dass ihre Prozesse und Abläufe einfach nicht stimmen. Hier gibt es massives Optimierungspotential und es kann viel Zeit eingespart werden, ohne neue Mitarbeiter einzustellen.
Bitten Sie einen befreundeten Kollegen für einen Tag bei Ihnen zu hospitieren. Er soll einfach in den verschiedenen Bereichen Ihrer Praxis für jeweils ein paar Stunden Mäuschen spielen und beobachten, wie Ihr Team und Sie arbeiten, wie sinnvoll die Prozesse organisiert sind, inwieweit die Abläufe Hand in Hand gehen, wie mit den Patienten kommuniziert wird, wie die EDV bedient wird usw. Sie werden erstaunt sein, welche Beobachtungen er als unbeteiligter Dritter dabei macht.
Wenn Ihnen das unangenehm ist oder Sie keinen passenden Kollegen haben, können Sie auch gerne bei uns anrufen. Wir haben Trainerinnen, die gerne einen Tag in Ihre Praxis kommen, sich alle Abläufe anschauen, Fragen stellen und ihre Beobachtungen dann mit Ihnen und Ihrem Team besprechen.
Das ist also die eine Seite, wenn Sie Ihre Personalplanung optimieren möchten: Verbessern Sie die Effizienz in Ihrem bestehenden Team!
Lösung Nr.2: Einnahmen erhöhen
Die andere Seite sind Ihre Einnahmen. Denn wenn Sie es sich nicht leisten können, ausreichend Mitarbeiter für die anfallende Arbeit in Ihrer Praxis zu haben, dann sind Ihre Einnahmen zu niedrig.
Hier sind wir nun wieder bei Themen, über die wir auch in anderen Beiträgen bereits gesprochen haben: Der Anteil an Selbstzahlerleistungen und der Anteil an Privatpatienten in Ihrer Praxis.
In Haus- und Facharztpraxen ist ein Selbstzahler-Umsatz pro Behandler von jährlich mindestens 50.000 Euro anzusetzen. In der Orthopädie, Gynäkologie und bei Augenärzten sollte dieser Betrag deutlich höher ausfallen! Und in einer Zahnarztpraxis sprechen wir von mind. 120.000 Euro nur aus der PZR. Alles andere ist einfach zu wenig.
Ähnlich sieht es bei den Privatpatienten aus. Wobei ich an dieser Stelle nicht Ihre bestehenden Privatpatienten meine, sondern den Neuzugang an Privatpatienten in Ihrer Praxis. Denn diesen können Sie ganz gezielt steuern, indem Sie Privatpatienten mit der richtigen Kommunikation ansprechen und für Ihre Praxis gewinnen.
Als Vergleichswert: Bundesweit sind 11% aller Bürger privatversichert. Das heißt, wenn Sie einen Anteil von weniger als 11% haben, dann ist Ihre Praxis für Privatpatienten anscheinend unattraktiv. In gewissen Regionen, wie beispielsweise München, wo der Privatpatientenanteil bei 25% liegt, muss auch der Anteil in Ihrer Praxis dementsprechend höher sein.
Sollten Sie gerade feststellen, dass Ihr Umsatz aus Selbstzahlerleistungen und der Anteil an Privatpatienten in Ihrer Praxis zu niedrig sind, dann lesen Sie gerne den Beitrag über die Optimierung der medizinischen Versorgung durch IGeL-Leistungen und den Beitrag über die proaktive Wunsch-Patienten-Generierung, wobei Wunschpatienten eben auch Privatpatienten sein können.
Zudem können Sie gerne jederzeit ein Telefonat mit mir vereinbaren und wir sprechen individuell darüber, wie die Customer Journey für die Patienten in Ihrer Praxis aussieht und wie Sie sie noch optimieren können.
Fehler Nr.2: Kein klares Anforderungsprofil
Kommen wir zum zweiten gravierenden Fehler: Sie machen es sich unnötig schwer, neue Mitarbeiter einzustellen, wenn Sie keine klare Strategie zur Bewerber-Rekrutierung haben. Das fängt schon damit an, dass es in den meisten Praxen kein klares Anforderungsprofil für die zu besetzende Stelle gibt.
Lösung: Bewerber-Rekrutierung optimieren
1. Wie sieht Ihr idealer Mitarbeiter aus?
Setzen Sie sich dazu doch einfach mal hin, nehmen Sie ein weißes Blatt Papier und schreiben Sie auf, wie Ihr idealer Mitarbeiter aussehen würde:
- Was bringt er mit?
- Welche Ausbildung hat er durchlaufen?
- Welche Fähigkeiten hat er, die besonders ausgeprägt sind?
- In welchem Bereich des Praxisalltags ist er besonders gut einsetzbar und welche Fachkenntnis bringt er für diesen Bereich mit?
- In welcher Altersgruppe ist er?
- Und was ist er überhaupt für eine Art von Mensch?
Schreiben Sie einfach alles auf, das Ihnen einfällt, wenn Sie Ihren perfekten Mitarbeiter backen könnten. Was Sie nicht aufschreiben, wird er auch nicht haben. Aus Erfahrung kann ich Ihnen sagen, dass es sehr hilfreich ist, diese Liste über längere Zeit zu führen, denn Ihnen werden immer wieder Punkte einfallen, die Sie noch ergänzen möchten.
2. Was macht Ihre Praxis aus?
Ist das Anforderungsprofil klar, folgt die Stellenanzeige. Leider ist es nämlich so, dass in den meisten Stellenanzeigen von Arztpraxen genau das Gleiche steht. Sie unterscheiden sich vor allem im Namen der Praxis – aber der Rest ist so gut wie identisch.
Darum habe ich direkt eine zweite Aufgabe für Sie: Nehmen Sie die Rückseite des Papiers und schreiben Sie auf, was Ihre Praxis wirklich ausmacht:
- Was macht Ihre Praxis besonders?
- Was können Sie Bewerbern bieten?
- Was unterscheidet Sie von anderen Praxen?
Das ist übrigens nicht nur für Bewerber wichtig, sondern auch für Patienten. Wenn Sie noch nicht die Patienten in Ihrer Praxis haben, von denen Sie träumen, dann liegt es daran, dass Ihre Außenkommunikation diese Patienten nicht anzieht. Sie ist für diese Patienten – beispielsweise für Privatpatienten – einfach nicht attraktiv.
Und wenn Sie noch nicht die Mitarbeiter haben, von denen Sie träumen, dann ist es genau das gleiche Problem: Ihre Außenkommunikation ist für Ihre Traum-Mitarbeiter nicht attraktiv.
Haben Sie all diese Fragen detailliert beantwortet, sind Sie anderen Praxen schon einen großen Schritt voraus. Denn Sie können ganz präzise sagen: Das ist der Mitarbeiter, den wir wollen, und er soll zu uns kommen, weil wir ihm diese Punkte bieten und uns in diesen Punkten von anderen Praxen unterscheiden.
3. Dauerhafte Stellenanzeige
Kommen wir zum dritten Punkt bei der Bewerber-Rekrutierung – und jetzt bitte nicht erschrecken: Diese Stellenanzeige, die Sie nun formuliert haben, sollten Sie immer schalten. Auch wenn Sie gerade gar keine Mitarbeiter für Ihre Praxis suchen.
Denn bleiben wir mal bei der Wahrheit: Die meisten Menschen, die sich bei Ihnen melden, werden nicht zu 100% dem Bild entsprechen, das Sie von Ihrem Traum-Mitarbeiter haben. Stehen Sie unter Druck werden Sie diesen Menschen höchstwahrscheinlich dennoch einstellen – einfach, weil Sie müssen. Brauchen Sie aber gerade eigentlich gar niemanden, können Sie dem Bewerber viel leichter absagen.
Es wird aber auch Momente geben, in denen sich plötzlich ein Mensch bei Ihnen bewirbt, der zu 100% Ihrer Vorstellung entspricht. Und dann bin ich mir sicher, dass Sie einen Weg finden werden, diesen Bewerber einzustellen und eine sinnvolle Beschäftigung für ihn zu schaffen.
Vielleicht gibt es ja auf der anderen Seite sowieso gerade einen Mitarbeiter bei Ihnen, bei dem Sie sich vielleicht schon länger fragen, ob er bei Ihnen wirklich richtig ist. Oder ein Mitarbeiter, der absehbar in Rente geht bzw. ein Azubi, der bald fertig ist. Oder Sie können mit diesem neuen Mitarbeiter neue Behandlungen anbieten, die vorher gar nicht möglich waren, da Ihnen der passende Mitarbeiter dazu fehlte.
Wenn Sie ein wenig darüber nachdenken, findet sich eigentlich immer ein Weg, um einen perfekt passenden Bewerber mit einer sinnvollen Aufgabe in Ihr Team zu holen.
Um die Stelle laufend auszuschreiben, ist es am wichtigsten, dass Sie eine eigene Karriereseite auf Ihrer Website haben. Diese muss Google-for-Jobs-fähig sein. Das bedeutet, dass Google for Jobs alle Informationen automatisch von Ihrer Website ziehen und die Stelle kostenfrei in der Suchmaschine für Sie ausschreiben kann.
Mehr dazu, wie Google for Jobs funktioniert und auch andere Plattformen, die Sie für Ihre Stellenanzeigen kostenfrei nutzen können, erfahren Sie im Beitrag zum Thema „Bewerbungen generieren“.
Fazit: Die zwei gravierendsten Fehler bei der Einstellung neuer Mitarbeiter
Die zwei gravierendsten Fehler, die Sie bei der Einstellung neuer Mitarbeiter vermeiden sollten sind,
- dass Sie nie unter Druck den erstbesten Bewerber einstellen sollten,
- dass Sie einen guten Prozess bei der Bewerber-Rekrutierung brauchen mit einem klaren Anforderungsprofil und einer attraktiven Stellenanzeige, die laufend ausgeschrieben ist.
So generieren Sie einen kontinuierlichen Zufluss an Bewerbungen und kommen gar nicht erst in die Situation, unter Druck eine schnelle Entscheidung treffen zu müssen.
