[13] Wieso jede Praxis eine Praxismanagerin braucht


Wieso jede Praxis eine Praxismanagerin braucht

Viele Ärzte, mit denen wir zusammenarbeiten, wünschen sich mehr Zeit für sich und ihre Familie! Doch sie stehen alle vor der gleichen Frage: Woher sollen sie diese Zeit nehmen? Die Praxis frisst einen ja förmlich auf! Die Bürokratie wird immer mehr, das Personal immer anspruchsvoller und die Führung immer zeitintensiver. Wo soll da genug Zeit für eine hohe Lebensqualität bleiben?  

Vielleicht hast auch du dir diese Frage schon einmal gestellt. Ehrlich gesagt ist die Antwort ganz einfach: Stell dir eine qualifizierte und vertrauensvolle Kraft an deine Seite – eine Praxismanagerin!  

Was ist eine Praxismanagerin?

Eine Praxismanagerin ist nicht zu verwechseln mit einer klassischen Erstkraft. Das ist meistens die Arzt- oder Zahnarzthelferin, die am längsten in der Praxis ist. Sie hat viel Erfahrung und viel erlebt, kann gut mit den Patienten umgehen und den jüngeren Kolleginnen den Weg weisen. Doch das ist noch lange keine Praxismanagerin.  

Eine Praxismanagerin ist eine echte Vertrauensperson für dich. Sie kann dir eben auch genau die Arbeiten abnehmen, die du nicht an deine medizinischen Fachangestellten oder andere Mitarbeiter abgeben möchtest.  

In der Regel hat eine Praxismanagerin entweder eine Ausbildung zur Arzt- oder Zahnarzthelferin gemacht und anschließend berufsbegleitend Gesundheitsmanagement studiert, oder sie hat ein Studium wie Gesundheitsökonomie, Medical Process Management oder ähnliches absolviert. Wichtig ist, dass der Studiengang sowohl den Bereich Medizin als auch Betriebswirtschaft abdeckt.  

Welche Aufgaben hat eine Praxismanagerin?

Einerseits kannst du sie für die wirtschaftliche Führung deiner Praxis einsetzen – eine Aufgabe, die im Praxisalltag oftmals untergeht. Damit ist unter anderem die kontinuierliche Verfolgung aller relevanten Kennzahlen deiner Praxis gemeint. 

Kennzahlen, die deine Praxismanagerin im Blick haben sollte:

  • Wie entwickeln sich unsere Neu-Patienten und Zuweisungen? 
  • Haben wir die Neu-Patienten, die wir uns in der Praxis wünschen?  
  • Wie entwickelt sich unsere Selbstzahlerleistung?  
  • Im zahnärztlichen Bereich: Wie sieht es mit der PZR-Quote aus? Wie steht es um die Realisierungsquote der HKPs?  
  • Wie sehen die Umsätze pro angestellten Arzt aus, wie die einzelnen Stundenumsätze?  
  • Wie entwickeln sich die Umsätze pro Patient, wie die Fallstundenzahl? 

Alle genannten Bereiche, und es gibt noch mehr, drehen sich darum, wie effizient deine Praxis ist und welche Abläufe noch optimiert werden können. Das führt zu einem wichtigen Punkt: Eine gute Praxismanagerin finanziert sich eigentlich selbst. Denn ihre Arbeit verbessert die Einnahmesituation der Praxis kontinuierlich. Wir werden später noch genauer darauf eingehen, was dich eine Praxismanagerin kostet. 

Verwaltungsaufgaben

Zum wirtschaftlichen Bereich gehören natürlich auch die unterschiedlichsten Verwaltungsaufgaben, bei denen eine Praxismanagerin helfen kann. Ein Bereich, der sehr gerne an die Praxismanagerin abgegeben wird, ist die Steuer.  

 

Viele Ärzte – vielleicht auch du – schätzen bereits die Vorteile von DATEV Unternehmen online. Doch die meisten wären froh, wenn sie jemanden in der Praxis hätten, der alle Belege einscannt und hochlädt. Eine Person, die sich darum kümmert, dass alle Unterlagen für die Steuer vorbereitet werden, so dass sie selbst so gut wie nichts damit zu tun haben.  

 

Dieser Wunsch trifft nicht nur auf Belege, sondern auch auf weiteren Papierkram zu. Bisher landet sicherlich alles auf deinem Schreibtisch: Vielleicht, weil du nicht möchtest, dass deine Mitarbeiter über bestimmte Dinge Bescheid wissen. Vielleicht auch, weil es bislang keine Mitarbeiterin gibt, der du diese Aufgaben anvertrauen möchtest. Beides ist absolut verständlich.  

 

Doch eine Praxismanagerin kann genau diese Aufgaben für dich übernehmen. Sie hat eine wirkliche Vertrauensstellung in deiner Praxis inne und ist diesbezüglich gleichzustellen mit deinem Steuerberater, Rechtsanwalt oder deinem Unternehmensberater. Ebenso wie diese muss deine Praxismanagerin alles wissen und geht vertrauensvoll mit den Informationen um.  

 

Hinzu kommen noch weitere Aufgaben, die dir helfen, nicht völlig in bürokratischen Pflichten unterzugehen. Denk‘ doch nur mal an das Thema „Arztbriefe“. Die kosten dich viel Zeit und eigentlich könnte man das meiste über Textbausteine erledigen. Das setzt aber voraus, dass alles erst einmal entsprechend eingerichtet und anschließend auch gepflegt wird.

  

Selbstverständlich kannst du das selbst machen. Doch möchtest du das wirklich? Und wie sinnvoll ist das? Es ist garantiert weitaus angenehmer, eine vertrauensvolle Person an deiner Seite zu haben, die all diese Aufgaben in deinem Sinne erledigt. So hast du mehr Zeit für dich, deine Hobbies, deine Familie und einfach für Dinge, die dir ein bisschen Entspannung und Lebensqualität bringen.  

Mitarbeitergewinnung

Die Aufgaben einer Praxismanagerin gehen aber über diese wirtschaftlichen und verwaltungstechnischen Aufgaben hinaus. Ein weiterer wichtiger Bereich, in dem eine Praxismanagerin dich unterstützen kann, ist die Mitarbeitergewinnung und Mitarbeiterführung.  

 

Wenn du regelmäßig unseren Blog liest, weißt du bereits, wie wichtig es ist, sich Zeit für die bestehenden Mitarbeiter zu nehmen. Es braucht Zeit für Besprechungen sowie Jahres-, Halbjahres- und Vierteljahresgespräche. Zudem weißt du auch, wie wichtig es ist, schnell auf Bewerber zu reagieren und intensive Bewerbungsgespräche zu führen.  

 

Die meisten Ärzte verstehen, wieso das alles nötig ist, doch wir hören immer wieder die Frage: Woher soll ich mir die Zeit dafür nehmen? Und unsere Antwort lautet: Schaff dir eine Praxismanagerin an, denn sie kann 90% der Aufgaben, die wir gerade aufgezählt haben, für dich übernehmen. Eine kompetente Praxismanagerin übernimmt die gesamte Bewerberakquise und das gesamte Recruiting bis zum letzten Punkt, dem praktischen Schnuppertag bei dir in der Praxis. Die Entscheidung für oder gegen einen Bewerber triffst natürlich weiterhin du, doch alle Schritte zuvor kann eine Praxismanagerin für dich erledigen. 

Mitarbeiterführung

Auch bei der Führung birgt eine Praxismanagerin viel Potential für dich. Das beginnt schon damit, dass sie sich um Verantwortlichkeiten und Vertretungspläne in der Praxis kümmert.  

Beispiel 1: Mitarbeiterplanung  

Sicherlich kennst du das: Ein Mitarbeiter ist krank oder im Urlaub und einige seiner Aufgaben bleiben einfach liegen. Das liegt in den meisten Praxen daran, dass es keine klaren Aufgaben-, Vertretungs- und Verantwortlichkeitsregelungen gibt. Somit fühlt sich niemand verantwortlich, wenn eine Kollegin ausfällt. 

 

Eine Praxismanagerin in einer Praxis, die wir betreuen, hat das ganz wunderbar gelöst: Sie hat alle Aufgaben, die in der Praxis erledigt werden müssen, aufgelistet und Verantwortlichkeiten abgeleitet. Jede Mitarbeiterin ist hauptverantwortlich für einen bestimmten Bereich. Zudem gibt es für jeden Bereich eine zweite Mitarbeiterin, die einspringt, wenn die Hauptverantwortliche nicht da ist.  

 

So ist zu jedem Zeitpunkt klar, wer wann für welchen Bereich verantwortlich ist. Es ist erst einmal Arbeit, diesen Plan zu erstellen. Doch sind die Verantwortlichkeiten einmal sauber geregelt und wird der Plan bei jedem Personalwechsel aktualisiert, löst sich der ganze Stress auf, der immer entsteht, wenn ein Mitarbeiter ausfällt.  

Beispiel 2: Team-Meetings und Mitarbeitergespräche 

Wir raten allen Praxen zu wöchentlichen Team-Meetings: Diese kann eine Praxismanagerin so vorbereiten, dass du einfach nur noch dazu kommen musst. Es gibt bereits eine ausgearbeitete Tagesordnung und eigentlich bist du nur anwesend, um bei den wichtigen Entscheidungen dabei zu sein.  

 

Ebenso kannst du dir auch die Mitarbeitergespräche guten Gewissens mit einer Praxismanagerin aufteilen. Beispielsweise könnte sie die Vierteljahresgespräche komplett übernehmen und die Halbjahres- und Jahresgespräche für dich vorbereiten. Idealerweise führst du diese Gespräche dann mit ihr zusammen. Das spart dir so viel Zeit und hat gleichzeitig so einen Mehrwert für deine Praxis – allein das wäre es in unseren Augen schon wert, eine Praxismanagerin einzustellen.  

Darüber hinaus kann eine Praxismanagerin dich auch im Praxisalltag bei der Mitarbeiterführung unterstützen. Als Bindeglied zwischen dir und deinem Team sorgt sie dafür, dass deine Mitarbeiter die Aufmerksamkeit bekommen, die sie sich von Herzen wünschen und die dazu führt, dass sie bei dir bleiben.  

Feel-Good-Management

Denn in Wahrheit geht es bei der Personalbindung vor allem um Emotionen. Nicht nur, aber es macht einen großen Teil aus: Ob Mitarbeiter in einer Praxis bleiben oder gehen, hängt maßgeblich davon ab, ob sie sich wahrgenommen und wertgeschätzt fühlen. Und hier kann eine Praxismanagerin die ideale Ansprechperson für die Mitarbeiter sein.  

 

Als Feel-Good-Managerin ist sie im Alltag für die Mitarbeiter da und organisiert auch die regelmäßigen Team-Events. Abgesehen davon, dass du keine Zeit in die Organisation stecken musst, hat das noch einen weiteren Vorteil: Aus unserer Erfahrung wissen wir, dass sich viele Ärzte nämlich etwas schwer damit tun, passende Ideen zu entwickeln, die wirklich für das Team geeignet sind. Eine Praxismanagerin ist hier einfach noch etwas näher an den Mitarbeitern dran und kann so besser einschätzen, worauf sie wirklich Lust haben.

Optimierung von Prozessen und Abläufen

Eine Praxismanagerin ist auch das ideale Bindeglied zwischen dem Team und dir, wenn es um die Optimierung von Prozessen und Abläufen geht. Bestimmt ärgerst du dich auch manchmal darüber, dass deine Mitarbeiter etwas nicht parat haben, was du gerade dringend bräuchtest, oder dass etwas nicht so läuft, wie du es dir vorstellst. Allerdings hast du nur selten Zeit, um lange Diskussionen zu führen oder etwas noch einmal zu erklären. Somit geht das Thema oft unter – mit dem Ergebnis, dass du dich beim nächsten Mal wieder ärgerst.  

 

Auch hier kann eine Praxismanagerin helfen: Ihr kannst du nämlich offen und ehrlich sagen, was dich gerade ärgert und was nicht funktioniert. Sie trägt das dann für dich ins Team. Denn sie hat die Zeit, um ganz in Ruhe mit den Mitarbeitern zu sprechen und gemeinsam eine Lösung zu finden.  

 

Das ist weitaus effektiver und auch besser für die Stimmung im Team, als wenn du die Mitarbeiterin zwischen Tür und Angel anblaffst, weil Du gerade sauer bist, das etwas schief gelaufen ist. Ein derartiges „Kritikgespräch“ führt aller Wahrscheinlichkeit nach nicht wirklich zu einem Lerneffekt, allerdings mit hoher Sicherheit zu schlechter Stimmung und die kann doch eigentlich niemand gebrauchen, oder?  

Mitarbeiter befähigen

Es ist aber nicht nur die Aufgabe der Praxismanagerin für die Mitarbeiter da zu sein, sondern diese auch zu befähigen, ihren Job vollständig auszuführen. Das bedeutet, dass eine Praxismanagerin zum Beispiel dafür sorgt, dass alle Mitarbeiter wirklich mit der Praxissoftware oder anderen technischen Anwendungen in der Praxis arbeiten können.  

 

Du magst das nun vielleicht gar nicht glauben, doch es ist erschreckend, wie oft sich in Praxen herausstellt, dass viele der Mitarbeiter keine Ahnung haben, was die Praxissoftware alles kann und wie sie das am besten nutzen. Viele sind gerade einmal in der Lage, einen Patienten aufzurufen oder neu anzulegen.  

 

In jeder Praxis gibt es dann eine Mitarbeiterin, die im Vergleich mit den anderen sehr gut mit der Software umgehen kann. Sie muss sich dann immer darum kümmern, wenn etwas nicht funktioniert. Das ist übrigens auch der Grund, wieso die Praxissoftware in vielen Praxen als sehr teuer empfunden wird: Weil sie gar nicht richtig genutzt wird und den Praxisalltag durch Unverständnis eher komplizierter als einfacher macht.  

 

Es kann also auch zu den Aufgaben einer Praxismanagerin gehören, sicherzustellen, dass wirklich alle Mitarbeiter die Software beherrschen: Sie kümmert sich zu Beginn um eine vernünftige Einschulung, beispielsweise direkt beim Hersteller. Anschließend braucht es in der Regel noch ein oder zwei Nachschulungen. Doch dafür hast du dann Mitarbeiter, die wirklich kompetent mit der Software umgehen können und das Geld, das du in die Pflege und Aktualisierung der Software steckst, lohnt sich.  

Außenkommunikation und Außendarstellung

Zuletzt kann eine Praxismanagerin auch die gesamte Außenkommunikation und Außendarstellung deiner Praxis verantworten. Wir meinen hier wirklich „verantworten“, denn sie muss sich nicht unbedingt selbst um alle Inhalte auf der Website oder Social Media kümmern – das kann auch eine Mitarbeiterin machen. Doch die Praxismanagerin überblickt alle Kanäle.  

 

Sie achtet beispielsweise darauf, dass die Website der Praxis immer aktuell ist und dass sowohl dort als auch bei Google My Business, Urlaube und geänderte Öffnungszeiten angezeigt werden. Außerdem achtet sie darauf, dass neue Mitarbeiter auf die Teamseite aufgenommen und auf Social Media vorgestellt werden. Ebenso, dass sie wieder von der Website gelöscht werden, wenn sie die Praxis verlassen. Insgesamt ist sie dafür verantwortlich, dass regelmäßig Updates bei Social Media gepostet werden. 

Was kostet eine Praxismanagerin?

Kommen wir zur letzten wichtigen Frage, die dich sicherlich schon beschäftigt: Was kostet so eine Praxismanagerin, die dir alle diese Aufgaben abnimmt? Ganz ehrlich: Sie kostet richtig Geld.  

 

Natürlich kommt es darauf an, wie groß deine Praxis ist und in welcher Region du sitzt. Denn eine Praxismanagerin in München oder Frankfurt kostet, wie alle Mitarbeiter, mehr als auf dem Land. Darum ist es nun auch schwierig, eine konkrete Zahl zu nennen. Doch zur groben Orientierung solltest du mit ca. 60.000 Euro im Jahr rechnen. Dieses Gehalt solltest du ihr aber nicht als Festgehalt ausbezahlen. Wie bei allen Mitarbeitern raten wir dazu, auch der Praxismanagerin ein leistungsbasiertes Gehalt, bestehend aus fixen und variablen Bausteinen, anzubieten. Mehr über die leistungsgerechte Bezahlung, wie sie sich zusammensetzt und welche Vorteile sie bietet, erfährst du in diesem Beitrag.  

 

Wenn du die Leistungskomponenten an die richtigen Bedingungen knüpfst, stellt das Gehalt der Praxismanagerin unterm Strich keinen zusätzlichen Kostenfaktor dar, sondern finanziert sich wirklich selbst. 

Fazit: Wieso jede Praxis eine Praxismanagerin braucht

Eine Praxismanagerin bringt drei große Vorteile mit sich:  

  1. Sie nimmt dir in allen nicht-medizinischen Bereichen immens Arbeit ab und schaufelt so Zeit frei, die du für dich nutzen kannst. 
  2. Sie optimiert die Wirtschaftlichkeit deiner Praxis. 
  3. Sie verbessert die Stimmung im Team. 

Das alles führt dazu, dass deine Mitarbeiter sich in deiner Praxis richtig wohlfühlen – ein wichtiger Punkt, wenn du die Fluktuation senken und deine Mitarbeiter langfristig an deine Praxis binden möchtest.