[2] Praxispotentialanalyse

Praxispotentialanalyse: 6 Faktoren für den 360-Grad-Blick

Die meisten Arztpraxen laufen wirklich gut! Aber oft kann man doch noch etwas mehr herausholen und Bereiche aufdecken, in denen Potentiale schlummern. Unser Ziel ist es, genau diese Potentiale zu finden, so dass du eine Praxis hast, in der du mit möglichst wenig Aufwand noch bessere Umsätze erzielen kannst: Darum beginnen wir bei MediKom eine Zusammenarbeit im Normalfall mit einer Praxispotentialanalyse.

Was ist eine Praxispotentialanalyse?

Bei der Praxispotentialanalyse handelt es sich um einen 360-Grad-Blick durch deine gesamte Praxis. Am Ende weißt du ganz genau, wo du mit deiner Praxis stehst und an welchen Schrauben du drehen kannst, um deine Ressourcen zukünftig noch besser zu nutzen – und so mit weniger Aufwand mehr Umsatz zu machen.

Sechs Faktoren spielen bei der Praxispotentialanalyse eine zentrale Rolle. Welche das sind, was wir uns genau anschauen und wieso, erfährst du in diesem Beitrag. Denn – wenn du dir ausreichend Zeit dafür nimmst – kannst du deine Praxis auch ganz einfach selbst analysieren. Wir zeigen dir gerne, wie es geht!

1. Wirtschaftlichkeit

Der erste wichtige Faktor ist deine Wirtschaftlichkeit. Hierfür erstellen wir eine dynamische Bilanzanalyse, bei der wir die letzten vier bis fünf Jahre vergleichen. Denn nur über diesen längeren Zeitraum werden die wirklich wichtigen Informationen sichtbar!

Im Vergleich kannst du sehen, wie sich bestimmte Bereiche deiner Praxis über die Zeit verändert haben. Und noch viel wichtiger: Du kannst auch sehen, was diese Veränderungen in deiner Praxis bewirkt haben.

Relation zum Markt

All deine Zahlen setzen wir in Relation zum Markt. Das ist ganz einfach, denn das statistische Bundesamt stellt die Bilanzzahlen von Arztpraxen sortiert nach Größe und sortiert nach Fachrichtung für jedermann einsehbar zur Verfügung. Durch den Vergleich deiner Zahlen mit dem Bundesschnitt sehen wir direkt, wie wirtschaftlich deine Praxis im bundesweiten Vergleich ist.

Vergleich mit anderen Praxen

Im nächsten Schritt vergleichen wir deine Praxis mit anderen Praxen. Unser Geschäftsführer Wolfgang Apel hat in den letzten 15 Jahren über 250 Arztpraxen kennengelernt und beraten und kennt alle ihre Zahlen. Aus diesem Schatz suchen wir eine oder noch besser mehrere Vergleichspraxen heraus, die gut zu deiner Praxis passen.

Beispiel: Wenn wir eine Praxis in München mit dem Bundesdurchschnitt vergleichen, erkennen wir daraus direkt zwei Dinge:

  1. Sind die Einnahmen gleich, macht die Praxis in München am Ende trotzdem weniger Gewinn. Denn die anfallenden Personal- und Raumkosten sind höher als im Schnitt. Um das auszugleichen, muss die Praxis auch mehr einnehmen als beispielsweise eine Praxis auf dem Land.
  2. Es wäre grundlegend irritierend, wenn die Einnahmen gleich wären: Denn in München gibt es viel mehr privatversicherte Personen als im Durchschnitt. Der Bundesschnitt liegt bei gerade einmal 11%, während man in München von 25% ausgeht.

Das bedeutet: Wenn eine Praxis in München nur circa 25% Privateinnahmen in der Auswertung stehen hat, dann wird hier Potential verschenkt!

2. Patientenanalyse

Sind wir mit den Bilanzen durch, folgt die Patientenanalyse. Hierbei betrachten wir sowohl deinen aktuellen Bestand als auch deinen Zulauf an neuen Patienten.

Demografische Merkmale

Interessant ist der Anteil der Privat-Patienten in deinem Bestand sowie ihre allgemeine Demografie. Welche demografischen Merkmale wichtig sind, unterscheidet sich je nach Praxis und Fachrichtung deiner Praxis.

Beispiel: Als Inhaber einer gynäkologischen Praxis verdienst du dein Geld mit jungen Frauen. Du brauchst also einen stetigen Zufluss an jungen Patientinnen. Circa 80% deiner neuen Patientinnen sollten zwischen 20 und 30 Jahren alt sein!

Wenn du unter diesem Durschnitt liegst, wird der Umsatz deiner Praxis in diesem Beispiel sich langfristig nicht gut entwickeln und du solltest dringend etwas verändern.

Übersicht der Behandlungen

Neben dem Alter ist es aber auch wichtig, zu sehen, welche Behandlungen bei den meisten Patienten angewandt werden. Auch das ist von Fachrichtung zu Fachrichtung unterschiedlich.

Beispiel: In einer gynäkologischen Praxis machst du den Großteil deines Umsatzes zwar mit den Routineuntersuchungen, aber du kannst deinen Umsatz signifikant steigern: Und zwar mit Vorsorgeuntersuchungen und Verhütungsberatung. Letztere führt in vielen Fällen weg von der Pille, hin zur Spirale.

Also schauen wir uns an, wie viele Spiralen du im Jahr legst, wie viele Pillerezepte du verschreibst und wie viele Patientinnen du insgesamt hast. So bekommen wir eine Relation und können dir sagen, an welchen Stellschrauben du drehen musst, um deinen Umsatz und damit dein Ergebnis weiter zu optimieren.

3. Zuweiseranalyse

Leider wird das Thema Zuweisermanagement allgemein unterschätzt: Den Kieferorthopäden und Chirurgen unter euch ist die Bedeutung von Zuweisern vielleicht schon ganz klar, aber auch viele andere Arztpraxen können von der Zuweisung durch Kollegen profitieren. Dazu gehören beispielsweise HNO-, Urologen-, Orthopäden- und Augenarzt-Praxen. Ein gutes Zuweisermanagement macht sich sehr deutlich in deinem Ergebnis sichtbar.

Beispiel: Kieferorthopäden erhalten einen Teil ihrer Patienten aus regulären Zahnarztpraxen. Zumindest war das in der Vergangenheit noch so: Heute ändert sich das rasant, denn viele Zahnarztpraxen behandeln dank Alignerbehandlung immer mehr Patienten selbst, die früher auch an eine KFO-Praxis überwiesen wurden. Hinzu kommen viele Billig-Angebote aus dem Internet als Wettbewerb.

Das Thema Zuweisermanagement ist ebenso umfangreich wie wichtig für den Erfolg deiner Praxis! Denn solange du genug aktive Zuweiser hast, ist auch dein Strom an neuen Patienten gesichert. Hast du diese nicht mehr und handelst nicht dementsprechend, wirst du immer weniger neue Patienten in deiner Praxis haben. Das passiert nicht von einen Tag auf den anderen, sondern ist ein schleichender Prozess: Aber nach ein paar Jahren wirst du den Unterschied deutlich spüren.

Vergleich der Zuweiser

Für die Praxispotentialanalyse analysieren wir die Zuweiserübersicht, die deine Praxis-Software liefert: Wir schauen uns an, wer deine Top-Zuweiser sind und wie diese sich über die Jahre verändert haben.

Ähnlich wie bei der Analyse deiner Wirtschaftlichkeit vergleichen wir die letzten vier bis fünf Jahre:

  • Steigt die Zahl der Zuweisungen? Oder sinkt sie?
  • Wer sind die wichtigsten Zuweiser? Hat sich das vielleicht verändert?
  • Wer überweist immer weniger Patienten und woran könnte das liegen? Was kannst du tun, um von dieser Praxis wieder mehr Zuweisungen zu erhalten?

So weißt du ganz genau, wie deine Zuweisungen aktuell aussehen und kannst ableiten, wie sich diese in der Zukunft weiter entwickeln werden.

4. Personalanalyse

Der vierte Teil der Praxispotentialanalyse ist eine Personal-Analyse. Für diese erstellen wir eine Mitarbeiterübersicht mit den Aufgaben, Zugehörigkeitsdauer, Alter, Urlaubstagen, Wochenarbeitstagen, Gehalt und weiteren Extras aller Mitarbeiter.

Lohn- & Fallstundenvergleich

Nachdem wir in einem ersten Schritt den Lohn mit dem Tarif- und Marktlohn verglichen haben, führt die Mitarbeiterübersicht noch zu vielen weiteren Erkenntnissen.

Beispiel: Wir sehen wie viele Stunden deine Mitarbeiter, die am Patienten arbeiten, insgesamt im Quartal aufwenden und stellen dies in Relation zu den im jeweiligen Quartal behandelten Fällen. Wir machen also einen Fallstundenvergleich und schauen, wie dieser in Relation mit den Erfahrungswerten am Markt ausfällt.

Dann können wir dir ganz klar sagen:

  • In der Praxis ist für die Anzahl der Behandlungen viel zu wenig Personal.
  • In der Praxis sind zu viele Mitarbeiter beschäftigt, die keine Aufgaben haben.

Abgleich der Mitarbeiter mit den Patienten

Des Weiteren erkennen wir in der Mitarbeiterübersicht, ob dein Personal zu deinen Patienten passt. Und zwar nicht zu denen, die du schon in deiner Praxis hast, sondern zu deinen Wunschpatienten: Also denen, von denen du gerne mehr in der Praxis hättest!

Beispiel: In einer gynäkologischen Praxis wollen wir junge Frauen zwischen 20 und 30 als Patientinnen gewinnen. Daher wäre es ideal, wenn in deiner Praxis auch junge Frauen arbeiten. Denn diese geben deinen potentiellen, neuen Patientinnen ein gutes Gefühl. Sie sind sich ähnlich, fühlen sich verstanden und abgeholt.

Beschäftigungsjahre

Und zuletzt errechnen wir basierend auf der Mitarbeiterübersicht einen Durchschnitt der Beschäftigungsjahre. Fällt diese durchschnittliche Beschäftigungszeit gering aus, beispielsweise unter einem Jahr, ist das kein gutes Zeichen. Dann gilt es, herauszufinden, woran das liegt und wie wir es ändern können.

5. Analyse der Prozesse und Abläufe

Wenn wir all diese Informationen haben, folgt der 5. Faktor: Eine Analyse der Prozesse und Abläufe in deiner Praxis. Diesen Punkt kannst du nicht ganz allein umsetzen, denn hierfür braucht es einen Blick von außen: Wie wäre es, wenn deine Praxismanagerin oder Erstkraft für einen Tag in die Praxis eines befreundeten Kollegen geht, und seine Praxismanagerin oder Erstkraft dafür zu dir kommt?

Hospitation in deiner Praxis

Wir lösen das, in dem wir eine erfahrene Trainerin aus unserem Team für einen halben Tag bis Tag zu einer Hospitation in deine Praxis schicken. Die Trainerin begleitet dein Team, schaut sich alles in Ruhe an, unterhält sich mit deinem Team und stellt ihnen viele Fragen.

Ich verspreche dir: Da erfahren wir Dinge über deine Praxis und dein Team, die du selbst noch nicht weißt. Und die du in einem normalen Gespräch auch nicht erfahren würdest.

Beispiel: Wir waren einmal in einer Praxis, da stellte sich heraus, dass die MFAs nicht mit der EDV umgehen konnten. Das lag daran, dass die EDV große technische Fehler hatte und einfach nicht so funktionierte, wie sie sollte. Aber von den MFAs hat sich niemand getraut, das dem Arzt zu sagen: Sie hatten alle Angst, dass er sie dann für nicht kompetent hält. Solche Probleme müssen aber bekannt sein, um sie lösen und somit den Praxisalltag effizienter zu gestalten.

Umgang mit Patienten am Telefon

Ebenso interessant, und auch das erfahren wir in der Regel nur in der Hospitation, ist der Umgang mit den Patienten am Telefon. Dieser ist in den meisten Praxen noch nicht optimal: Patienten, die anrufen, müssen viel zu lange warten oder es kommt sogar zu technischen Problemen, da die Leitung überlastet ist. Zudem bildet sich oft vor der Rezeption schon eine lange Schlange, weil das Telefon durchgängig läutet.

Bei der Hospitation erkennen wir in kürzester Zeit, wo es bei den Abläufen hakt, wie dein Team zusammenarbeitet und wo konkreter Handlungsbedarf besteht. All das würden wir in reinen Gesprächen nicht herausfinden: Das muss man sehen, und zwar am besten als außenstehende Person, die die eingeübten Prozesse und Personen gar nicht kennt.

6. Personal- und Patientenmarketing

Der letzte Faktor der Praxispotentialanalyse ist das Personal- und Patientenmarketing.

Außenblick auf deine Praxis

Nachdem wir uns deine Praxis detailliert von innen angesehen haben, schauen wir jetzt: Wie sieht die Praxis von außen aus? Wie ist deine Website aufgebaut und welche Informationen teilst du dort? Wie steht es um Social-Media-Kanäle und deinen Eintrag bei Google My Business? Und was steht überhaupt bei Google und Jameda und anderen Bewertungsportalen über deine Praxis?

Bewertungsportale

In Bezug auf deine öffentlichen Bewertungen schauen wir uns nicht nur das Gesamtergebnis an, sondern lesen jede einzelne Bewertung. Denn daraus können wir noch einmal ganz viel erkennen: Optimierungspotential bei der Kommunikation sowie bei der Organisation. Wenn uns etwas über deine Praxis bisher noch nicht aufgefallen ist – in den Bewertungen steht es auf jeden Fall!

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