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[25] 3 unbequeme Wahrheiten, wieso Sie als Praxisinhaber nur 50% von dem verdienen, was möglich ist – Teil 1: Kennzahlenmanagement


3 unbequeme Wahrheiten, wieso Sie als Praxisinhaber nur 50% von dem verdienen, was möglich ist - Teil 1: Kennzahlenmanagement

Wir starten in diesen Blogbeitrag mit einem recht spektakulär klingenden Titel:  

Drei unbequeme Wahrheiten, wieso Sie als Praxisinhaber nur 50 % von dem verdienen, was möglich ist. 

Bei Licht betrachtet ist diese Aussage aber überhaupt nicht spektakulär. Sie basiert auf Zahlen und Daten, die jeder beim Statistischen Bundesamt sofort kostenfrei überprüfen kann: Dort werden die Umsatz- und Ertrag-Situationen der verschiedenen Praxis-Typen alle zwei bis drei Jahre quer durch alle Fachrichtungen, aufgeteilt nach Praxis-Größen und Regionen, veröffentlicht. 

 

Schaut man sich die aktuelle Version an, stellt man ganz schnell fest, dass etwa 10 bis 15 % aller Arztpraxen mindestens das Doppelte von dem verdienen, was der Durchschnitt der gleichartigen Praxen in gleicher Fachrichtung verdient. Im Detail kommt es auf die Fachrichtung an, aber wir bewegen uns immer zwischen 10 bis 15 %.  

Der Unterschied liegt im Kennzahlenmanagement

Da stellt sich doch automatisch die Frage: Was machen diese Praxen, die mehr als das Doppelte verdienen, anders?

 

Im Endeffekt liegt der Unterschied in drei zentralen Punkten, die wir in diesem und im nächsten Blogbeitrag im Detail besprechen werden. Über den ersten Punkt haben wir in diesem Blog bisher noch nie gesprochen: Das sog. Kennzahlenmanagement. 

 

Es ist ein eher trockenes betriebswirtschaftliches Thema, aber wer wissen möchte, wo die verborgenen Potenziale der eigenen Praxis liegen, muss auch diese Hürde einmal nehmen. Denn eines ist ganz klar: Die wirklich erfolgreichen Praxisinhaber haben ihre Zahlen im Griff! Wir werden im Verlauf des Beitrags auflösen, was das konkret bedeutet!  

 

Zur Einstimmung eine einfache, aber sehr entscheidende Erkenntnis der modernen Managementlehre, die wir einem Ihrer Pioniere, dem amerikanischen Ökonomen österreichischer Herkunft, Peter F. Drucker, zu verdanken haben: 

Was man nicht messen kann, kann man nicht lenken! 

Die Basis: Der Reinerlös

Damit sind wir schon mitten im Thema: Fragen Sie sich doch einfach gerade mal selbst, welche Zahlen Ihrer Praxis Sie regelmäßig, also monatlich, messen? Vermutlich sind es nicht ganz so viele, richtig? 

 

Gehen wir einen Schritt zurück: Welche betriebswirtschaftlich relevanten Zahlen Ihrer Praxis fallen Ihnen überhaupt ein, ohne dass Sie lange nachdenken müssen? Die meisten Praxisinhaber kennen in etwa die Höhe Ihres Reinerlöses. 

 

Der Reinerlös ergibt sich, wenn ich vom Umsatz, den die Praxis während eines Jahres erzielt, die Kosten abziehe. Das ist also grob der Ertrag, den Sie mit Ihrer Praxis erzielen. Es ist schön und wichtig diese Zahl zu kennen, aber sie beziffert nur Ihr Endergebnis. Wenn Sie Ihr Ergebnis aber verbessern wollen, müssen Sie die Ursachen kennen, die zu Ihrem Umsatz und somit auch zu Ihrem Ertrag führen.  

 

Falls Sie gerade denken: Wieso soll ich mich mit so einem Quatsch beschäftigen, das macht doch alles mein Steuerberater, dann muss ich dem leider widersprechen: Das ist nicht seine Aufgabe und ehrlich gesagt auch nicht seine Kernkompetenz. Der Steuerberater ist im Wesentlichen für die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen verantwortlich und macht auf Unregelmäßigkeiten aufmerksam.  

 

In Bezug auf Möglichkeiten der Ergebnisverbesserung dreht sich seine Beratung in erster Linie um die Kostenseite. Ganz salopp gesagt, können Sie das übrigens auch schon an der BWA-Aufteilung erkennen: Wenn Sie einen Blick auf die Übersichtsseite, also das 1. Blatt der BWA werfen, nehmen die Positionen, die sich mit Ihren Praxiseinnahmen beschäftigen, keine 20% dieses Blattes ein. Die Positionen, die sich mit den Kosten beschäftigen, nehmen in der Regel jedoch mehr als 50% des Platzes ein. Hier liegt eben auch das Hauptaugenmerk des Steuerberaters. 

 

Dummerweise ist es in einer Arztpraxis aber nun mal so, dass an den Kosten nur minimalste Einsparungen möglich sind. Die größte Kostenposition, die Personalkosten, werden Sie nicht reduzieren können – ganz im Gegenteil: Die werden in den kommenden Jahren weiter kräftig steigen. 

6 Kennzahlen für mehr Umsatz und mehr Erfolg

Nehmen Sie das Thema deshalb selbst in die Hand und lassen Sie uns die Ursachen und Stellschrauben für mehr Umsatz und mehr Erfolg einmal Schritt für Schritt durchgehen!  

1 | Umsatz pro Behandler

Der Umsatz einer Praxis setzt sich zusammen aus den Einzelumsätzen der Behandler. Von daher lautet die erste wichtige Frage: Wie hoch ist der Umsatz pro Behandler? Und wie unterscheidet sich der Umsatz von Behandler zu Behandler?  

 

Unabhängig davon, ob es sich um eine Ein-Behandler- oder eine Mehr-Behandler-Praxis handelt, interessiert uns im nächsten Schritt die Umsatz-Effizienz. Diese berechnen Sie, indem Sie den Umsatz pro Behandler durch die Stunden teilen, die der jeweilige Behandler am Patienten arbeitet. Bei einer Ein-Behandler-Praxis teilen Sie nur Ihren Umsatz durch Ihre Stunden.  

 

Dieses Ergebnis können Sie wiederum mit den Zahlen vom Statistischen Bundesamt vergleichen: Auch hier kommt es auf die Fachrichtung an, aber im Durchschnitt liegen die Stundenumsätze bei den Toppraxen zwischen 350 und 450 Euro pro Behandler.  

 

Dazu gleich zwei praktische Beispiele aus den Zahlen des statistischen Bundesamtes: 

 

  1. Bei den Hausarztpraxen liegt der Durchschnittsumsatz in der Einzelpraxis bei 370.000 € im Jahr. Das entspricht einem Umsatz pro Behandlungsstunde von 240 €. Allerdings machen rund 15% der Allgemeinmediziner einen Stundenumsatz von 448 €.
  2. Bei den Gynäkologen zeichnet sich, wie bei fast allen Fachrichtungen, genau das gleiche Bild ab: Die durchschnittliche Gynpraxis macht als Einzelpraxis 404.000 € Umsatz im Jahr, was etwa 262 € pro Stunde entspricht.  

Knapp 20 % dieser Praxisinhaber machen jedoch 467 € Umsatz pro Stunde. 

Spätestens jetzt dürfte sich auch bei Ihnen die Motivation einstellen, sich etwas intensiver mit dem bisher unbekannten Thema „Praxis-Kennzahlen“ zu beschäftigen. 

 

Es wird Sie jetzt auch sicherlich nicht verwundern, dass Sie bei den Stundenumsätzen der Behandler in Ihrer Praxis riesengroße Unterschiede feststellen werden! Dann ist es an der Zeit ins Detail zu gehen und herauszufinden, woher diese Unterschiede kommen. Angestellte Ärzte und Zahnärzte werden in aller Regel nie die vorgenannten Stundenumsätze der Praxisinhaber erreichen, aber 80% davon sollte schon das Ziel sein. 

2 | Privatpatienten-Umsatz

Wir gehen aber weiter und schauen uns den nächsten Punkt an: Ihr Umsatz hat natürlich auch eine Menge mit der Anzahl der behandelten Patienten zu tun.  

 

Somit wäre es nun spannend zu sehen, wie es mit den monatlich behandelten Fällen pro Behandler, also Anzahl der Scheine plus Anzahl der behandelten Privat-Patienten, aussieht. Auch hier können Sie Ihre Werte mit den Werten aus dem Statistischen Bundesamt sowie den Werten der KV vergleichen und haben direkt einen Überblick, wo Ihre Praxis im Schnitt liegt.  

 

Das bringt uns gleich zum Thema Privatpatienten: Wie viel Prozent Ihrer Patienten sind Privatpatienten und welchen Anteil an Ihrem Umsatz machen sie aus? Als Vergleichswert: In Deutschland sind knapp 11 % der Menschen privatversichert und machen etwa 27 % des Umsatzes aus.  

 

Aber Achtung, hier müssen Sie bei der Analyse genau hinschauen: Manche Steuerberater vermischen den Umsatz der Privatpatienten mit den IGeL-Leistungen, die zwar privat bezahlt werden, aber ja einen völlig anderen Ursprung haben und so verbucht ein verfälschtes Bild ergeben. Wird der IGeL-Umsatz in Ihrer BWA nicht gesondert ausgewiesen, erscheint der prozentuale Umsatz durch Privatpatienten im Vergleich zum GKV-Umsatz natürlich weitaus höher als er wirklich ist. Bitte sprechen Sie in diesem Fall mit Ihrem Steuerberater: Die Werte müssen unbedingt getrennt werden, um ein klares Bild zu erhalten.  

 

Wenn Sie sowieso schon mit Ihrem Steuerberater sprechen, bitten Sie ihn direkt, die wichtigsten Selbstzahler-Leistung, die Sie anbieten, ebenfalls gesondert in der BWA auszuweisen. Auch diese Informationen sind sehr aufschlussreich und für Ihren Steuerberater ist es überhaupt kein Problem sie aufzulisten.  

 

Aber kommen wir zurück zur Frage: Wie sieht Ihr Privatpatienten-Umsatz im Vergleich zum Umsatz der gesetzlich versicherten Patienten aus? Liegt Ihre Praxis in einer Stadt wie München, Frankfurt oder Düsseldorf nützt Ihnen der eben genannte Vergleich mit dem Statistischen Bundesamt wenig: In diesen Städten ist der Privatpatienten-Anteil mit etwa 25 % deutlich höher. Das muss berücksichtigt werden.  

3 | Neupatienten

Das letzte relevante Thema, das wir heute ansprechen wollen, ist die Neupatientenentwicklung. Im alltäglichen Praxisbetrieb fällt es meist niemanden auf, aber jede Praxis verliert pro Jahr etwa 7 % der Patienten. Das liegt einerseits daran, dass in Deutschland jedes Jahr etwa 10 % aller Menschen umziehen. Die Hälfte dieser Umzüge führt in eine neue Stadt und damit kommt es dann natürlich auch zu einem Arztwechsel. Andererseits haben wir einen natürlichen Patientenabgang durch Tod in Höhe von ca. 2 %.  

 

Dieser Wert ist aber sehr abhängig von Ihrer Fachrichtung: In einer Augenarztpraxis mit Patienten in einem überdurchschnittlich hohen Alter ist der Wert nochmal ein bisschen höher. Aber insgesamt kommen wir mit diesen beiden Faktoren auf durchschnittlich 7 % Patientenverlust pro Jahr. Das ist ganz normal.  

 

Im Umkehrschluss bedeutet das aber auch, dass jedes Jahr 5 % neue Patienten in Ihre Stadt oder Ihre Region ziehen! Ob diese dann aber schlussendlich auch bei Ihnen Patienten werden, wissen Sie nur, wenn Sie die Neupatientenentwicklung Ihrer Praxis kennen und kontinuierlich verfolgen. 

 

4 | Patientenzufriedenheit

Hier liegt auch der Schlüssel zur Verbesserung Ihres Privatpatientenanteils: Den können Sie übrigens aktiv selbst steuern: In Kürze bieten wir ein kostenfreies Webinar an, in dem ich Schritt für Schritt zeige, mit welchen einfachen Strategien Sie mehr Privatpatienten gewinnen. Wenn Sie das interessiert, schicken Sie mir einfach eine Mail mit dem Stichwort „Seminar Privatpatienten“ und Sie werden sofort informiert, wenn es verfügbar ist.  

 

Wir schauen uns nun erstmal die nächste wichtige Kennzahl an: Die Entwicklung Ihrer Privatpatienten hängt stark mit der Patientenzufriedenheit Ihrer bestehenden Patienten zusammen. Haben Sie sich darüber schon mal Gedanken gemacht oder eventuell selbst eine Befragung durchgeführt, um die Patientenzufriedenheit zu messen?  

 

Das ist nämlich mit ganz einfachen Mitteln möglich: Sie schicken den Patienten abends nach dem Arztbesuch einfach eine Mail oder eine SMS und bitten sie, zwei / drei Fragen zu ihrem Besuch in Ihrer Praxis zu beantworten. So kriegen Sie ein gutes Gefühl dafür, ob die Patienten zufrieden waren und was sie eventuell gestört hat. Zudem können Sie ganz direkt die Frage stellen, wie wahrscheinlich es ist, dass der Patient Ihre Praxis weiterempfehlen würde.  

 

Wie Sie eine Patientenbefragung planen und durchführen, so dass die Ergebnisse am Ende auch wirklich hilfreich sind, haben wir im Blogbeitrag zur Patientenbefragung bereits besprochen. Lesen Sie sich diese gerne durch – auch wenn Sie schon selbst Patientenbefragungen durchführen, können Sie sicherlich noch einige Tipps mitnehmen.  

 

Die Patientenzufriedenheit ist ein ganz wichtiger Indikator für den Erfolg Ihrer Praxis, denn Ihr bestehender Patient ist der wichtigste Multiplikator, den Sie haben. Das habe ich in diesem Blog ja schon oft gesagt und auch die Studie von Professor Riegl erwähnt: Sie besagt, dass 89 % aller Patienten, die neu in eine Praxis kommen, das im allerersten Schritt aufgrund einer Empfehlung tun.  

5 | Mitarbeiterzufriedenheit

Ein weiterer extrem wichtiger Indikator für Ihren Praxiserfolg ist die Mitarbeiterzufriedenheit. Die Mitarbeiterzufriedenheit strahlt in Ihre gesamte Praxis aus: Patienten betreten eine Praxis und merken sofort, ob hier gute Laune herrscht und das Miteinander positiv ist oder ob es zwischen den einzelnen Mitarbeitern knirscht. Das wirkt sich direkt darauf aus, wie wohl Ihre Patienten sich in der Praxis fühlen.  

 

Nun reden wir heute ja über Kennzahlenmanagement und darum ist die wichtige Frage an dieser Stelle: Wie kann man Mitarbeiterzufriedenheit messen?  

Das ist einerseits indirekt über die Fluktuation und die Krankheitstage möglich. Fairerweise muss man sagen, dass es Ausnahmen gibt, aber im Allgemeinen lassen die Krankheitstage sehr deutliche Rückschlüsse über die Zufriedenheit mit dem Arbeitsplatz und der ganzen Arbeitssituation zu:  

 

  • Üblicherweise sind die Krankheitstage bei den Auszubildenden mit ca. 4 % am höchsten. Das entspricht etwa neun Arbeitstagen.  
  • Die MFAs und ZFAs liegen mit ca. 3 %in der Regel ein bisschen niedriger, also etwa sieben Arbeitstagen.  
  • Eine Praxismanagerin, wenn es das in Ihrer Praxis gibt, liegt eher bei 2 %, also fünf Arbeitstagen.  
  • Und bei angestellten Ärzten sprechen wir in der Regel von 2 % oder weniger, also zwei bis fünf Arbeitstagen.  

 

Das sind Werte, anhand deren Sie vergleichen können, wo Ihre Mitarbeiter liegen und was das im Umkehrschluss über ihre Zufriedenheit mit dem Job aussagt. 

 

Neben diesen indirekten Zahlen können Sie sich auch direktes Feedback einholen: Einerseits in den Quartalsgesprächen mit den Mitarbeitern. Andererseits und das ist bekanntlich laut QM sogar verpflichtend, durch regelmäßige, anonyme Mitarbeiterbefragungen. Regelmäßig bedeutet in diesem Zusammenhang, wie ja schon in diversen Blogbeiträgen erwähnt: Jährlich! Dazu würde ich Ihnen auch unbedingt raten, denn so durchgeführt, bringen diese Befragungen bedeutsame Erkenntnisse mit sich.  

 

Wenn Sie wissen, wieso Ihre Mitarbeiter unzufrieden sind und was sich für sie in Ihrer Praxis verändern muss, können Sie darauf reagieren. So bleiben Ihre Mitarbeiter länger bei Ihnen und verbreiten bessere Stimmung bei den Patienten, was wiederum dazu führt, dass diese Ihre Praxis eher weiterempfehlen. Dieses Beispiel zeigt sehr schön, wie zwei Themen, die auf den ersten Blick nichts miteinander zu tun haben, doch miteinander verwoben sind!  

 

Die Mitarbeiterzufriedenheit hat zudem gravierende Auswirkungen auf die Anzahl und Qualität der Bewerbungen, die Sie für Ihre Praxis erhalten. Ich rate ja immer dazu, eine Stelle auf Ihrer Karriereseite auszuschreiben, auch wenn Sie gerade keine Mitarbeiter und keinen Azubi suchen. So haben Sie die Möglichkeit, sich aus den Bewerbungen in Ruhe die besten Leute rauszusuchen, ohne je unter Druck zu geraten. Je höher nun die Mitarbeiterzufriedenheit in Ihrer Praxis ist, desto mehr strahlt das in das private Umfeld der Mitarbeiter aus und desto mehr relevante Bewerbungen kriegen Sie.  

6 | Fallstunden

Lass uns das alles zum Schluss noch mal zu einer weiteren interessanten Kennzahl, den sogenannten Fallstunden, verknüpfen. Diese gibt Aufschluss über die Mitarbeitereffizienz in Ihrer Praxis.  

 

Sie nehmen die Gesamtzahl der in Ihrer Praxis behandelten Patienten pro Quartal und teilen diese durch 13, somit haben Sie die durchschnittlich pro Woche behandelten Fälle. Als nächstes addieren Sie die Wochenarbeitsstunden Ihrer in der Assistenz tätigen Mitarbeiter, also ohne Ärzte, Verwaltungs- und Reinigungskräfte, aber inkl. Auszubildenden. Nun teilen Sie die eben errechnete Summe der Wochenarbeitsstunden durch die vorher errechnete Fallzahl pro Woche und haben als Ergebnis die Personalstunden / Fall. 

 

Dieser Wert, verglichen mit dem Durchschnittswert Ihrer Fachgruppe, ist ein erster wichtiger Anhaltspunkt, um in das Thema Mitarbeitereffizienz tiefer einzusteigen. 

Fazit: Kontinuierliches Kennzahlenmanagement

Diesen und alle anderen genannten Werte sollten Sie kontinuierlich verfolgen: Wenn Sie sich mit diesen Zahlen erstmalig beschäftigen, haben Sie nur eine Momentaufnahme Ihrer Praxis. Wenn Sie diese Zahlen aber regelmäßig erheben, können Sie über die Zeit Vergleiche anstellen und herausfinden, welche Dinge gut laufen und wo Prozesse und Abläufe effizienter gestaltet werden sollten.  

 

Erheben Sie die Zahlen monatlich und planen Sie am besten die Zeit fest ein, um sich Quartal für Quartal darüber Gedanken zu machen, an welchen Stellschrauben Sie drehen und wie Sie sich verbessern wollen. Hierbei überschätzen die meisten, was man kurzfristig erreichen kann und unterschätzen komplett, welche Entwicklung hierdurch mittel und langfristig möglich ist. 

 

Erfahrungsgemäß können Sie sich über einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren systematisch mit Ihrer Praxis in die Spitzengruppe der 10 bis 15 % Top-Praxen entwickeln, und damit dann eben wirklich das Doppelte des Durchschnitts verdienen.