[37] Zwei einfache Möglichkeiten das Ergebnis in der Zahnarztpraxis schnell signifikant zu verbessern


Zwei einfache Möglichkeiten das Ergebnis in der Zahnarztpraxis schnell signifikant zu verbessern

Ein großes Ärgernis für Zahnärzte ist die Budgetierung. Das ist zwar verständlich, aber sich darüber immer wieder aufzuregen löst das Problem leider auch nicht. Stattdessen möchte ich heute mit Dir über zwei einfache Möglichkeiten sprechen, das Ergebnis in Deiner Zahnarztpraxis signifikant zu verbessern. 

Zwei Themen gibt es, bei denen ich immer wieder sehe, dass die meisten Zahnärzte sehr viel Geld liegen lassen – einfach, weil es ihnen an den richtigen Prozessen fehlt, um diese Themen ohne großen zusätzlichen Aufwand bei den Patienten anzusprechen!  

 

Es geht dabei um nennenswerte Mehreinnahmen, die Du durch den geschickten Einsatz von Mehrkostenvereinbarungen und eine bessere Conversion von Heil- & Kostenplänen erreichst. In beiden Bereichen kannst du mit vier einfachen Schachzügen den Umsatz und Gewinn für deine Praxis schnell signifikant erhöhen. 

Mehrkostenvereinbarungen optimieren

Wenn wir mal ehrlich sind, sind Mehrkostenvereinbarungen für viele Zahnärzte ein nerviges Thema, denn im Einzelfall geht es nicht um wirklich viel Geld. Vielleicht geht es dir genauso und du hast keine große Lust, mit deinen Patienten lange über eine Zuzahlung von ein paar Euro zu diskutieren.  

 

Musst du auch nicht – ich habe einen besseren Vorschlag für Dich: Nehmen wir einmal an, während der Behandlung stellt sich heraus, dass dein Patient eine Füllung benötigt. Erfahrungsgemäß wollen viele Zahnärzte die Diskussion über Kosten und Nutzen einer besseren Füllung umgehen und sprechen die unterschiedlichen Optionen vielfach gar nicht an. Stattdessen verwenden sie entweder einfach die bessere Füllung ohne Berechnung oder die von der Kasse übernommene.  

 

Beides ist nicht wirklich im Sinne des Patienten und die erste Lösung ist auch aus wirtschaftlicher Sicht für den Zahnarzt alles andere als ideal! Andererseits kann ich es absolut verstehen, wenn du als Zahnarzt nicht die Zeit und Geduld hast, mit dem Patienten während der Behandlung deshalb eine große Diskussion zu führen. Es gibt aber einen ganz einfachen Weg, wie du dieses Gespräch umgehst, deine Patienten informierst und die Einnahmen durch Mehrkostenvereinbarungen in deiner Praxis optimierst.  

1 | Anamnese durchführen

Der erste Schachzug findet im Anamnesebogen statt: In diesem kannst du ganz einfach schon vor der Behandlung abfragen, wie ein Patient in gewissen Fällen verfahren möchte. Bleiben wir gerade einmal beim Beispiel der benötigten Füllung: Natürlich kannst du nicht schon vor der Behandlung wissen, ob der Patient heute eine Füllung brauchen wird oder nicht. Doch du kannst ihn schon einmal hypothetisch dazu befragen.  

 

Zum Beispiel könnte der Anamnesebogen folgende Frage beinhalten: Sollte bei Ihren Zähnen jetzt oder zukünftig gebohrt werden müssen und dadurch die Notwendigkeit einer Füllung bestehen – wie möchten Sie, dass wir vorgehen?  

 

Dann gibt es drei Optionen, aus denen der Patient wählen kann:  

 

  • A: Mir ist es egal, wie eine Füllung aussieht und wie lange sie hält. Hauptsache, die Kosten werden komplett von der Kasse übernommen. 
  • Oder B: Mir ist wichtig, dass eine Füllung optisch nicht auffällt, egal wie kurz- oder langlebig diese ist. Die Kosten pro Füllung sollten aber x € bzw. y € monatlich nicht übersteigen. 
  • Oder C: Mir ist sowohl wichtig, dass die Farbe der Füllung exakt meiner Zahnfarbe entspricht und somit unsichtbar ist, als auch, dass die Füllung eine möglichst lange Haltbarkeit aufweist. Das ist mir dann auch eine Summe von z Euro mtl. wert.  

 

Sollte es nun dazu kommen, dass dein Patient eine Füllung braucht, weißt du bereits, welche Option infrage kommt. Du musst nicht mehr viel erklären und keine langen Diskussionen führen, sondern den Patienten lediglich darüber informieren, dass du nun so vorgehst, wie von ihm im Anamnesebogen gewünscht.  

 

Weitere Themen ansprechen 

Über den Anamnesebogen kannst du so natürlich nicht nur Themen wie Füllungen abfragen, sondern auch wirtschaftlich durchaus spannendere Bereiche wie Bleaching, Veneers oder Implantologie.  

 

Wichtig ist, dass die Fragen auf dem Anamnesebogen so formuliert werden, dass jeder Laie die Bedeutung versteht. Sicherlich wissen viele Patienten, was ein Implantat ist – doch den wenigsten ist bewusst, was es bedeutet, darauf zu verzichten und mit einer Zahnlücke zu leben.  

2 | Erklärfilme zeitgemäß einsetzen

Doch auch hier gibt es eine einfache Lösung, deine Patienten zu informieren: So dass es einerseits absolut verständlich ist und du dir andererseits die Zeit sparst, jeden Patienten individuell aufzuklären.  

 

Sicherlich kennst du die Sendung mit der Maus: Diese Sendung schafft es seit Jahrzehnten schwierige Inhalte so zu vermitteln, dass jeder es versteht.  

Und genau dieses Konzept nutzen wir im zweiten Schachzug, um die MKVs in deiner Praxis zu einer wahren Cash-Cow zu machen: Indem du Erklärfilme z.B. für Ästhetikangebote geschickt einsetzt, die deine Patienten über die jeweiligen medizinischen Zusatzleistungen aufklären, wirst du eine signifikante Nachfragesteigerung feststellen.  

 

Wie genau die Erklärfilme funktionieren, habe ich schon einmal im Blogbeitrag über IGeL-Leistungen besprochen. Lies dir diesen Blogbeitrag also gerne mal durch, wenn du mehr darüber erfahren willst! Wichtig ist an dieser Stelle, dass deine Patienten durch die Erklärfilme die Möglichkeit haben, sich ganz in Ruhe über ein Thema zu informieren und von selbst festzustellen, dass sie von der Behandlung profitieren – auch wenn eine Zuzahlung für sie dadurch entsteht.  

 

Dabei ist es übrigens nicht mehr zeitgemäß, die Filme in Dauerschleife auf einem Bildschirm in deinem Wartezimmer laufen zu lassen! Da guckt heute eigentlich niemand mehr hin, denn jeder ist mit seinem Handy beschäftigt. 

Deshalb ist es sinnvoll, wenn jeder Patient die Erklärfilme bequem auf dem eigenen Handy anschauen kann. Wie du das im Detail machst, erfährst du im Blogbeitrag über IgeL-Leistungen.  

Conversionrate von HKPs steigern

Schauen wir uns nun den zweiten Bereich an, über den ich heute mit dir sprechen möchte: Das ist die Conversionrate der Heil- und Kostenpläne in deiner Zahnarztpraxis.  

 

Wenn ich die Zahnärzte, mit denen wir neu zusammenarbeiten, frage, gehen die meisten davon aus, dass 80 bis 90% ihrer HKPs realisiert werden. Gehen wir dann im Rahmen der Praxispotenzialanalyse wirklich in die Tiefe, stellt sich im Normalfall jedoch heraus, dass die Conversionrate eher bei 60 bis 65%, in wirklich guten Fällen bei maximal 70%, liegt.  

 

Sei beruhigt: Es ist ganz normal, dass es im Praxisalltag untergeht, wenn HKPs im Sande verlaufen. Doch mit zwei ganz einfachen Schritten vermeidest du das und steigerst deine Conversionrate problemlos auf tatsächliche 80 bis 90%.  

3 | Zeitspanne kurz halten 

Im ersten Schritt geht es um die Erstellung und Besprechung der HKPs mit den Patienten. In der Vergangenheit hat sich dieser Prozess endlos lang hingezogen – mit den neuen eHKPs wird es gravierend einfacher. Das Problem beim Abschluss von HKPs ist nämlich, dass mit dem jedem Tag, der zwischen dem Gespräch mit dir und dem Erhalt des genehmigten HKPs vergeht, das Interesse des Patienten sinkt, deinen Vorschlag umzusetzen. 

 

Das liegt ganz einfach daran, dass die Behandlung für den Patienten solange er bei dir in der Zahnarztpraxis ist, eine hohe Dringlichkeit und Relevanz hat. Er versteht, dass die Behandlung für ihn von Vorteil ist, auch wenn sie für ihn mit gewissen Kosten verbunden ist. In diesem Moment besteht für ihn also ein hohes Interesse, die Behandlung umzusetzen.  

 

Doch sobald er die Praxis verlässt, nimmt dieses Verständnis ab. Du kannst dir das wie zwei Waagschalen vorstellen: Die eine Waagschale steht für den Nutzen und die andere für den Preis. Mit jedem Tag, der nach dem Gespräch vergeht, wiegt der Nutzen aus Sicht des Patienten weniger, während der Preis immer schwerer wird. All die Argumente, die auf deinem Behandlungsstuhl noch so viel Sinn gemacht haben, verlieren Tag für Tag an Bedeutung – bis es kippt und die Patienten nur noch den Preis, aber keinen Nutzen mehr sehen.  

 

Deswegen ist der dritte Schachzug, die Zeitspanne so kurz wie möglich zu halten: Durch die neuen eHKPs sind Wartezeiten bis zur Genehmigung kein Thema mehr. Das bedeutet: Wann immer ein HKP für einen Patienten erstellt wird, solltest du sofort für die nächste Woche einen Termin zur Besprechung des Plans ausmachen.  

 

So vergehen nur ein paar Tage, in denen der Patient sich noch sehr gut an das Gespräch mit dir erinnern kann und weiterhin den hohen Nutzen in der Behandlung sieht. Die HKPs verlaufen nicht im Sand, sondern werden zeitnah besprochen und umgesetzt.  

4 | Kosten geschickt kommunizieren

Nun kommt der zweite Schritt. Hier geht es um die Kosten, die auf den Patienten zukommen. Nehmen wir einmal an, eine bestimmte Behandlung kostet 4.000 €. Der Nutzen der Behandlung ist dem Patienten im Moment vollkommen klar – aber trotzdem sind 4.000 € für viele Menschen sehr viel Geld. Darum ist es in diesem Schritt ganz entscheidend, wie du den Preis kommunizierst.  

 

Das könnte sich beispielsweise folgendermaßen anhören:  

„Lieber Patient, ich kann Sie beruhigen:  

Diese Behandlung kostet Sie jetzt keine 10 oder 12.000 €, sondern wir reden gerade mal über rund 4.000 €. Und die werden von den meisten Patienten in bequemen monatlichen Teilzahlungen zwischen 100 und 150 € beglichen.  

Ist das eine Größenordnung, die für Sie okay ist?“  

 

Und mit diesem einfachen vierten Schachzug führst du ein Gespräch auf einem ganz anderen Niveau, als wenn du einfach den Preis von 4.000€ nennen würdest: Du fängst mit einem viel höheren Betrag an – in diesem Fall 10 oder 12.000 €, die kein Patient bereit wäre zu zahlen – und nennst dann erst den tatsächlichen Preis. Dieser ist, wie gesagt, für viele Menschen dennoch hoch, aber hört sich neben der vorherigen Zahl schon nicht mehr so furchtbar an.  

Ratenzahlung anbieten 

Es folgt die bequeme Lösung der monatlichen Teilzahlung und schon klingt die Behandlung für die große Mehrheit der Patienten absolut erschwinglich! Alles, was du brauchst, um eine solche Ratenzahlung anzubieten, ist ein Factoring-Unternehmen, das entsprechend variable Teilzahlungsmodelle anbietet. So erhöhst du auch bei den großen Summen die Abschlussquoten in deiner Zahnarztpraxis immens.

Mitarbeiter als „Patient Coordinator“

Zuletzt noch ein praktischer Tipp, falls du gerade anfängst darüber zu sinnieren, wann du die Zeit finden sollst, all diese Heil- und Kostenpläne zu besprechen: Das musst Du gar nicht selbst machen! Das kann sicherlich auch eine deiner Mitarbeiterinnen übernehmen. In Amerika gibt es schon lange die Position des „Patient Coordinator“ und auch in Deutschland ist dieses Konzept inzwischen in diversen Praxen anzutreffen.  

 

Dabei handelt es sich um eine fortgebildete ZFA, die gut kommunizieren und mit Zahlen umgehen kann. Als ZFA versteht sie die Inhalte der HKPs, kann diese den Patienten erklären und so die Besprechungstermine und den Abschluss mit dem Patienten für dich zu einem Gutteil übernehmen.  

Fazit: 4 Schritte zur Umsatz- und Gewinnsteigerung

Fassen wir zum Schluss einmal kurz zusammen: Was sind die vier einfachen Schachzüge, mit denen du die Umsätze aus Mehrkostenvereinbarungen und die Conversion von Heil- und Kostenplänen in deiner Zahnarztpraxis optimierst und so Umsatz und Gewinn signifikant steigerst? 

 

Bei den MKVs geht es vor allem darum, die Patienten zu informieren, ohne lange Diskussionen über Preis und Nutzen der Behandlung zu führen.  

  • Der erste Schachzug ist, im Anamnesebogen mit zusätzlichen Fragen bereits die Bereitschaft für kostenpflichtige Behandlungen abzufragen.  
  • Der zweite Schachzug sind die Erklärfilme, mit deren Hilfe die Patienten ganz leicht verstehen, welche Vorteile die Behandlung ihnen bringt. Erlaube mir hier noch einmal, dich auf Episode 8 des Podcasts hinzuweisen, in dem ich im Detail über die Erklärfilme spreche und vor allem darüber, wie sie zeitgemäß umgesetzt werden.  
  • Der dritte Schachzug betrifft die Verkürzung des Zeitraums zwischen Erstellung und Umsetzung von Heil- und Kostenplänen, denn je mehr Zeit zwischen dem ersten Gespräch und dem Abschluss des HKP vergeht, desto schwerer wiegt für deine Patienten der Preis und desto weniger wertvoll ist für sie der Nutzen.  
  • Der letzte Schachzug ist die Art das Patientengespräch über die Kosten des HKPs so zu führen, dass du erst einen deutlich höheren Preis als Referenzwert nennst und zum Schluss auf die Möglichkeit der Teilzahlung hinweist.