[24] Wie Sie dafür sorgen, dass das kommende Jahr für Ihre Arztpraxis garantiert ein Erfolg wird

Wie Sie dafür sorgen, dass das kommende Jahr für Ihre Arztpraxis garantiert ein Erfolg wird

Wir gehen mit Riesenschritten dem Jahreswechsel entgegen und das leider unter wenig erbaulichen Rahmenbedingungen. Da stellen sich viele Praxisinhaber zurecht die Frage, wie das kommende Jahr für sie wohl ausgehen wird.

An sich ist diese Frage relativ einfach zu beantworten: Ohne eine klare Planung wird das kommende Jahr für Sie unkalkulierbar. Mit einer Standortbestimmung, einer realistischen Planung und konsequenter Umsetzung, wird das Jahr dagegen ziemlich genau so, wie Sie es sich vorstellen.

Mit Planung zum Erfolg

Eigentlich ist es mit Ihrem „Unternehmen Arztpraxis“ wie mit einem Segelschiff: Sind Sie ohne klares Ziel auf dem Meer unterwegs, treiben Sie Wind und Wellen, wohin es ihnen passt. Haben Sie aber ein klares Ziel, setzen Ihre Segel entsprechend und überprüfen zwischendurch immer wieder Ihren Kurs, dann führt Sie genau der gleiche Wind plötzlich exakt genau dahin, wo Sie hinwollten.

Es ist wirklich so einfach: Planung ist die Grundlage für jeden Erfolg – und Ihre Planung für das nächste Jahr werden wir in diesem Blogbeitrag besprechen, indem wir die wichtigsten Fragen gemeinsam durchgehen.

Nehmen Sie sich hierzu am besten ein Blatt Papier und einen Stift – denn gute Planung gehört immer aufs Papier. Auch wenn das Papier vielleicht ein iPad ist, aber schreiben Sie Ihre Gedanken heute auf jeden Fall auf.

1 | Standortbestimmung

Wir beginnen mit der Standortbestimmung. Sie ist die Basis der Planung, denn wir müssen erst einmal wissen, an welchem Punkt Sie in das neue Jahr starten. Für Ihr „Unternehmen Arztpraxis“ besteht die Standortbestimmung aus einer wichtige Frage: Wo klemmt es im Moment und wo läuft es gut?

Diese Frage müssen Sie sich für die drei Säulen Ihrer Praxis, also Mitarbeiter, Patienten sowie Zeit und Geld, beantworten. Vielleicht denken Sie sich nun: „Moment, stopp mal! Das sind doch vier!“ Stimmt, das könnte man meinen. Allerdings sind Zeit und Geld unterm Strich das Gleiche, nur von unterschiedlichen Seiten betrachtet.

Hierzu ein einfaches Beispiel:

Nehmen wir an, Sie haben das Gefühl, keine Zeit zu haben und zu viele Stunden in Ihrer Praxis zu verbringen. In der Analyse stellen Sie vielleicht fest, dass Sie am Wochenende in der Praxis sind, um sich um die Software-Updates zu kümmern. Ich gehe jetzt mal davon aus, dass Sie kein Computernerd sind, der das macht, weil es ihm einfach Spaß macht.

Der wahrscheinlichere Grund, wieso Sie sich mit so einer Aufgabe das Wochenende um die Ohren schlagen, ist doch wohl eher, dass es Ihnen zu teuer erscheint, dafür einen Computerexperten mit einem Stundensatz von vielleicht 165 Euro plus Anfahrt und Mehrwertsteuer in die Praxis zu bestellen. Richtig?

Mal angenommen, Sie würden das Doppelte von dem verdienen, das Sie jetzt verdienen: Würden Sie sich Ihr Wochenende dann immer noch mit so einem Quatsch versauen? Wohl eher nicht. Das ist es, was ich meine, wenn ich sage:

Zeit und Geld sind der gleiche Punkt, nur aus verschiedenen Perspektiven. Oder wie es der Volksmund sagt: Zeit ist Geld.

2 | Ziele setzen

Die zweite Frage ist direkt schon etwas komplexer: Was sind Ihre Ziele für das kommende Jahr?

Denken Sie auch hier wieder an alle drei Bereiche – Mitarbeiter, Patienten sowie Zeit und Geld – und nehmen Sie sich dazu bitte etwas mehr Zeit. Schließlich gestalten Sie mit dieser Frage Ihre Zukunft! Beschreiben Sie Ihre Ziele dabei möglichst exakt, so werden sie plastischer und messbarer.

3 | Vom Ist- zum Ziel-Zustand

Nun kommt der entscheidende Teil, denn mit Frage 3 verbinden wir die beiden ersten Bereiche: Was ist zu tun, damit Sie vom Ist-Stand zum Ziel kommen? Nehmen Sie sich bitte auch für die Beantwortung dieser Frage einige Zeit und denken Sie in Ruhe darüber nach. Mit entscheidend für den Erfolg Ihrer Planung ist schlussendlich natürlich auch, wie realistisch Sie Ihre Ist-Situation einschätzen.

4 | Beispielhafte Jahresplanung

Vielleicht ist einer der Punkte, mit denen Sie aktuell unzufrieden sind, dass Ihre Mitarbeiter permanent überlastet wirken. Sie liegen Ihnen damit in den Ohren, dass die Praxis unbedingt eine weitere Mitarbeiterin braucht. Also definieren Sie als Ziel für das kommende Jahr, eine zusätzliche Mitarbeiterin einzustellen.

Auf den ersten Blick klingt das ganz vernünftig, aber es fehlt eine entscheidende Frage: Braucht Ihre Praxis wirklich eine zusätzliche Mitarbeiterin? Oder könnte es auch einfach sein, dass sich im Laufe der Zeit Prozesse und Abläufe unbemerkt verändert haben und dadurch alles andere als effizient geworden sind?

Wir stellen bei den meisten Hospitationen in Praxen fest, dass gar kein zusätzliches Personal nötig ist – auch wenn die Praxisinhaber und das Team zu Beginn fest davon überzeugt sind. Stattdessen braucht es eine effizientere Zusammenarbeit, die besser auf die jeweiligen Fähigkeiten und Talente der Mitarbeiter abgestimmt ist.

Was die beste Lösung in Ihrer Praxis ist, lässt sich ganz einfach durch die Hospitation eines Kollegen oder einer professionellen Trainerin herausfinden. Und das Beste: Eine Hospitation kostet viel weniger und geht viel schneller, als eine neue Mitarbeiterin zu finden und einzuarbeiten.

Details bei der Jahresplanung beachten

Denken Sie bei Ihrer Jahresplanung bitte wirklich auch an die Details, denn leider werden diese oft vergessen. Auch das kann ich am besten an einem Beispiel erklären: Nehmen wir an, Sie haben bei der Analyse festgestellt, dass Sie sich eine effizientere Zusammenarbeit und eine bessere Unterstützung durch Ihre Mitarbeiter wünschen. Nun müssen Sie dafür aber auch den organisatorischen Rahmen einplanen.

Damit meine ich konkret:

Haben Sie für das kommende Jahr ein wöchentliches Teammeeting eingeplant? Und haben Sie exakt festgelegt, an welchem Tag, zu welcher Uhrzeit und in welchem Umfang es stattfinden soll?
Haben Sie ebenso auch die Quartalsgespräche mit Ihren Mitarbeitern schon geplant? Diese finden in vielen Praxen nicht statt und wenn Sie sie nicht frühzeitig einplanen, werden Sie im Laufe des Jahres niemals die Zeit finden, mit all Ihren Mitarbeitern zu sprechen.

Falls Sie bisher noch gar keine regelmäßigen Gespräche mit Ihren Mitarbeitern führen, rate ich Ihnen wirklich dazu, 2023 damit zu beginnen! Zumindest ein Endjahres- und ein Halbjahresgespräch sollten Sie fest einplanen – besser noch sind die eben erwähnten Quartalsgespräche.

Wie wichtig diese Punkte sind, haben wir sehr ausführlich in den Blogbeiträgen 6 und 7 besprochen, in denen es darum geht, Ihre Mitarbeiter langfristig an Ihre Praxis zu binden. Kommunikation ist hierbei ein entscheidender Faktor, doch gute Kommunikation braucht Raum, den Sie von vornehrein einplanen müssen.

In Bezug auf die Mitarbeiterbindung gehören noch zwei weitere Punkte in deine Jahresplanung:

Team-Events: Sicherlich gibt es bei Ihnen jedes Jahr ein Weihnachtsessen und auch im Sommer findet ein gemeinsamer Ausflug oder ein Sommerevent statt. Aber wie sieht es dazwischen aus? Haben Sie sich schon einmal Gedanken gemacht, was man da als Team gemeinsam machen könnte?

Es ist es auf jeden Fall wert, gemeinsame Zeit einzuplanen, denn die Mitarbeiterbindung wird immer bedeutsamer und ist für Sie als Praxisinhaber essenziell. Sicherlich haben Sie schon bemerkt, dass es konstant schwieriger und teurer wird, neue Mitarbeiter für Ihre Praxis zu gewinnen. Doch nur mit zufriedenen, loyalen Mitarbeitern sind Sie in der Lage, Ihren Praxisbetrieb vernünftig aufrechtzuerhalten. Aus diesem Grund ist es vorausschauend und schlau, nächstes Jahr mehr Zeit und Energie in das Thema Mitarbeiterbindung zu investieren.

Anonyme Mitarbeiterbefragung: Zuletzt darf eine anonyme Mitarbeiterbefragung in Ihrer Jahresplanung nicht fehlen. Jeder von uns weiß, dass diese Teil des QMs ist und regelmäßig durchgeführt werden soll. Doch der Begriff „regelmäßig“ kann sehr unterschiedlich ausgelegt werden – darüber haben wir im Blogbeitrag zum Qualitätsmanagement gesprochen. Wenn Sie den Beitrag schon kennen, wissen Sie, dass regelmäßig wirklich jährlich bedeuten sollte.

Ich frage jetzt lieber nicht, wann Ihre letzte anonyme Mitarbeiterbefragung durchgeführt wurde, aber bin mir sicher, dass Sie sie für das kommende Jahr einplanen.

Die Befragung ist ein ganz wichtiges Instrument, um die Punkte herauszufinden, die Ihre Mitarbeiter Ihnen im persönlichen Gespräch nicht verraten. So erfahren Sie, wo es hakt und können vermeiden, dass Ihre Mitarbeiter Ihre Praxis überraschend verlassen.

5 | Schon einen Schritt weiterdenken

Doch selbst wenn Sie alles tun, um Ihre Mitarbeiter an Ihre Praxis zu binden, wird der eine oder andere Ihre Praxis dennoch verlassen. Das lässt sich einfach nicht vermeiden: Sei es aufgrund von Schwangerschaft, einem Pflegefall in der Familie oder dem neuen Freund am anderen Ende der Republik. All das kann zu jeder Zeit passieren und Sie können es nicht beeinflussen.

Beispiel: Bewerbungen generieren

Deswegen gehört in Ihre Jahresplanung auch das Thema „Bewerbungen generieren“, sodass Sie offene Stellen schnell und einfach nachbesetzen können.

Ein wichtiger Punkt dabei ist eine eigene Karriereseite auf Ihrer Website. Wenn Sie nun nicht genau wissen, wovon ich spreche, empfehle ich Ihnen einmal den Blogbeitrag über Bewerbungen zu lesen: In diesem Beitrag geht es darum, wie Sie Bewerbungen von Personen erhalten, die wirklich zu Ihrer Praxis passen und welche Kanäle Sie dafür am besten nutzen.

Damit es mit der Personalgewinnung wirklich funktioniert, ist es auch hierbei wichtig, sich entsprechende Ziele zu setzen und die Umsetzung in Ihre Jahresplanung zu integrieren.

Nehmen wir einmal an, es ist Ihr Plan, im kommenden Jahr eine Auszubildende einzustellen. Hier wäre meine erste Frage: Welchen Schulabschluss sollte diese Auszubildende mindestens haben? Tatsächlich ist es so, dass sich Jahr für Jahr mehr Abiturienten für den Beruf der MFA und ZFA entscheiden. Wenn Sie also gerne eine Auszubildende mit diesem Schulabschluss hätten, müssen Sie sich überlegen, wie Sie sie auf Ihre Praxis aufmerksam machen:

Eine Möglichkeit ist es, mit den Gymnasien in Ihrer Umgebung Kontakt aufzunehmen und sich zu informieren, ob und wann es dort die Möglichkeit gibt, Ihre Praxis und die Ausbildung zur MFA oder ZFA zu präsentieren. Viele Gymnasien bieten ihren Schülerinnen und Schülern etwa ein Jahr vor dem Abitur solche Informationsveranstaltungen an und es ist ideal, wenn Sie sich dort vorstellen können – am besten gemeinsam mit Ihrer aktuellen Auszubildenen, die von ihrer Arbeit berichtet und Fragen beantwortet.
Eine weitere Möglichkeit sind Ausbildungsmessen in Ihrer Gegend. Auch hier sollten Sie sich frühzeitig informieren, wann und wo Sie Ihre Praxis präsentieren können und Sie sich einen entsprechenden Stand buchen.

Das sind nur zwei Beispiele für Aktivitäten, die Sie bei Ihrer Jahresplanung berücksichtigen sollten. Spontan und kurzfristig ist es immer schwierig – oftmals sogar unmöglich – solche Praxispräsentation noch zu realisieren. Überlegen Sie sich also jetzt, wo Sie Ihre Praxis 2023 präsentieren möchten.

Beispiel: Außenkommunikation

Zuletzt darf ein wichtiger Punkt beim Thema Mitarbeitergewinnung nicht fehlen: Ihre Außenkommunikation, also Ihr Auftritt als Arztpraxis. Denn es bringt Ihnen leider nichts, wenn Sie sich in Schulen und auf Messen zeigen, aber Ihre Außendarstellung für potenzielle Bewerber nicht ansprechend ist.

Fragen Sie sich daher: Was werden Sie 2023 tun, um Ihre Außenkommunikation zu optimieren? Konkret bedeutet das:

Wie machen Sie Ihre Website für Bewerber attraktiv?
Wie nutzen Sie Ihren Account bei Google My Business und Ihre Social-Media-Kanäle?
Wie stellen Sie sicher, dass Sie positive Rezensionen auf den relevanten Kanälen wie Google und Jameda erhalten?

Beispiel: Patientenakquise

Nun haben wir viel über das Thema Mitarbeiter gesprochen. Für die zweite Säule Ihrer Planung, Patienten, sind jedoch die gleichen Fragen wichtig. Insbesondere die eben angesprochene Außenkommunikation spielt nicht nur bei der Mitarbeiter- sondern auch bei der Patientegwinnung eine entscheidene Rolle.

Überlegen Sie sich im Rahmen Ihrer Jahresplanung also einmal, welche Patienten Sie sich in Ihrer Praxis wünschen und was Sie tun können, um diese Patienten für Ihre Praxis zu gewinnen. Zu diesem Themenbereich, empfehle ich Ihnen einmal die Blogbeiträge 9 und 10 zu lesen, in denen wir Schritt für Schritt darüber sprechen, wie Sie Wunschpatienten definieren und generieren.

6 | Zeit und Geld

Damit haben wir die ideale Brücke zur letzten Säule: Zeit und Geld. Denn wenn Sie im kommenden Jahr Dinge in Ihrer Praxis verbessern wollen, dann ist das auch mit entsprechenden Investitionen verbunden. Hinzu kommen weitere Investitionen, die Sie vielleicht bereits auf Ihrer Zielliste für das kommende Jahr notiert haben. All diese müssen geplant sein.

Und noch eine weiterer entscheidender Punkt zum Thema Geld: Wir leben gerade in einer Zeit, wo man zugucken kann, wie das Geld weniger wert wird. Bei 10% Inflation bedeutet das eben auch, wenn Sie nächstes Jahr vom Wert her das gleiche verdienen wollen, wie in diesem Jahr, müssen Sie 10% mehr Gewinn machen.

Zusätzlich führt die Inflation zu steigenden Praxiskosten: Ihre Mitarbeiter werden in den kommenden 12 Monaten von Ihnen einen Inflationsausgleich in Form einer Lohnerhöhung erwarten, die Energie und Heizungskosten werden sich verdoppeln, Ihre Praxismiete wird durch die Indexierung um 10% steigen und Ihr Einkaufspreis für Praxis und Laborbedarf werden ebenfalls einen rasanten Preisanstieg erleben.

All das führt uns zur letzten entscheidenden Frage Ihrer Jahresplanung: Wie viel zusätzlichen Umsatz müssen Sie generieren, um die finanziellen Mittel für die geplanten Investitionen, den Wertverlust beim Praxisgewinn und die steigenden Kosten zur Verfügung zu haben?

Das ist jetzt der Moment in Ihrer Planung, an dem Sie tiefer in Ihre Zahlen einsteigen sollten:

Wie effizient ist Ihr Einbestellwesen?
Wie entwickelt sich der Zufluss an Privatpatienten?
Wie entwickelt sich die Nachfrage nach Selbstzahler-Leistungen?
Wie hoch ist Ihr Stundenumsatz und wie hoch der, Ihrer angestellten Ärzte?
Und die wichtigste Frage: Wo könnten Sie jeweils ansetzen, um das Ergebnis effizient zu optimieren?

Einnahmen optimieren

Der erste Impuls, um Erträge zu optimieren ist bei den meisten in den Kosten herumzustochern und diese reduzieren zu wollen. Davon rate ich ab. Sicherlich werden Sie den einen oder anderen Punkt finden, an dem Sie einsparen können, doch Sie werden Ihr Ergebnis durch Kostenreduzierung nicht nennenswert optimieren.

Meist sind das nämlich so gigantische Dinge, wie z.B. Zeitschriften-Abonnements, bei denen Einsparungen möglich sind. Vielleicht schaffen Sie es ja so am Ende des Tages 2- oder 3.000 Euro im Jahr zu sparen. Das hilft aber leider nicht wirklich weiter, denn die Erträge, die es zusätzlich zu generieren gilt, bewegen sich in völlig anderen Dimensionen.

Auf der Einnahmeseite hingegen finden wir genau die Möglichkeiten, die notwendigen Summen zu realisieren. Ich nenne Ihnen nur mal zwei konkrete Zahlen als Beispiel – und als Motivation, sich wirklich Gedanken zu machen:

In der Regel kann eine Facharztpraxis, je nach Fachrichtung, mindestens 50 bis 100.000 Euro an Selbstzahler-Leistungen pro Jahr pro Behandler erreichen.

In einer Zahnarztpraxis sprechen wir allein im Bereich der PZR von einem Richtwert um 120.000 Euro pro Jahr pro Behandler. Es gibt zig weitere derartige Stellschrauben.

Unterm Strich ist meine Erfahrung der letzten 17 Jahre in denen ich mehr als 350 Praxen im Detail kennenlernen durfte, dass eine Ergebnisoptimierung von rund 20% immer möglich ist.

Das wäre doch schon einmal eine nennenswerte Steigerung, oder? Und was ich Ihnen an dieser Stelle noch sagen kann: Wenn Sie einmal damit angefangen haben, Ihre Praxis zu optimieren, dann macht Sie das fast ein bisschen süchtig. Sie werden von Jahr zu Jahr neue Ideen haben und sich so immer weiter verbessern. Das ist dann aber ein ganz anderes Thema.

7 | Fazit: Denkanstöße zur Jahresplanung

Für heute wollten wir uns Gedanken über die Planung für das kommende Jahr machen und ich hoffe, dass Ihnen dieser Beitrag ein paar Anregungen gegeben hat. Wenn Sie es nicht schon während des Lesens getan haben, dann nehmen Sie sich in den nächsten Wochen wirklich einmal intensiv Zeit, um sich anhand der Fragen mit Ihren Zielen zu beschäftigen. Und überlegen sich dann, welche Aktivitäten Sie 2023 einplanen müssen, um diese auch zu erreichen.