[36] Kennzahlen in der Arztpraxis: So kann wirklich jeder Praxisinhaber sein Ergebnis optimieren

Kennzahlen in der Arztpraxis: So kann wirklich jeder Praxisinhaber sein Ergebnis optimieren

Kennzahlenmanagement in der Arztpraxis – in diesem erstmal trocken klingenden Thema steckt eine gewaltige Kraft für dein „Unternehmen Arztpraxis“! Wer das einmal erkannt hat, wird es zukünftig genießen, mit nur einer Stunde Zeiteinsatz zum Monatswechsel, seine komplette Praxis steuern und wirtschaftlich optimieren zu können.

Der Schlüssel zum Erfolg

Vor rund einem halben Jahr haben wir im Blogbeitrag „3 unbequeme Wahrheiten, wieso Sie als Praxisinhaber nur 50% von dem verdienen, was möglich ist“ schon mal über das Thema Kennzahlenmanagement gesprochen. Seitdem haben mich viele Praxisinhaber darauf angesprochen, denn sie haben eine wichtige Sache erkannt: Was man nicht messen kann, kann man nicht lenken.

Diese Erkenntnis von Peter F. Drucker, einem der Gurus der modernen Management-Lehre, macht sich offensichtlich inzwischen auch in den Arztpraxen breit, was mich natürlich sehr freut! Doch es ist noch lange nicht in allen Arztpraxen der Fall. Das hat verschiedene Gründe. Zum einen tun sich viele Mediziner schwer, sich durch das ganze Zahlenmaterial zu wühlen.

Neben den Anfangsschwierigkeiten, also der Frage: „Wo kriege ich denn bloß die ganzen Zahlen her?“, gibt es dann auch die Verzweiflungsrufe „Das gibt meine Praxissoftware gar nicht her!“. Auch hier kann ich dich beruhigen: Ich bin in 17 Jahren noch nicht auf eine einzige Praxis-Software gestoßen, aus der wir nicht alle Zahlen herausbekommen konnten, die man für ein vernünftiges Kennzahlenmanagement braucht. Mein Tipp an dieser Stelle: Quäl dich nicht weiter mit der Suche herum, sondern wende dich direkt an die Hotline deiner Praxis-Software. Die können dir ganz genau sagen, wo du alles findest.

Die Rolle deines Steuerberaters

Zudem gibt es dann noch das Statement: „Kennzahlenmanagement brauche ich nicht, da kümmert sich ja schon mein Steuerberater drum“. Das stimmt – aber nur in einem sehr kleinen Bereich. Der Steuerberater kümmert sich nämlich um exakt zwei Kennzahlen, die er dir auf jeder BWA ausweist:

Das ist einmal die Umsatzrendite; die steht ganz unten auf der ersten Seite.
Und die zweite Zahl ist die Personalkostenquote. Die steht in der Mitte der ersten Seite bei den Personalkosten.

Alle anderen Kennzahlen, über die wir hier reden und über die wir auch im vergangenen Blogbeitrag gesprochen haben, sind für deinen Steuerberater schlicht unmöglich herauszufinden. Dazu müsste er Zugang zu deiner Praxis-Software haben und sich diese Zahlen dort monatlich herausholen. Ich bin mir sicher, dass das auch in deiner Arztpraxis nicht der Fall ist – und ganz ehrlich: Es ist auch nicht der Job deines Steuerberaters.

Die Aufgabe deines Steuerberaters besteht im Wesentlichen darin, die von dir zur Verfügung gestellten Unterlagen entsprechend den gesetzlichen Vorschriften in einer Finanzbuchhaltung zusammenzuführen. Diese bildet die Grundlage für die Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die dem Finanzamt übermittelt wird und aufgrund der dann dein Steuerbescheid ergeht.

Optimiere deine Einnahmeseite

Dein Steuerberater beschäftigt sich vorrangig mit der Kostenseite deiner Arztpraxis und den Auswirkungen auf deine Steuerlast. Das macht ihn zum idealen Ansprechpartner, wenn du wissen willst, wie eine Anschaffung sich eventuell steuerlich auswirkt und ob sie unter steuerlichen Aspekten Sinn macht.

Das ist gut nachvollziehbar, wenn du dir einmal überlegst, welche Unterlagen du deinem Steuerberater zur Verfügung stellst. Der Großteil sind Belege für deine Ausgaben. Es geht also um Kosten. Auf der Einnahmenseite verfügt der Steuerberater im Normalfall nur über zwei Positionen: Die Kassenabrechnung und die Einnahmen aus Privatabrechnung. Somit ist es klar, dass er sich in erster Linie mit dem beschäftigt, was ihm wirklich detailliert zur Verfügung steht.

Was bedeutet das im Umkehrschluss? Es bedeutet, dass die Einnahmenseite und vor allem die Optimierung dieser Seite deine Aufgabe als Praxisinhaber ist. Damit du aber überhaupt weißt, wo du bei der Optimierung ansetzen kannst, musst du die ganzen Stellhebel kennen, die eine Auswirkung auf deine Einnahmen haben. Und genau diese Stellhebel findest du in den Kennzahlen deines „Unternehmens Arztpraxis“.

Kennzahlen im Fokus

Im ersten Blogbeitrag zum Thema Kennzahlenmanagement haben wir uns über sechs Kennzahlen unterhalten:

Über den Umsatz pro Behandler,
den Privatpatienten-Umsatz,
den Neupatienten-Zufluss,
die Patientenzufriedenheit,
die Mitarbeiterzufriedenheit
sowie über die Fallstunden.

Wenn du nicht bei allen sechs Zahlen schon ganz genau weißt, wie du sie erhebst und wie du vorgehen musst, um den Umsatz deiner Arztpraxis zu optimieren – dann lies dir auf jeden Fall den Blogbeitrag hier einmal durch.

Heute möchte ich nämlich drei andere Themengebiete mit dir durchgehen:

Erstens, den Auslastungsgrad deiner Praxis und die Wirtschaftlichkeit dieser Auslastung,
dann für die Humanmediziner das Thema Selbstzahler-Umsätze und Selbstzahler-Quoten,
und drittens für die Zahnmediziner die Erstellung und Realisierung von Heil- und Kostenplänen.

Insgesamt sprechen wir in den drei Bereichen über neun verschiedene Kennzahlen und wir beginnen direkt mit dem Bereich, der für alle Mediziner wichtig ist: der Auslastungsgrad der Praxis und die Wirtschaftlichkeit dieser Auslastung.

1 | Der Auslastungsgrad deiner Praxis und die Wirtschaftlichkeit dieser Auslastung

Termin-Ausfallquote

Ich gehe davon aus, dass deine Praxis nicht neu ist. Somit ist die Auslastung an sich bestimmt kein Thema für dich – es stellt sich eher die Frage, wie du die Termine für Neupatienten, die sich bei dir melden, alle im Kalender unterkriegen sollst. Doch wie steht es um die Qualität dieser Termine? Das ist nämlich ein ganz entscheidender Punkt, der in vielen Arztpraxen Probleme birgt. Hierbei gilt es, verschiedene Aspekte zu beachten.

Die erste Kennzahl ist die Termin-Ausfallquote: In der Zusammenarbeit mit Praxen aller Fachrichtungen stellen wir leider vermehrt fest, dass das an sich wunderschöne und praktische Tool der Online-Terminvereinbarung, auch negative Aspekte mit sich bringt. Immer mehr Praxisinhaber berichten, dass die Ausfallquote bei online vereinbarten Terminen extrem hoch ist. Das liegt vermutlich daran, dass die Buchungstools alle sehr unverbindlich sind und trotz drei Erinnerungsmails werden die Termine oft einfach nicht wahrgenommen.

Leider ist das aber nicht nur bei den online vereinbarten Terminen und nicht nur bei Neupatienten der Fall: Auch bei den bestehenden Patienten gibt es in einigen Praxen eine nennenswerte Anzahl, die es mit den vereinbarten Terminen nicht so genau nimmt. Darum solltest du dir wirklich Monat für Monat die Termin-Ausfallquote in deiner Praxis anschauen. Als Richtwert kann ich sagen, dass eine Quote über 5 % wirtschaftlich eigentlich schon nicht mehr zu verantworten ist.

Eine 5 %- Ausfallquote bedeutet bei einem durchschnittlichen Stundenumsatz, dass dir im Jahr rund 25.000 € Umsatz fehlen. Tatsächlich liegen die Quoten in den meisten Praxen aber eher bei 10 oder 12 %. Da reden wir dann schon über eine nennenswerte Summe, die Dir jedes Jahr fehlt.

Anzahl der Termine pro Patient

Die zweite Kennzahl im Bereich der Auslastung ist die Anzahl der Termine pro gesetzlich versichertem Patienten im Quartal. Es ist teilweise wirklich erschreckend, was ich in den Bestellbüchern der Arztpraxen sehe: Patienten werden einfach, ohne jede medizinische Notwendigkeit, alle paar Wochen einbestellt. Das ist in der Regel der Gedankenlosigkeit und Unkenntnis der dafür Verantwortlichen geschuldet und darum muss die Frage „Wie oft bestellen wir einen Patienten im Quartal ein?“ unbedingt regelmäßiger Bestandteil deiner Teambesprechungen sein.

Die Anzahl der Termine pro Patient pro Quartal kriegst du ganz einfach raus, indem du die Gesamtzahl der Termine in Relation zur Anzahl der Scheine stellst. Wenn du dieses Thema regelmäßig in den Team-Meetings ansprichst, wirst du schnell Veränderungen in deiner Praxis feststellen.

Umsatz pro Patient

Der dritte und letzte Punkt zum Thema Auslastung deiner Praxis und wirtschaftliche Effizienz dieser Auslastung ist der Umsatz pro Patient, und zwar der gesetzlich und der privatversicherten Patienten.

Für die gesetzlich versicherten Patienten liefert dir deine KV jedes Quartal freundlicherweise kostenfrei den Fallwert. Diesen stellst du in Relation zum Fachgruppenschnitt deiner KV. Liegt dein Wert deutlich unterhalb dieses Schnitts, besteht dringender Handlungsbedarf. Das gleiche gilt sinngemäß für die Privat-Abrechnung. Hier kannst du dir von deiner privatärztlichen Abrechnungsstelle den Durchschnittswert für deine Fachgruppe geben lassen und diesen mit deinem Umsatz pro Privatpatienten vergleichen.

Grundsätzlich möchte ich dir für deine Abrechnung eine Sache raten:

Lass alle paar Jahre mal einen Abrechnungsexperten sowohl über die KV-Abrechnung, als auch über die Privat-Abrechnungen gucken. Das kostet zwar erst einmal Geld – je nach Praxisgröße zwischen 3.000 und 7.000 € – aber im Normalfall hat sich das schon ein/zwei Quartale später amortisiert. Denn wenn jemand Abrechnungsfehler macht, dann sind das in der Regel Fehler, die sich wiederholen. Und wenn du diese einmal ausmerzt, wirkt sich das direkt auf deinen Umsatz aus.

2 | Selbstzahler-Umsatz

Kommen wir zum zweiten Bereich: Der Selbstzahler-Umsatz. Hier möchte ich dich auf vier wichtige Kennzahlen hinweisen. Die erste ist eine ganz schnelle Rechnung, nämlich der Selbstzahler Umsatz pro Termin. Die Zahl, die hierbei herauskommt, ist im Normalfall erschreckend niedrig!

Stell deinen Selbstzahler-Umsatz pro Termin bitte einmal in Relation zu der von mir schon mehrfach zitierten Umfrage des EMNID-Instituts zur Haltung der Bevölkerung zu Selbstzahlerleistungen. Diese Umfrage belegt ganz klar, dass der durchschnittliche Patient über individuelle Gesundheitsleistungen informiert werden möchte. Und wenn er nachvollziehen kann, dass diese für ihn sinnvoll sind, sind 70 % bereit bis zu 100 € dafür auszugeben. Das ist die Benchmark, nach der du dich richten solltest.

Um diesen Wert zu erreichen, musst du den Ist-Stand der Selbstzahlerleistungen in deiner Praxis erst einmal in voller Breite kennen. Hierzu sind drei weitere Kennzahlen wichtig:

Erstens: Wie viele Patienten pro Monat nehmen überhaupt Selbstzahler-Leistungen in Anspruch? Sprich, wie viel Prozent der Patienten, die deine Praxis im Monat besuchen, haben eine oder mehrere Selbstzahler-Leistungen in Anspruch genommen?
Dann zweitens: Wie hoch ist der Selbstzahler-Umsatz pro Patient, der mindestens eine Leistung in Anspruch genommen hat?
Und die letzte Kennzahl: Wie viele verschiedene Selbstzahlerleistungen hat der Patient insgesamt in Anspruch genommen?

Wie kannst du diese Kennzahlen nun nutzen, um den Umsatz zu optimieren? Hierfür musst du eine wichtige Sache wissen: Patienten, die grundsätzlich an Selbstzahler-Leistungen interessiert sind, sind in der Regel bereit, mehr als eine davon in Anspruch zu nehmen. Das heißt, wenn du deinen Selbstzahler-Umsatz steigern willst, dann schau dir als allererstes einmal an, welche Patienten schon einmal eine Selbstzahlerleistung in Anspruch genommen haben. Bei ihnen lohnt es sich, mehr Zeit zu investieren und ihnen andere Selbstzahlerleistungen detailliert zu erklären, sodass sie den Sinn in ihnen erkennen. Denn wenn diese Patienten einmal den Sinn einer Leistung erkannt haben, dann kaufen sie diese auch.

Das zweite, was du wissen musst, ist, dass der Selbstzahler-Umsatz pro Patient, der mindestens eine Leistung in Anspruch nimmt, meist erstaunlich hoch ist. In vielen Praxen liegt dieser um die 100 €. Das zeigt, dass es absolut Sinn macht, Zeit zu investieren, um Patienten Selbstzahlerleistungen in aller Ruhe zu erklären.

Noch mehr Sinn macht es, Konzepte in deiner Praxis zu entwickeln, die dir diese Zeit sparen und automatisiert dafür sorgen, dass jeder Patient in der für ihn richtigen Geschwindigkeit und Intensität die Informationen bekommt, die er braucht, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können, welche Leistung für ihn sinnvoll sind. Wenn du wissen möchtest, welche Konzepte ich meine, dann lies dir einmal den Blogbeitrag zum Thema „Optimierung der medizinischen Versorgung durch IGeL-Leistungen“.

Wie viel Prozent deiner Patienten Selbstzahler-Leistungen in Anspruch nehmen, zeigt dir Monat für Monat wie du auf dem Weg vorankommst. Diese Kennzahl sollte sich natürlich konstant nach oben bewegen.

3 | Heil- und Kostenpläne

Erstellung von HKPs

Damit sind wir auch schon beim letzten der drei Bereiche, der nun vorrangig für die Dentalmediziner interessant ist: Es geht um das Thema Heil- und Kostenpläne.

Meine beiden Lieblingsfragen an Zahnärzten sind ja:

Wie viel Prozent ihrer Patienten nehmen eine PZR in Anspruch?
Und wie viel Prozent ihrer Heil- und Kostenpläne realisieren Sie wirklich?

Die Antworten sind in beiden Fällen normalerweise gigantisch hohe Prozentsätze, die bei näherer Betrachtung jedoch nichts mit der Realität zu tun haben. Damit dir das nicht auch passiert, widmen wir uns nun dem Thema HKPs.

Hier sind zwei Kennzahlen relevant. Zuerst einmal: Bei wieviel Prozent der von dir behandelten Patienten, unterschieden nach gesetzlich und privat, wurde in diesem Monat ein Heil- und Kostenplan erstellt? Wenn du angestellte Ärzte hast, dann stell dir diese Frage bitte für jeden Arzt.

In den meisten Zahnarztpraxen stellen wir zwei Dinge fest, wenn wir uns diese Zahl anschauen:

Erstens werden bei den angestellten Zahnärzten deutlich weniger HKPs erstellt als bei den Praxisinhabern. Liegt das etwa daran, dass die gesunden Patienten vorrangig bei den angestellten Ärzten landen und die, bei denen Handlungsbedarf besteht, bei den Praxisinhabern? Wohl kaum. Ich denke, das hat eine andere Ursache.
Und zweitens stellen wir meistens fest, dass weit mehr HKPs für privatversicherte Patienten erstellt werden als für gesetzlich Versicherte. Das finde ich interessant, denn es würde in der Konsequenz ja bedeuten, dass privatversicherte Patienten deutlich schlechtere Zähne haben als gesetzlich versicherte Patienten. Auch das ist sicherlich nicht der Fall.

Falls du dir gerade sicher bist, dass das bei dir alles gar nicht sein kann, dann check doch bitte mal diese Kennzahlen für die letzten sechs Monate in deinem System. Ich bin mir aber recht sicher, dass die Zahlen auch bei dir genau so aussehen, wie eben beschrieben. Aber wie kommt das zustande?

Kurz gefasst kommt das daher, dass die meisten Zahnärzte keine große Lust haben, mit den Patienten lange über Geld zu diskutieren, wenn es nicht unbedingt sein muss. Sicherlich sind wir uns aber beide einig, dass es sowohl aus medizinischen als auch aus wirtschaftlichen Gründen wichtig ist, jedem Patienten ein Optimum an zahnmedizinischer Versorgung anzubieten, und das führt in vielen Fällen einfach zu einem HKP.

Realisierung von HKPs

Nehmen wir einmal an, dass diese HKPs erstellt werden. Damit kommen wir zum letzten Punkt dieser Folge: Wieviel Prozent der erstellten HKPs werden wirklich realisiert?

Hier werden mir auf Nachfrage extrem hohe Zahlen genannt; in der Regel liegen sie um die 90 %. Aber auch hier muss ich sagen: Die Realität sieht anders aus. Und wenn du daran deine Zweifel hast, dann schau dir diese Zahl bitte für die letzten sechs Monate einmal an. Zähl einfach jeden Monat zusammen, wie viele HKPs erstellt wurden und wie viele umgesetzt wurden. So erhältst du nach sechs Monaten eine halbwegs realistische Zahl.

Sollte diese Zahl dann doch unter den 90 % liegen – wovon ich offen gestanden ausgehe, da es bei den meisten Praxen der Fall ist – dann lies auf jeden Fall meinen nächsten Blogbeitrag. Darin geht es darum, wie du als Zahnarzt ganz einfach nennenswerte Umsatzsteigerungen mit HKPs sowie mit konsequentem Einsatz von MehrKostenVereinbarungen erreichst.

Fazit: Relevante Kennzahlen für deine Arztpraxis

Lass uns zum Abschluss noch einmal die neun Kennzahlen zusammenfassen. Am besten suchst du sie nun direkt in deiner Praxis-Software heraus.

Die Kennzahlen im ersten Bereich – der Auslastungsgrad deiner Praxis und die Wirtschaftlichkeit dieser Auslastung – waren:

Die Termin-Ausfallquote,
die Termine pro Patient und pro Quartal
sowie der Umsatz pro Patient, und zwar sowohl der gesetzlich, als auch der privatversicherten Patienten.

Der zweite Bereich ist für die Humanmediziner relevant. Hier haben wir über den Selbstzahler-Umsatz pro Termin gesprochen und dann drei wichtige Fragen gestellt:

Wie viele Patienten pro Monat nehmen überhaupt Selbstzahler-Leistungen in Anspruch?
Wie hoch ist der Selbstzahler-Umsatz pro Patient, der mindestens eine Leistung in Anspruch genommen hat?
Und wie viele verschiedene Selbstzahlerleistungen hat der Patient insgesamt in Anspruch genommen?

Und zuletzt der dritte Bereich, der für die Zahnmediziner wichtig ist.

Hier ging es einmal darum, wie viele HKPs sowohl bei den gesetzlich versicherten als auch bei den privatversicherten Patienten insgesamt erstellt werden.
Und im zweiten Schritt stellt sich die Frage, wie viele dieser erstellten HKPs auch wirklich realisierten werden.

Wenn du diese Kennzahlen deines Unternehmens Arztpraxis kontinuierlich erfasst und jeden Monat vergleichst, kennst du die Stellhebel, mit denen du deine Einnahmen immens beeinflussen kannst. Du hast alle Informationen in der Hand, um deine Praxis entsprechend zu steuern und zu optimieren.

Und dann wird der Effekt einsetzen, den ich zu Beginn des Blogbeitrags erwähnt habe: Das Kennzahlenmanagement wird für dich kein trockenes Thema mehr sein, sondern es wird dir Spaß machen, die Zahlen monatlich zu analysieren und herauszufinden, an welchen Stellen du noch mehr aus deinem Unternehmen Arztpraxis herausholen kannst.